Google Chatの使い方：スペースで社内連絡をまとめる

Google ChatはGoogle Workspaceに入っているチャットで、Gmailの左側からも、専用のアプリからも開けます。社内の連絡をメールやLINEの個人アカウントから移すと、退職した人の手元に連絡が残らず、誰が何を決めたかを会社のアカウントで追えるようになります。この記事では、スタッフ6名の料理教室「サンプル料理教室」を例に、ダイレクトメッセージ・グループの会話・スペースの使い分け、スペースの作り方とスレッドの使い方、通知の設定、問い合わせをスペースに自動で流すWebhookの作り方を順に書きます。読み終わると、スタッフ連絡用と問い合わせ通知用の2つのスペースを作り、フォームの申込が来たらスマホに通知が届く状態まで自分で組めます。全員に会社のアカウントが配られ、管理コンソールに入れる管理者が1人いることが前提です。

この記事の内容

1. 先に決めること
2. ダイレクトメッセージ・グループの会話・スペースの違い
3. 手順
4. Webhookでスペースにお知らせを送る
5. SlackやLINE WORKSと比べたとき
6. 応用
7. できないことと、その代わり
8. よく詰まるところ
9. 次にやること

先に決めること

何をChatに移して、何をメールに残すか

Chatに移すのは社内のやり取りだけです。お客さんや取引先とのやり取りはメールに残します。サンプル料理教室では、シフトの交代・食材の発注の相談・その日の連絡はChat、お客さんへの返信と税理士とのやり取りはメール、と分けます。社内の連絡をメールとChatの両方でやると、どちらかで見落としが出ます。社内はChatに寄せる、と代表から一度はっきり言っておくと定着が早いです。

スペースをいくつ作るか

最初からスペースを細かく作ると、どこに書けばいいか迷って結局ダイレクトメッセージに戻ります。小さな教室なら3つで足ります。

• 「スタッフ連絡」：全員が入る。日々の連絡・シフト・発注
• 「問い合わせ通知」：受付と代表が入る。フォームやメールの通知が自動で流れる
• 「講師ミーティング」：講師と代表が入る。レシピやレッスンの相談

人が書くスペースと、自動の通知が流れるスペースは必ず分けます。混ぜると、通知に人の書き込みが埋もれます。

外部の人を入れるか

業者や外部の講師をスペースに入れられますが、管理者の設定とプランの条件があります。外部の人を入れたスペースは、あとから社内だけのスペースに戻すのが手間なので、外部の人とは専用のスペースを分けて作ります。

個人のスマホに通知を出すか

Chatをスマホに入れて通知を出すかどうかは、勤務時間の扱いと関わります。講師には「勤務日以外は通知を切ってよい」と決めておき、急ぎの連絡は電話にする、とルールを先に作ります。

ダイレクトメッセージ・グループの会話・スペースの違い

種類	人数・相手	向く使い方	特徴
ダイレクトメッセージ（1対1）	2人	ちょっとした確認、個別の相談	メッセージごとに通知が届く。説明欄はない
グループの会話（グループ向けダイレクト メッセージ）	3人以上	会議のあとの短い相談、その場限りの話	名前は参加者の名前の並びになる。共有したファイルの一覧は出ない。名前のない会話ではタスクを使えない
スペース	3人以上	続いていく話題、部署・チームの連絡	名前と説明を付けられる。スレッド・共有ファイルの一覧・タスクが使える。通知は自分が参加している会話と名前リンクに絞られる

スペースはさらに用途で2種類に分かれます。

スペースの種類	書き込めるのは	使えるアカウント	サンプル料理教室での用途
コラボレーション用スペース	メンバー全員	個人・仕事用・学校用	スタッフ連絡、講師ミーティング、問い合わせ通知
お知らせ用スペース	オーナーと管理者（メンバーはリアクションと返信）	仕事用・学校用のみ	代表からの全体のお知らせ（休校・規則の変更）

お知らせ用スペースは、作ったあとで種類を変えられません。全員に読ませたい連絡だけが流れるスペースを作るときに選びます。

手順

1. スペース「スタッフ連絡」を作る

PC（ブラウザ）の場合です。

1. Google Chat（chat.google.com）を開きます。Gmailから使う場合は左側の「チャット」をクリックします。
2. 左上の「チャットを新規作成」をクリックし、「スペースを作成」を選びます。
3. スペース名に「スタッフ連絡」と入れます。絵文字のアイコンを選ぶと、スペースのアバターになります。
4. 説明に「日々の連絡・シフト・発注。急ぎは電話」と書きます。
5. スペースの用途で「コラボレーション」を選びます。
6. アクセスの設定で「制限あり」を選びます。招待した人だけが入れます。
7. 「作成」をクリックします。

