LINE公式アカウントの運用設計:誰が返信し、何を自動にするか

公開 書いた人 大林 諒

LINE公式アカウントは、開設してリッチメニューを作るところまでは1日で終わります。止まるのはその後で、「問い合わせに誰が返すのか」「夜に来たメッセージはどうするのか」「何をどれくらいの頻度で送るのか」が決まっていないと、配信が月1回で止まったり、返信漏れでクレームになったりします。この記事では、スタッフ6名ほどの予約制の小さな料理教室「サンプル料理教室」を例に、運用を始める前に決めることと、その決めたことを管理画面の設定に落とすところまでを通しで書きます。読み終わると、自分の公式アカウントの運用設計を1枚の表にでき、応答設定・権限・通知・配信の予定をその表どおりに設定できます。LINE公式アカウントの開設と、管理画面(LINE Official Account Manager)へのログインが済んでいる前提です。

この記事の内容
  1. 先に決めること
  2. サンプル料理教室の設計表
  3. 自動にする範囲の決め方
  4. 設計を管理画面に落とす手順
  5. 配信カレンダーの作り方
  6. 応用
  7. できないことと、その代わり
  8. よく詰まるところ
  9. 次にやること

先に決めること

運用設計で決めるのは7つです。ここを飛ばして機能から触り始めると、あとで「あいさつメッセージの文面と応答メッセージの文面が食い違っている」「誰も見ていない時間帯に自動応答が切れていた」といったやり直しが起きます。まずは次の表を、自分の教室や店の答えで埋めます。

決めることサンプル料理教室の答え決めずに始めると起きること
目的体験レッスンの予約を増やし、体験から入会につなげる配信の中身が毎回ぶれて、何を見て良し悪しを判断するか決まらない
届けたい相手体験前の見込みの人/体験に来た人/入会した生徒全員に同じ内容を送り、生徒に入会の案内が届いてしまう
送る頻度一斉配信は月2回まで。ほかはステップ配信と個別の連絡思いついたときに送り、多い月にブロックが増える
返信する人と時間帯平日10時〜19時は受付担当2名、土日は講師1名。時間外は自動応答「誰かが返すだろう」で半日放置される
自動にすることあいさつ、よくある質問、予約の受付、前日・当日のリマインド、入会案内同じ質問に毎回手で答えて、受付の手が止まる
人が見ること個別の相談、日程変更、クレーム、入会の手続き自動応答が的外れな返事をして、怒らせる
数える指標友だち数、ブロック数、配信の開封とクリック、体験予約数、入会数続けるかやめるかを感覚で決めることになる

7つのうち、後で変えにくいのは「返信する人と時間帯」と「数える指標」です。返信の体制は応答設定・通知・権限の3か所の設定にまたがるので、途中で変えると3か所とも直すことになります。指標は始めた月から同じ定義で数えておかないと、前の月と比べられません。

プランは「月に何通送るか」から逆算する

もう1つ、送る頻度を決めると必要なプランが決まります。2026年10月時点の料金プランは次の3つです。

プラン月額固定費(税別)無料メッセージ通数追加メッセージ
コミュニケーションプラン0円200通送れない
ライトプラン5,000円5,000通送れない
スタンダードプラン15,000円30,000通従量課金(上限は1通3円・税別。単価は配信数で変わる)

通数は「送った回数 × 送った友だちの数」で数えます。メッセージ配信(絞り込み配信・ステップ配信を含む)と Messaging API のプッシュ系の送信は数に入り、チャットの送受信・応答メッセージ・あいさつメッセージ・Messaging API の応答(Reply API)は数に入りません。サンプル料理教室で友だちが300人いて月2回の一斉配信をすると、それだけで600通になり、コミュニケーションプランの200通を超えます。ここにステップ配信の通数が乗るので、この教室はライトプランから始めます。料金の細かい数え方は「LINE公式アカウントの料金:無料と有料プランの違い、メッセージ通数の数え方」に分けて書いています。

サンプル料理教室の設計表

決めたことを、友だち追加から入会・再来までの流れに並べると1枚の表になります。運用を始めたら、この表をスタッフ全員が見られる場所に置きます。新しく入ったスタッフに渡すのもこの表です。

