Gmailを複数人で回す：Googleグループ・共有アドレス・振り分け・署名

小さな会社では、問い合わせ用の info@ を受付や事務の2〜3人で見ることになります。Gmailには「共有の受信トレイ」という1つの機能はなく、Googleグループ、グループの共同トレイ、メールの委任、専用のユーザーを1つ作る、のどれかを組み合わせて作ります。この記事では、スタッフ6名の料理教室「サンプル料理教室」の info@ を受付2人で回す形を例に、共有アドレスの作り方の選び方、共同トレイで担当を割り当てて対応済みにする手順、振り分けと不在通知、署名の揃え方、共有アドレスから返信する設定を順に書きます。読み終わると、誰が返したか分からない・二重に返した・返し忘れた、をなくす仕組みを自分で組めます。Google Workspaceの契約と独自ドメインのメールの切り替えが済み、管理コンソールに入れる管理者が1人いることが前提です。

この記事の内容

1. 先に決めること
2. 共有アドレスを作る方法の一覧
3. 手順
4. 応用
5. できないことと、その代わり
6. よく詰まるところ
7. 次にやること

先に決めること

返信を「誰の名前」で出すか

共有アドレスで受けたメールに返すとき、差出人を info@sample-cooking.example にするのか、受付本人の sato@sample-cooking.example にするのかを先に決めます。お客さんから見て窓口が1つに見えるのは info@ からの返信です。一方、本人のアドレスで返すと、その後のやり取りが本人の受信トレイに移ってしまい、ほかの受付から見えなくなります。サンプル料理教室では、お客さんへの返信は info@ から、署名に担当者名を入れる、と決めます。

受付の2人が「同じ画面」を見る必要があるか

Googleグループで作った info@ は、届いたメールを2人の受信トレイに配るだけです。2人とも自分のGmailで受け取れますが、どちらが返したかは分かりません。誰が担当か・対応済みかを画面で揃えたいなら、グループの共同トレイを使うか、メールの委任で1つの受信トレイを2人で開きます。この2つの違いは次の表で比べます。

ライセンスを1つ足すかどうか

Googleグループは無料で、ライセンスを使いません。メールの委任を使うには、info@ を「ユーザー」として作る必要があり、ライセンスが1つ要ります。料金は2026年10月時点の料金ページの表示で、Business Starterが1ユーザーあたり月800円（税別）からです。年間の費用と、得られる使い勝手を比べて決めます。

社外からのメールを受けるか

info@ は外のお客さんから届くアドレスなので、組織外からの投稿を受ける設定が必要です。これは管理コンソールの設定とグループの設定の2か所で開けます。社内連絡用のグループ（例: staff@）は外から届かないままにしておくと、なりすましメールが全員に配られる事故を防げます。

共有アドレスを作る方法の一覧

方法	ライセンス	費用	誰が返したか分かるか	向く場面
Googleグループ（メーリングリスト）	不要	無料	分からない	社内の連絡網、全員に配りたいお知らせ
Googleグループの共同トレイ	不要	無料	担当者の割り当てと「完了」で分かる	受付2〜5人で問い合わせを回す
メールの委任（info@ をユーザーとして作る）	1つ必要	1ユーザー分	送信済みに残る。ラベルで管理する	1つの受信トレイを数人で開きたい
専用のユーザーを1つ作り、パスワードを共有する	1つ必要	1ユーザー分	分からない	使わない（2段階認証と相性が悪く、誰が操作したか残らない）
誰か1人のアドレスに別名（エイリアス）を付ける	不要	無料	その1人しか見られない	1人で回す窓口

サンプル料理教室は、無料で担当の割り当てまでできる共同トレイを選びます。1つの受信トレイを2人で開く委任は、ラベルとスターで担当を分ける運用になり、慣れるまで二重返信が出やすいので、受付が3人を超えてから考えます。パスワードを共有するやり方は、2段階認証を入れると片方しかログインできず、退職者が出たときにパスワードを替える手間もあるので選びません。

共同トレイとメールの委任の違いをもう少し細かく並べます。

項目	共同トレイ	メールの委任
メールを見る場所	Googleグループの画面（各自のGmailにも届く）	各自のGmailでinfo@に切り替えて見る
担当の割り当て	会話ごとに担当者を割り当てられる。担当者にメールが届く	機能はない。ラベルやスターで代わりにする
対応済みの印	「完了」「対応不要」「重複」を付けられる	既読・アーカイブで代わりにする
同時に使える人数	グループのメンバー数まで	代理人は最大1,000人まで追加、同時アクセスはおおむね40人まで
退職者が出たとき	グループから外すだけ	代理人から外すだけ