スマホのChatアプリでも同じ流れで作れます。画面下の「チャットを新規作成」から「スペースを作成」を選び、名前を入れて「作成」をタップします。

2. メンバーを追加する

1. 作った「スタッフ連絡」を開きます。
2. 上部のスペース名をクリックし、「メンバーを管理」を選びます。
3. 「追加」をクリックします。
4. 名前・メールアドレス・Googleグループのアドレスのどれかを入れます。全員を入れたグループ（例: staff@sample-cooking.example）を入れると、一度で全員が入ります。
5. 「追加」をクリックします。

すでにChatでやり取りしたことがある同じ組織の人は、そのまま追加されます。初めての相手や別の組織の人には招待メールが届き、相手が承諾すると入ります。スペースから抜けた人は、ほかのメンバーが追加し直さないと戻れません。

3. スレッドで話題を分ける

今のスペースは「インライン スレッド」の形で、どのメッセージにも返信を付けてスレッドにできます。スレッドを使うと、発注の相談とシフトの交代が同じ画面で混ざりません。

1. スペースで、返したいメッセージにカーソルを合わせます。
2. 「スレッドで返信」のアイコンをクリックします。
3. 右側に開いたスレッドに返信を書いて送ります。
4. スレッドの通知を受けたくないときは、スレッドの「フォローを解除」をクリックします。

サンプル料理教室では、「新しい話題はスペースに直接書く、その話への返事はスレッドに書く」とだけ決めます。返事をスペースに直接書く人が出ると話が追えなくなるので、最初の1か月は代表が気付いたときに「スレッドでお願いします」と書きます。

4. 外部の人をスペースに入れる

外部の人を入れる前に、管理者が管理コンソールで次を確かめます。

1. 管理コンソールで「アプリ」→「Google Workspace」→「Google Chat」を開きます。
2. 「外部チャットの設定」で「ユーザーに組織外へのメッセージの送信を許可する」をオンにします。取引先のドメインだけに絞るときは「許可リスト登録済みドメインに対してのみ許可する」にチェックを入れます。
3. 「外部スペースとグループ向けダイレクト メッセージ」で、組織外のユーザーを追加できるスペースの作成と参加を許可する項目をオンにします。
4. 「保存」をクリックします。

手順3の外部スペースは、2026年10月時点の管理者ヘルプでは、対応しているエディションにBusiness Standard・Business Plusなどが挙げられ、Business Starterは載っていません。Starterで外部の人とやり取りするなら、メールを使います。外部の人を入れたスペースが要るなら、Standard以上にします。

スペースを作る側は、手順1の6で「制限あり」を選び、「組織外のユーザーの参加を許可する」をオンにして作ります。組織全体に公開するスペースには外部の人を入れられません。外部の人を入れたスペースは、検索で見つかるようにしたり、組織全体に公開したりできなくなります。

相手がGoogleのアカウントを持っていないときは、招待するとゲスト用のアカウントが用意されます。この場合は管理者がゲストの招待を有効にしていることなど、さらに条件があります。外部の人には、名前の横に「外部」のラベルが付きます。

5. 通知を設定する

PCの場合です。

1. Chatの右上の歯車のアイコンをクリックし、「お知らせ」を選びます。
2. 「デスクトップ通知」で「チャットの通知を許可する」にチェックを入れます。
3. ブラウザが通知を止めていると「オンにする」のボタンが出るので、クリックして許可します。
4. 「例を表示」をクリックし、通知が出ることを確かめます。
5. 「メール通知」で「名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ」か「オフ」を選びます。

スペースごとの通知は、スペース名の横の下向き矢印から「お知らせ」を開き、次から選びます。

選択肢（PC）	通知が来るもの	サンプル料理教室で選ぶスペース
すべて（既定）	新しいメッセージとフォロー中のスレッドへの返信	問い合わせ通知（受付）
フォロー中	フォロー中のスレッドへの返信と、自分への名前リンク	スタッフ連絡
なし	通知しない（名前リンクには通知ドットが付く）	講師ミーティング（勤務日以外）

スマホのChatアプリでは、端末によって選択肢の名前が違います。

端末	開き方	選択肢
iPhone	スペースを長押しして「通知設定」	「すべて」「主要な会話」「おすすめ」「なし」
Android	スペースを開いて上部のスペース名をタップし「通知」	「すべて」「自分用」「なし」