段階友だちに起きること使う機能自動か人か担当
友だち追加店頭のQRコードやWebサイトから追加する友だち追加ガイド(QRコード・URL)自動受付が掲示を管理
最初のあいさつ教室の紹介と体験レッスンの案内が届くあいさつメッセージ自動文面は代表が年2回見直す
調べるリッチメニューから日程・よくある質問を見るリッチメニュー、応答メッセージ自動受付が月初に日程を更新
体験を予約する予約フォームから日時を選ぶ外部の予約システム、または LINEで予約自動受付が予約一覧を確認
前日・当日リマインドが届く予約システムの通知、または Messaging API自動失敗したときだけ受付
体験に来る来店を記録するショップカード人(講師がQRを見せる)講師
入会の案内体験の翌日から数日おきに案内が届くステップ配信自動文面は代表
入会した・しなかった入会した人には生徒向け、しなかった人には次の体験日程が届くオーディエンス、ステップ配信の分岐自動(入会の記録だけ人)受付が入会者を記録
相談・日程変更チャットで質問するチャット(手動)人平日は受付、土日は講師
月2回のお知らせ季節のメニューや空き枠の案内が届くメッセージ配信人が作り、予約配信で送る代表が月末に翌月分を作る
再来来店ポイントが貯まり、クーポンが届くショップカード、クーポン自動講師がQRを見せる
問い合わせの記録内容がスプレッドシートに残るMessaging API と Googleスプレッドシート(またはkintone)自動受付が週1回見る

「自動か人か」の列は、人の欄が少ないほど楽になるわけではありません。サンプル料理教室では、入会の手続きと個別の相談は意図して人の欄に残しています。料理教室は講師との相性で続くかどうかが決まるので、そこを自動にすると入会率が落ちます。

自動にする範囲の決め方

自動にするもの、人が見るもの

線を引く基準は「答えが1つに決まるか」と「間違えたときの傷の深さ」の2つです。答えが1つに決まり、間違えても実害が小さいものは自動にします。答えが相手によって変わるもの、間違えると信頼を失うものは人が見ます。

種類自動か人か理由使う機能
あいさつ自動全員に同じ内容でよいあいさつメッセージ
料金・場所・持ち物などよくある質問自動答えが1つに決まる応答メッセージ(キーワード応答)、リッチメニュー
体験レッスンの予約自動空き枠と日時は予約システムが正しく持っている予約システム、LINEで予約
前日・当日のリマインド自動人が送ると必ず漏れる予約システムの通知、Messaging API
入会の案内自動体験後の日数で送る内容が決まるステップ配信
日程変更・キャンセル人振替の候補は相手の事情で変わるチャット
アレルギー・体調の相談人間違えると事故になるチャット
クレーム人定型文で返すと火に油を注ぐチャット
入会の手続き人料金・コースの説明に質問がつきものなのでチャット、来店時の対面

応答メッセージのキーワード応答は、受け取った文がキーワードと完全に一致したときだけ返ります。「料金を教えてください」と送られても、キーワードが「料金」なら返りません。なので、よくある質問は友だちに文を打たせず、リッチメニューのボタンで決まった文(例: 料金について)を送らせ、その文をキーワードにします。打ってきた文に答えるのは人の仕事、と割り切ったほうが運用は安定します。

チャットと応答メッセージの組み方

自動と人の切り替えは、管理画面の「設定」>「応答設定」で決めます。LINE公式アカウントアプリでは「設定」>「応答」です。考え方は、「応答時間」の中は人がチャットで返し、時間外は応答メッセージが返す、という分け方です。チャットをオンにしていても、応答時間の機能を使えば時間外は応答メッセージを返せます。

時間帯選ぶ応答方法誰が返すか
応答時間内(平日10〜19時、土日10〜17時)「手動チャット+応答メッセージ」ボタンから来る決まった文は応答メッセージ、打ってきた文は受付が手で返す
応答時間外「応答メッセージ」応答メッセージ(一律応答で受付時間を案内)