手順

1. 管理コンソールで外からのメールを受けられるようにする

既定では、グループのオーナーは組織外からのメールを受ける設定を選べません。先に管理者が許可します。

1. 管理コンソールを開きます。
2. 「アプリ」→「Google Workspace」→「ビジネス向け Google グループ」を開きます。
3. 「共有設定」をクリックします。
4. 「グループ オーナーは組織外からのメールの受信を許可できます」にチェックを入れます。
5. 「保存」をクリックします。

この設定は「オーナーが許可できるようにする」だけで、すべてのグループが外から受けるようになるわけではありません。外から受けるかどうかはグループごとに決めます。

2. info@ のグループを作る

1. Googleグループ（groups.google.com）を開きます。
2. 「グループを作成」をクリックします。
3. 「グループ名」に「サンプル料理教室 お問い合わせ」、「グループのメール」に info と入れます。
4. 「グループの説明」に「お客さんからの問い合わせ窓口。受付2名で対応」と書き、「次へ」をクリックします。
5. 「グループを検索できるユーザー」は「グループメンバー」、「グループに参加できるユーザー」は「招待されたユーザーのみ」にします。
6. 「会話を閲覧できるユーザー」は「グループメンバー」、「投稿できるユーザー」は「ウェブ上のすべてのユーザー」にします。
7. 「メンバー一覧を表示できるユーザー」は「グループメンバー」にして「次へ」をクリックします。
8. 「グループのオーナー」に代表、「グループメンバー」に受付2名を入れ、「メンバーを直接追加」をオンにします。
9. 「グループを作成」をクリックします。

作ったグループが動き出すまで数分かかります。作った直後に外から送ると配信エラーで戻ることがあるので、5分ほど置いてから試します。

3. 共同トレイをオンにする

1. Googleグループで「サンプル料理教室 お問い合わせ」を開きます。
2. 左の「グループ設定」をクリックします。
3. 「全般」で会話の履歴がオンになっていることを確かめます。共同トレイは会話の履歴がオフだと使えません。
4. 「追加の Google グループの機能を有効にする」で「共同トレイ」を選びます。
5. 「投稿ポリシー」の「メタデータを管理できるユーザー」で、受付2名（またはメンバー全員）を選びます。会話の割り当てと「完了」の印はこの権限で付けます。
6. 「コンテンツを管理できるユーザー」に「オーナー」と「マネージャー」を選びます。「対応不要」「重複」の印はこの権限です。受付にも付けさせるなら、受付をマネージャーにします。
7. 「変更を保存」をクリックします。

4. 問い合わせを割り当てて、対応済みにする

受付の2人は、朝と夕方に共同トレイを開き、未割り当ての会話を分け合います。

1. Googleグループで info@ のグループを開きます。
2. 自分で引き受ける会話をクリックし、上部の「自分に割り当てる」アイコンをクリックします。
3. もう1人に回すときは「他のユーザーに割り当てる」アイコンをクリックし、相手のアドレスを入れます。
4. 必要なら「割り当てメールに注記を追加」に「体験の日程変更。カレンダー確認してから返信」のように書き、「完了」をクリックします。割り当てられた人にメールが届きます。
5. 返信が済んだら、その会話を開いて上部の「完了」アイコンをクリックします。
6. 営業メールなど返さなくてよいものは「対応不要」、同じ人から2通来たものは「重複」の印を付けます。

まだ誰も持っていない会話だけを見るには、検索バーの右の下向き矢印から「割り当て先」で「未割り当て」を選んで「検索」をクリックします。対応が終わっていないものだけを見るには「解決ステータス」で「未解決」を選びます。この2つの検索をブックマークしておくと、朝の確認が1クリックになります。

解決済みの会話を削除すると元に戻せません。消さずに「未解決」で絞って見る運用にします。

5. info@ から返信できるようにする

受付が自分のGmailから info@ の名前で返信するには、送信元のアドレスとして info@ を足します。手順2でグループの「投稿できるユーザー」を「ウェブ上のすべてのユーザー」にしていることが前提です。