スマホ全体の通知は、Chatアプリの左上のメニューから設定を開き、「通知」でオンにします。Gmailアプリの中でChatを使っている場合は、Gmailアプリの設定の「チャットの通知」で切り替えます。通知が届かないときは、アプリの設定に加えて、端末の設定でChatアプリの通知が許可されているかを見ます。

一時的に通知を止めたいときは、自分のステータスを「サイレント モード」にします。

Webhookでスペースにお知らせを送る

フォームの申込やメールの受信を「問い合わせ通知」スペースに自動で流すには、スペースに受信Webhookを付けます。Webhookは、決まったURLにデータを送るとスペースにメッセージが投稿される仕組みです。GAS・n8n・curlのどれからでも送れます。

Webhookを作る

管理者が「アプリ」→「Google Workspace」→「Google Chat」→「Chat 用アプリ」を開き、「ユーザーに着信 Webhook の追加と使用を許可する」を「オン」にして保存しておきます。そのうえで、スペースの側で作ります。WebhookはブラウザのChatでしか作れません。

1. ブラウザのChatで「問い合わせ通知」スペースを開きます。
2. スペース名の横の下向き矢印から「アプリとインテグレーション」を選びます。
3. 「Webhook を追加」をクリックします。ボタンが出ないときは、組織でWebhookの追加が許可されていません。
4. 名前に「体験申込の通知」と入れます。アバターのURLは空でも構いません。
5. 「保存」をクリックします。
6. 作ったWebhookの「その他」のメニューから、リンクをコピーします。

コピーしたURLには key と token が入っています。このURLを知っている人は誰でもスペースに投稿できるので、パスワードと同じ扱いにします。スプレッドシートのセルやChatのメッセージに貼らず、GASならスクリプト プロパティ、n8nなら認証情報の側に置きます。

curlで試す

まず手元のPCからテストで送ります。SPACE_ID・YOUR_KEY・YOUR_TOKEN は、コピーしたURLの値に置き換えます。

curl -X POST \
  -H 'Content-Type: application/json; charset=UTF-8' \
  'https://chat.googleapis.com/v1/spaces/SPACE_ID/messages?key=YOUR_KEY&token=YOUR_TOKEN' \
  -d '{"text":"テスト送信です。問い合わせ通知スペースのWebhookが動いています。"}'

スペースに「体験申込の通知」の名前でメッセージが出れば成功です。

GASからフォームの申込を送る

体験の申込を受けているGoogleフォームの回答先のスプレッドシートで、「拡張機能」→「Apps Script」を開き、次のコードを貼ります。フォームの質問名は「お名前」「希望日」「電話番号」の例です。自分のフォームの質問名に合わせて直します。

// スクリプト プロパティ CHAT_WEBHOOK_URL に、コピーしたWebhookのURLを入れておく
function notifyTrialToChat(e) {
  const url = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('CHAT_WEBHOOK_URL');
  const v = e.namedValues; // 質問名 → 回答の配列
  const get = (name) => (v[name] && v[name][0]) ? v[name][0] : '（未入力）';

  const text = '体験レッスンの申込が届きました\n' +
    'お名前: ' + get('お名前') + '\n' +
    '希望日: ' + get('希望日') + '\n' +
    '電話番号: ' + get('電話番号') + '\n' +
    '予約一覧のシートで対応状況を付けてください';

  // 同じ日の申込を1つのスレッドにまとめる
  const threadKey = 'trial-' + Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyyMMdd');

  const res = UrlFetchApp.fetch(url + '&messageReplyOption=REPLY_MESSAGE_FALLBACK_TO_NEW_THREAD', {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json; charset=UTF-8',
    payload: JSON.stringify({ text: text, thread: { threadKey: threadKey } }),
    muteHttpExceptions: true
  });
  if (res.getResponseCode() !== 200) {
    console.error('Chatへの送信に失敗: ' + res.getResponseCode() + ' ' + res.getContentText());
  }
}

1. Apps Scriptのエディタで左の歯車（「プロジェクトの設定」）を開きます。
2. 「スクリプト プロパティ」で「スクリプト プロパティを追加」をクリックし、プロパティに CHAT_WEBHOOK_URL、値にWebhookのURLを入れて保存します。
3. 左の時計のアイコン（「トリガー」）を開き、「トリガーを追加」をクリックします。
4. 実行する関数に notifyTrialToChat、イベントのソースに「スプレッドシートから」、イベントの種類に「フォーム送信時」を選んで保存します。
5. 承認の画面が出たら、自分のアカウントで許可します。
6. フォームからテストの申込を1件送り、スペースに通知が出ることを確かめます。

threadKey を日付にしているので、同じ日の申込は1つのスレッドにまとまり、スペースの一覧が通知で流れません。REPLY_MESSAGE_FALLBACK_TO_NEW_THREAD は、その日のスレッドがまだなければ新しく作る指定です。トリガーの種類ごとの違いは「GASのトリガー：定期実行・フォーム送信時・編集時」に書きます。

n8nから送る

Gmailの受信やLINEの問い合わせなど、Googleの外のきっかけで通知を流すときはn8nを使います。n8nのGoogle Chatノードはサービスアカウントなどの認証が要るので、スペースに投稿するだけならHTTP Requestノードでwebhookに送るほうが手軽です。