応答時間内も「手動チャット+応答メッセージ」にするのは、リッチメニューのボタンから来る決まった文には昼でも自動で返したいからです。打ってきた文には応答メッセージのキーワードが一致しないので、人がチャットで返します。応答時間外の「一律応答」には「受付時間は平日10時〜19時です。翌営業日に担当からお返事します」と入れておきます。トークルームに出る応答状況の表示は応答方法に合わせて自動で切り替わり、手動チャットなら「担当者が返信します」、応答時間外で利用中の応答メッセージがなければ「現在は応答時間外です」です。手動チャットと応答メッセージを組み合わせたときにどの文言が出るかはマニュアルに書かれていないので、設定したらスマホで自分のトークルームを開いて確かめます。

トークルームのアカウント名の下に出る応答状況の表示(「担当者が返信します」など)は、未認証アカウントでは変更できません。チャットProオプション(月額3,000円・税別、2026年10月時点)を契約すると AIチャットボット(β) を応答方法に組み込めますが、返せるのは登録したQ&Aに沿った内容で、テキスト以外のメッセージには答えません。小さな教室なら、まずは応答メッセージで足ります。チャットの細かい運用は「チャットの運用:手動返信と自動応答の切り替え、通知、対応漏れを防ぐ」で書いています。

「設定」>「応答設定」で、チャットと応答メッセージと応答時間を設定した状態
「設定」>「応答設定」で、チャットと応答メッセージと応答時間を設定した状態

設計を管理画面に落とす手順

スタッフを招待して権限を分ける

権限は4種類です。管理者はすべての機能、運用担当者はメンバー管理以外のすべて、運用担当者(配信権限なし)はメッセージ配信とメンバー管理ができず、運用担当者(分析の閲覧権限なし)は分析ページの閲覧とメンバー管理ができません。サンプル料理教室では、代表と受付の1人を管理者、もう1人の受付と講師を運用担当者にします。配信を誤って送られたくないアルバイトがいるなら、運用担当者(配信権限なし)を使います。

PC(管理画面)の手順です。

  1. 「設定」をクリックする。
  2. 「権限管理」をクリックする。
  3. 「メンバーの追加」をクリックする。
  4. 「権限の種類」を選ぶ。
  5. 「URLを発行」をクリックする。
  6. 発行されたURLを、追加したい人にメールなどで送る。

スマホ(LINE公式アカウントアプリ)の手順です。

  1. 「設定」をタップする。
  2. 「権限」をタップする。
  3. 「メンバーを追加」をタップする。
  4. 「権限の種類」を選ぶ。
  5. 「LINE」または「URLを発行」をタップして、相手に送る。

認証用URLは発行から24時間で切れ、1つのURLで追加できるのは1人だけです。招待される側は、LINEログイン用のメールアドレスを設定しておく必要があります。管理者を追加できるのは管理者だけで、運用担当者からは操作できません。1つのアカウントに登録できるメンバーは、権限の種類を問わず100人までです。

「設定」>「権限管理」で、管理者2人と運用担当者2人が並んでいる一覧
「設定」>「権限管理」で、管理者2人と運用担当者2人が並んでいる一覧

応答時間を入れる

  1. 「チャット」を開く。
  2. 「チャット設定」を開く。
  3. 「応答時間」を開く。
  4. 応答時間を利用する設定にする。
  5. 曜日ごとのバーをクリックして、受付する時間帯を塗る。
  6. 祝日を別扱いにするかを選ぶ。

塗った時間帯は緑で表示されます。祝日の判定はアカウントの国・地域で決まります。祝日も平日と同じに受け付ける教室は、祝日の設定を選びません。

「チャット設定」>「応答時間」で、平日10〜19時と土日10〜17時を塗った状態
「チャット設定」>「応答時間」で、平日10〜19時と土日10〜17時を塗った状態

通知の受け手を決める

通知の落とし穴は2つあります。1つは、応答時間外にはチャットの通知が来ないことです。時間外の問い合わせにも気づきたい場合の手は2つあります。LINE公式アカウントアプリの「ユーザー設定」>「通知」の「通知を受け取る項目」で「チャット-応答時間外の新着メッセージ」をオンにするか、応答時間の設定で「応答時間を利用」をオフにするかです。サンプル料理教室では、応答時間外の自動応答を残したいので前者を代表のスマホだけでオンにしています。もう1つは、PCではチャット画面を開いているアカウントにしか通知が届かないことです。受付のPCではチャット画面を開いたままにしておき、LINE公式アカウントアプリの通知は受付2名と講師だけオンにします。アプリの通知はアカウントごとにオン・オフでき、端末自体の通知設定も別にあります。設定が終わったら「通知の受信テスト」で全員に届くか確かめます。