1. 受付本人のGmailをパソコンで開きます。
2. 右上の歯車のアイコンから「すべての設定を表示」をクリックします。
3. 「アカウント」タブを開きます。
4. 「名前」の欄で「他のメール アドレスを追加」をクリックします。
5. 名前に「サンプル料理教室」、メールアドレスに info@sample-cooking.example を入れ、「次のステップ」をクリックします。
6. 「確認メールの送信」をクリックします。確認メールは info@ に届くので、共同トレイで開いてリンクをクリックします。
7. 「アカウント」タブの「返信時:」で「メールを受信したアドレスから返信する」を選びます。

手順7まで済ませると、info@ 宛てに届いたメールに返信するとき、差出人が自動で info@ になります。新しくメールを書くときは、差出人の欄をクリックして info@ を選びます。

6. フィルタとラベルで振り分ける

共同トレイのメールは受付2人のGmailにも届きます。自分の受信トレイに混ざると個人のメールが埋もれるので、info@ 宛てはラベルを付けて受信トレイから外します。

1. Gmailの上部の検索ボックスの右にある「検索オプションを表示」アイコンをクリックします。
2. 「To」に info@sample-cooking.example と入れ、「検索」をクリックして、対象のメールが出ることを確かめます。
3. もう一度「検索オプションを表示」を開き、「フィルタを作成」をクリックします。
4. 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「新しいラベル」で「info」を作ります。
5. 「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックを入れます。
6. 「迷惑メールにしない」にチェックを入れます。
7. 「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」をクリックします。

体験の申込通知のように件名で決まっているものは、「件名」に 【体験申込】 と入れて別のラベル「体験」を付けます。作ったフィルタは「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」で直せます。同じ画面でチェックを入れて「エクスポート」をクリックすると .xml のファイルになり、もう1人の受付は「フィルタをインポート」で同じ振り分けを取り込めます。

振り分けの例	条件	処理
問い合わせ	To: info@sample-cooking.example	ラベル「info」、受信トレイをスキップ、迷惑メールにしない
体験の申込通知	件名: 【体験申込】	ラベル「体験」、スターを付ける
予約スケジュールの予約通知	From: calendar-notification@google.com	ラベル「予約」
経理の請求書	件名: 請求書 かつ From: @example.co.jp	ラベル「経理」、税理士への転送はしない

7. 休みの日の自動返信を出す

教室の定休日や年末年始に「受け付けました。返信は◯日以降です」と返すには、不在通知を使います。グループには不在通知の機能がありません。受付本人の不在通知も、メーリングリスト宛てのメールには返らない仕様なので、グループの info@ に届いたお客さんには返りません。グループ宛てのお客さんに自動で返したいときは、フォーム経由の問い合わせならフォームの確認メールで、メール経由ならGASで返します。委任で info@ をユーザーとして作っている場合は、info@ の設定で不在通知を出せます。

1. info@ のGmailをパソコンで開き、「すべての設定を表示」をクリックします。
2. 「全般」タブの「不在通知」で「不在通知 ON」を選びます。
3. 期間（最初の日・最終日）、件名、メッセージを入れます。
4. 組織内の人に返したくないときは、メッセージの下のチェックボックスで返信先を絞ります。
5. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

不在通知は、同じ相手にはふつう1回だけ返ります。同じ相手から4日以上たってまた届いたとき、または文面を直したあとに届いたときは、もう一度返ります。迷惑メールに入ったメールと、登録しているメーリングリスト宛てのメールには返りません。件名を入れると、返信は元の会話に入らず別のメールとして届きます。

8. 署名を作る・揃える

まず受付の個人の署名です。

1. Gmailで「すべての設定を表示」をクリックします。
2. 「全般」タブの「署名」で「新規作成」をクリックし、名前に「info用」と入れます。
3. 本文に次のように書きます。
4. 署名欄の上のプルダウンで、送信元を info@sample-cooking.example に切り替え、「署名のデフォルト設定」で新規メール用と返信用に「info用」を選びます。
5. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

サンプル料理教室 受付 佐藤
info@sample-cooking.example
営業時間 火〜日 10:00〜21:00（月曜定休）

署名は10,000文字まで入れられ、画像も文字数に含まれます。送信元ごとにデフォルトの署名を分けられるので、本人のアドレスには本人の署名、info@ には窓口の署名を設定します。プルダウンが出ないときは、「アカウント」タブの「名前」に info@ が入っているかを見ます。