定型文とタグを作る

チャットで毎回書く文は「チャット設定」の「定型文」に入れます。サンプル料理教室では「振替の候補日の案内」「キャンセル受付の返事」「持ち物の案内」の3つから始めます。タグは無料の範囲だと作成5個、1つのチャットルームに付けられるのは1個までです(チャットProオプションで作成300個・付与30個)。5個しかないので、タグは対応の状態を分けるためだけに使い、「体験前」「体験済み」「入会済み」「要フォロー」「その他」の5つにしています。チャット一覧の「要対応」「対応済み」と「担当者」を必ず付ける、を受付のルールにすると、誰が持っている問い合わせかが一覧で分かります。

チャット画面の右側で、担当者・タグ・ノートを付けたところ
チャット画面の右側で、担当者・タグ・ノートを付けたところ

配信カレンダーの作り方

一斉配信は、思いついたときに送ると頻度がぶれます。月末に翌月分をまとめて作り、予約配信で入れておきます。下書きは「メッセージ配信」の「メッセージを作成」から作り、「今すぐ配信」の選択を外して日時を入れます。送る前に「テスト配信」で管理者と運用担当者のスマホに届けて、改行と画像の見え方を確かめます。テスト配信が届くのはLINEアカウントと連携済みの管理者・運用担当者だけで、ビジネスIDが連携済みなら送り先を「自分」か「すべての管理者と運用担当者」から選べます。アプリから送るときは、先に下書き保存が必要です。1回の配信に入れられる吹き出しは3つまでです。

週サンプル料理教室で送るもの対象吹き出し
第1週の火曜 19時翌月のレッスン日程と空き枠友だち全員2(画像1・テキスト1)
第3週の土曜 10時季節のメニュー紹介と体験の案内体験前の人2
随時入会の案内体験に来た人(ステップ配信)1
予約ごと前日・当日のリマインド予約した人1

ブロックされない頻度の考え方

公式に「何回までなら大丈夫」という数字はありません。ここからは運用していて分かったことです。教室や店の公式アカウントで一斉配信を増やすと、ブロックは配信の回数よりも「自分に関係ない内容が続いたか」で増えます。生徒に体験の案内を送る、体験済みの人に同じ体験の案内を何度も送る、といった的外れが2回続いた月にブロックが跳ねます。一斉配信は月2〜4回までにして、それ以上送りたい内容はステップ配信や絞り込み配信に回すと落ち着きます。

送る時間帯は、相手の生活に合わせます。料理教室の生徒は仕事帰りの人が多いので、平日の夜19〜20時台に開封が集まりやすく、朝の通勤時間帯に送った回は同じような内容でもクリックが伸びにくい傾向があります。時間帯は自分のアカウントの数字で決めるもので、他社の「最適な時間」は当てになりません。配信の基本的な操作は「メッセージ配信の基本:一斉・予約・テスト配信と、通数を節約する送り方」にまとめています。

「メッセージ配信」の「配信予約中」タブに翌月分が2本入っている状態
「メッセージ配信」の「配信予約中」タブに翌月分が2本入っている状態

応用

運用代行に出すときに渡すもの・社内に残すもの

配信の文面作りや画像作りを外に出すのは、手が足りない教室では合理的な判断です。ただ、代行を切り替えたり、担当者が辞めたりしたときに、公式アカウントそのものが手元に残っていないと困ります。渡すのは作業に必要な分だけにし、持ち主であることは社内に残します。

項目代行に渡す社内に残す
管理画面の権限運用担当者(数字を見せたくなければ運用担当者(分析の閲覧権限なし))管理者を社内の2人以上が持つ
Messaging API のプロバイダー開発を頼むなら、社内で作ったプロバイダーに招待するプロバイダーは自社で作る(後から変更できない)
画像・リッチメニューの素材制作の依頼内容元データ(PSD・AI・Canvaの共有権)を納品物として受け取る
配信文面方針と禁止事項過去の配信文の控え(スプレッドシートに残す)
数字月次レポートの形式分析画面のダウンロードと、毎月の数字の表
チャット原則渡さない個別の相談・クレームは社内で返す

Messaging API の利用設定は管理者だけが操作でき、最初に選ぶプロバイダーは後から変えられません。代行や制作会社のプロバイダーで有効にしてしまうと、契約が切れた後もその会社のプロバイダーにぶら下がったままになります。Messaging API を有効にするのは、必ず自社の管理者が、自社で作ったプロバイダーで行います。

代行を探すときは、「友だち◯万人」「売上◯倍」を約束する会社より、上の表の右側の列を最初から社内に残す前提で話ができる会社を選びます。月額の代行費を払う前に、配信カレンダーと設計表だけは社内で作っておくと、頼む範囲がはっきりします。

拡張ツールや Messaging API が要るかの分かれ目

LINE公式アカウントだけで足りるか、拡張ツールや Messaging API が要るかは、「送り分けの条件を何で決めたいか」でほぼ決まります。

やりたいこと公式アカウントだけでできるか足りないときの手
友だち追加からの日数で送るできる(ステップ配信、待ち時間は1〜30日)なし
性別・年齢・地域で送り分けるできる(ターゲットリーチ100人以上が必要)なし
予約日時の前日・当日に送る予約システム側の機能による予約システムの通知、または Messaging API でプッシュ
入会した人だけ別のシナリオにする条件をオーディエンスにすればできるMessaging API で入会者のオーディエンスを作る、または拡張ツール
回答内容や来店回数で自動でタグを付けるできない(チャットのタグは手で付ける)拡張ツール、または Messaging API
問い合わせを顧客台帳に残すできないMessaging API の Webhook でスプレッドシートや kintone に書き込む

ステップ配信の分岐に使える条件は、属性(性別・年齢・OS・エリア)とオーディエンスです。Messaging API で作ったオーディエンスも使えるので、「入会した人」を API でオーディエンスにすれば、公式アカウントのステップ配信のまま送り分けができます。表の下3行が多い会社は、Lステップのような拡張ツールが合います。拡張ツールの中身と料金は「Lステップとは:料金・できること、公式アカウントだけでできること」に書いています。月額をかけずにタグ付けやフォームを持ちたい場合は、オープンソースで本体の利用料が0円の L Harness(MITライセンス、Cloudflare 上で動かす)という選択肢もあり、詳しくは「L Harnessとは:月額0円で使えるLINEの拡張ツール。Lステップとの違いと、かかる費用」で比べています。

なお、Messaging API の Webhook とチャットは同時に使えます。Webhook の設定は LINE Developers コンソールと管理画面の「応答設定」で同期しています。Webhook をつないだ後に応答メッセージをオンのままにしておくと、ボットと応答メッセージの両方が返事をすることがあるので、どちらが何に答えるかを設計表に書いておきます。

月1回見る数字

数字は毎日見ても動きが小さく、判断に使えません。月初に前の月の分を1回見て、スプレッドシートに1行足します。

数字見る場所サンプル料理教室の見方動いたときの手
友だち追加数「分析」>「友だち」店頭QRとWebサイトのどちらから増えたかを追加経路で見る増えない経路の掲示を見直す
ブロック数「分析」>「友だち」配信した月と比べる多かった月の配信の対象と内容を見直す
ターゲットリーチ「分析」>「友だち」100人を超えたら属性での絞り込みを検討するなし
配信の開封「分析」>「メッセージ配信」回ごとの開封率を並べる時間帯と1つ目の吹き出しを変える
クリックユーザー「分析」>「メッセージ配信」日程・予約リンクを押した人数押す先を1つに絞る
ステップ配信「分析」>「ステップ配信」入会の案内のどの回で離れるか離れる回の文面と待ち時間を変える
体験予約数・入会数予約システムの管理画面と入会の記録(サンプル料理教室の「分析」の左メニューには予約の項目は出ていない)友だち追加数に対する割合前の段階の数字と並べて詰まりを探す

配信の数字は配信から14日間集計され、配信から24時間はおよそ30分ごとの推定値です。月初に前月の配信を見るなら、月末に送った回はまだ集計中なので、翌月にもう一度見直します。配信した人数が20人未満の回は、開封が「0」、そのほかの指標は「ー」と表示されます。友だちが少ないうちは、配信ごとの数字より予約数と入会数を見ます。数字の読み方は「配信の効果を見る:分析画面・ブロック率・クリックの読み方」で詳しく書いています。