会社として揃える方法は2つあります。

方法	どこで設定するか	本人が変えられるか	向く使い方
管理コンソールのフッター	「アプリ」→「Google Workspace」→「Gmail」→「コンプライアンス」→「フッターを追加」	変えられない。作成中の画面にも出ない	住所・個人情報の取り扱いなど全員共通の一文
Gmail APIで全員に同じ署名を入れる	GASやスクリプト	本人があとで直せる	名前と役職だけ変えて形を揃える

フッターは既定では組織外に送るメールにだけ付き、社内宛てにも付けるかを選べます。本文は10,000文字までで、反映まで最長24時間ほどかかります。署名と違って本人には見えないので、署名とフッターの両方に住所を書いて二重になる、ということが起きます。フッターに入れたものは署名から消します。

自分の送信元の署名をGASで入れるには、GASのエディタで「サービス」から「Gmail API」を追加して、次のコードを実行します。各自が自分のアカウントで1回実行すれば、形の揃った署名が入ります。全員分を管理者がまとめて入れる方法として、管理者ヘルプではGmail APIと、Google Workspace Marketplaceのアプリが案内されています。

function setInfoSignature() {
  const sendAs = 'info@sample-cooking.example'; // Gmailの「名前」に追加済みの送信元
  const staffName = '佐藤';
  const html = 'サンプル料理教室 受付 ' + staffName + '<br>' +
               'info@sample-cooking.example<br>' +
               '営業時間 火〜日 10:00〜21:00（月曜定休）';
  Gmail.Users.Settings.SendAs.patch({ signature: html }, 'me', sendAs);
  Logger.log('署名を更新しました: ' + sendAs);
}

sendAs には、Gmailの「アカウント」タブの「名前」に足してあるアドレスを入れます。足していないアドレスを入れるとエラーになります。Gmail APIのリファレンスでは、この署名はGmailのウェブ画面でその送信元から新しく書くメールに入る、と説明されています。

9. メールの委任を使う場合

受付が3人を超え、1つの受信トレイを全員で開きたくなったら委任に切り替えます。info@ をグループからユーザーに作り替えるので、グループの info@ を消して（または別名に変えて）から、同じアドレスのユーザーを作ります。

1. 管理コンソールで「アプリ」→「Google Workspace」→「Gmail」→「ユーザー設定」を開きます。
2. 「メールの委任」で「ドメインの他のユーザーにメールボックスへのアクセスを委任できるようにする」にチェックを入れます。
3. 代理人が送ったメールに、持ち主と代理人の両方のアドレスを出すか、持ち主だけにするかを選び、「保存」をクリックします。
4. info@ のアカウントでGmailを開き、「すべての設定を表示」→「アカウント」を開きます。
5. 「アカウントへのアクセスを許可」で「別のアカウントを追加」をクリックし、受付のアドレスを入れます。
6. 「次のステップ」→「メールを送信してアクセスを許可」をクリックします。
7. 受付が届いたメールのリンクで承諾します。

代理人が使えるようになるまで最長で24時間ほどかかります。招待メールは1週間で切れます。代理人はメールの閲覧・送信・削除ができますが、チャットやパスワードの変更、Gmailの中のGeminiなどメール以外の機能は使えません。代理人に追加できるのは同じ組織のユーザーとグループだけです。

応用

問い合わせが来たらChatとLINEに知らせる

共同トレイを開くのが朝と夕方だけだと、急ぎの問い合わせに気付けません。info@ に届いたことをGoogle Chatのスペース「問い合わせ通知」に流すと、スマホに通知が来ます。Gmailの受信をGASかn8nで拾い、スペースのWebhookに送ります。手順は「Google Chatの使い方：スペースで社内連絡をまとめる」に書きます。

定型の返信を用意する

体験の申込への返信、駐車場の案内のように毎回同じ文面は、Gmailの「テンプレート」（設定の「詳細」タブでオンにする）に入れておくと、返信のたびに書かずに済みます。フォームから来た申込に自動で確認メールを返すなら「Googleフォームの自動返信メール：標準機能とGASの使い分け」を使います。