「分析」>「友だち」で、友だち追加数・ブロック数・ターゲットリーチの推移が見えている状態
「分析」>「友だち」で、友だち追加数・ブロック数・ターゲットリーチの推移が見えている状態

できないことと、その代わり

できないこと代わりの手
応答メッセージの部分一致(「料金を教えて」に「料金」で返す)リッチメニューのボタンで決まった文を送らせる。打った文には人が返す
応答時間外のチャット通知(「応答時間を利用」がオンのとき)LINE公式アカウントアプリの「通知を受け取る項目」で「チャット-応答時間外の新着メッセージ」をオンにする。または応答時間をオフにして手動チャット中心で回す
無料の範囲でチャット履歴を長く残す(基本機能は6か月)Messaging API の Webhook でスプレッドシートやkintoneに残す、またはチャットProオプション(5年保存)
タグを6個以上作る(無料の範囲は5個)タグは対応状態だけに使う。顧客の分類はスプレッドシートやkintone側で持つ
予約日時を基準にしたリマインド予約システムのリマインド機能か、Messaging API でプッシュする
入会・来店回数でステップ配信を分岐条件をオーディエンスにする(Messaging API で作れる)、または拡張ツール
認証前に応答状況の表示を変える認証済アカウントを申請する

よく詰まるところ

症状原因直し方
あいさつメッセージが届かない応答設定であいさつメッセージがオフ「設定」>「応答設定」であいさつメッセージをオンにする
応答メッセージが返ってこないキーワードが完全一致していない、利用停止中、スケジュール期間外応答メッセージ画面上部の「現在のステータス」を見る。キーワードはボタンで送る文と1文字ずつ合わせる
昼間に決まった質問へ自動で返らない応答時間内の応答方法が手動チャットだけ応答時間内の応答方法を、応答メッセージを含む項目にする
夜の問い合わせに朝まで気づかない応答時間外はチャットの通知が来ないアプリの「通知を受け取る項目」で「チャット-応答時間外の新着メッセージ」をオンにする。使わないなら翌朝の始業時に「未読」「要対応」を見る手順を決める
PCで通知が鳴らないチャット画面を開いていないアカウントには通知が届かない受付PCでチャット画面を開いたままにする
スタッフが招待URLから入れないURLは24時間で切れ、1人しか使えない。招待される側のメールアドレス未設定URLを発行し直す。相手のLINEにメールアドレスを設定してもらう
運用担当者が管理者を追加できない管理者の追加は管理者だけの操作社内の管理者が「権限管理」から追加する
ステップ配信が全部止まった当月の通数上限を超えた、または設定した配信数の上限に達したプランを変えるか、上限を見直してから再開する
ブロック解除した人に入会案内が最初から届くブロック解除は新規の友だち追加として扱われる体験済みの人をオーディエンスにして、入会案内のシナリオから除く
年齢や地域で絞り込めないターゲットリーチが100人未満、または絞り込んだ後の推計対象が50人未満条件を広げる。100人を超えるまでは全員配信かオーディエンスで送る
配信の開封が「0」になっている配信人数が20人未満だと開封は「0」と表示される友だちが少ないうちは予約数と入会数で判断する
担当者が辞めて誰も設定を変えられない管理者が1人しかいなかった管理者は常に社内の2人以上にする
Messaging API をつないだら返事が二重に来るボットと応答メッセージの両方が返しているどちらで答えるかを決め、片方の応答をオフにする

次にやること

設計表ができたら、次は表の各段階を設定に落とします。返信の体制は「チャットの運用:手動返信と自動応答の切り替え、通知、対応漏れを防ぐ」で、応答時間・通知・担当者の付け方をもう一段細かく決めます。配信カレンダーに入れたお知らせは「メッセージ配信の基本:一斉・予約・テスト配信と、通数を節約する送り方」の手順で作ります。月初の振り返りは「配信の効果を見る:分析画面・ブロック率・クリックの読み方」の見方で行います。拡張ツールが要るかで迷ったら「Lステップとは:料金・できること、公式アカウントだけでできること」で、公式アカウントだけでできる範囲と比べます。

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