会員への一斉連絡

休講の連絡のように会員全員に送るメールは、info@ から1通ずつ手で送らず、スプレッドシートの宛先に差し込んでGASで送ります。BCCで全員に送ると、アドレスの入れ間違いで全員のアドレスが漏れる事故が起きます。手順は「GASでメールを自動送信する：スプレッドシートの宛先に1通ずつ差し込む」です。

できないことと、その代わり

できないこと	代わりの手
グループに不在通知を付ける	フォームの確認メール、またはGASで自動返信する。委任で作ったinfo@なら不在通知が使える
共同トレイで返信の下書きを2人で共有する	返信は各自のGmailから出す。下書きの相談はChatで行う
共同トレイで期限やSLAを管理する	割り当てメールの注記に期限を書く。件数が多いなら問い合わせ管理のツール（kintoneなど）に移す
管理者が全員の署名を画面から一括で書き換える	フッターを使うか、Gmail APIで入れる
個人の@gmail.comを代理人にする	代理人は同じ組織のユーザーとグループだけ。外部の人には転送ではなく、社内のアカウントを渡す
スマホのGmailアプリで代理人を追加する	パソコンのブラウザで設定する

問い合わせが月に数百件を超え、担当者ごとの対応時間や件数を集計したくなったら、共同トレイでは足りません。その段階では、メールをkintoneの問い合わせ管理アプリに取り込む、問い合わせ管理の専用ツールを入れる、といった手に移ります。月に数十件なら共同トレイで十分回ります。

よく詰まるところ

症状	原因	直し方
外から info@ に送ると戻ってくる	グループの「投稿できるユーザー」が組織内だけ	管理コンソールで組織外からの受信を許可し、グループで「ウェブ上のすべてのユーザー」にする
「ウェブ上のすべてのユーザー」が選べない	管理コンソールの「グループ オーナーは組織外からのメールの受信を許可できます」がオフ	手順1を行う
グループを作った直後のテストが届かない	グループが有効になるまで数分かかる	5分ほど置いて送り直す
外からのメールが届かず承認待ちに溜まる	投稿が保留（モデレーション）になっている	「投稿ポリシー」の「コンテンツを管理できるユーザー」にオーナーとマネージャーを入れ、保留を承認する。保留の設定を見直す
グループ宛ての正しいメールが迷惑メールに入る	送り手のドメインの認証不足、または受け手側のGmailの判定	個人のGmailのフィルタで「迷惑メールにしない」を付ける。教室から送るメールはSPF・DKIM・DMARCを設定する
受付のGmailで、元の送り主ではなく info@ が差出人に見える	「デフォルトの送信者」が「グループ アドレス」	「投稿ポリシー」で「投稿者のアドレス」に変える。直らなければ一度「グループ アドレス」で保存してから戻す
返信の差出人が受付個人のアドレスになる	送信元に info@ を足していない、または「返信時:」の設定が既定のアドレス	手順5を行い、「メールを受信したアドレスから返信する」を選ぶ
info@ を送信元に足す確認メールが届かない	グループの投稿権限が閉じている、または確認メールが保留に入った	投稿できるユーザーを確かめ、共同トレイの保留を見る
担当を割り当てるアイコンが出ない	共同トレイがオフ、または「メタデータを管理できるユーザー」に入っていない	手順3の権限を見直す
不在通知が同じ人に何度も返る	4日以上たって再送された、または文面を直した	仕様どおり。期間中は文面を触らない
署名がinfo@で送るときに出ない	送信元ごとのデフォルトの署名が未設定	署名の上のプルダウンで info@ を選び、デフォルトを設定する
住所が2回入る	署名とフッターの両方に書いた	フッターに入れたものを署名から消す
委任したのに相手の画面にinfo@が出ない	反映待ち	最長24時間待つ。招待の承諾を済ませたかを確かめる

次にやること

独自ドメインのメールをまだGmailに切り替えていない場合は「Google Workspaceの導入手順：独自ドメイン・メールの切り替え・最初のユーザー」から始めます。問い合わせの通知やスタッフ同士の相談は「Google Chatの使い方：スペースで社内連絡をまとめる」でスペースにまとめます。フォームの申込に確認メールを返すなら「Googleフォームの自動返信メール：標準機能とGASの使い分け」、会員への一斉連絡は「GASでメールを自動送信する：スプレッドシートの宛先に1通ずつ差し込む」に続きます。