HTTP Requestノードの項目	設定値
Method	POST
URL	WebhookのURL（https://chat.googleapis.com/v1/spaces/SPACE_ID/messages?key=YOUR_KEY&token=YOUR_TOKEN）
Authentication	None（URLに鍵が入っているため）
Send Body	オン
Body Content Type	JSON
Specify Body	Using Fields Below
Body Parameters の Name	text
Body Parameters の Value	下の式

Valueには、前のノード（例: Gmail Trigger）の値を差し込む式を入れます。Gmail Triggerは「Simplify」が既定でオンで、出力にメールのヘッダー（From・To・CC・BCC・Subject）が入ります。

{{ '問い合わせメールが届きました\n件名: ' + $json.Subject + '\n差出人: ' + $json.From }}

$json.subject などの名前は、前のノードの出力によって変わります。前のノードを一度実行し、出力の項目名を見てから書きます。curlの1行をそのまま使うなら、HTTP Requestノードの「Import cURL」に上のcurlを貼ると、MethodとURLとBodyが入ります。n8nの組み方の全体は「Google Workspaceとn8nをつなぐ：フォーム・Gmail・スプレッドシートを外へ流す」に書きます。

Webhookの制限

1つのスペースへの投稿は1秒に1件までで、この上限はそのスペースのWebhook全部で共有されます。申込が一度に何十件も来ることはまずありませんが、過去の申込をまとめて流し直すときは、GASなら Utilities.sleep(1100) を挟みます。Webhookは送るだけで、スペースの書き込みに返事をすることはできません。スペースのメッセージに反応する仕組みが要るなら、Chatアプリを作ります。

SlackやLINE WORKSと比べたとき

どれも社内チャットとしてよくできていて、向く会社が違います。

項目	Google Chat	Slack	LINE WORKS
費用	Google Workspaceに含まれる	無料プランあり。プロは1ユーザー月1,050円（月払い）・月925円（年払い）	無料プランあり。スタンダードは1ユーザー月450円（年額契約・税抜）
無料プランの制限	無料版はない（Workspaceの契約で使う）	メッセージの保存と検索は90日間	使えるのは30人まで
社外の人とのやり取り	外部スペースは対象エディションのみ	Slackコネクトで別会社とチャンネルを共有できる（無料プランは1対1のDMのみ）	LINEのユーザーとトークできる機能がある
ほかのアプリとのつながり	Gmail・カレンダー・ドライブと同じアカウントで動く	連携アプリが多い（無料プランは10個まで）	LINE公式アカウントやLINEとの行き来がしやすい

料金は2026年10月時点の各社の料金ページの表示です。

Google Workspaceをすでに使っているなら、まずGoogle Chatで足ります。アカウントの管理が1か所で済み、退職者のアカウントを止めればChatも止まるからです。外部の取引先と毎日チャンネルでやり取りする会社や、エンジニアのツールと多くつなぎたい会社ならSlackが向きます。講師やパートさんがLINEに慣れていて、お客さんとのLINEのやり取りも社内のチャットから続けたい店舗なら、LINE WORKSが向きます。

応用

予約スケジュールの予約をスペースに流す

予約スケジュールで体験の予約が入ると、受付のカレンダーに予定が入ります。n8nのGoogle Calendar Triggerで新しい予定を拾い、上のHTTP Requestノードで「問い合わせ通知」に送れば、受付以外も予約に気付けます。

毎朝その日のレッスンを流す

GASの時間主導型のトリガーで毎朝8時に、共有カレンダー「レッスン」のその日の予定を読み、「本日のレッスン」としてスタッフ連絡に送ります。CalendarApp.getCalendarById(...).getEventsForDay(new Date()) で予定を取り、件名と時刻を並べて上の送信の関数に渡します。

お知らせ用スペースで既読を揃える

規則の変更など全員に読ませたい連絡は、お知らせ用スペースに代表が書き、読んだ人は絵文字のリアクションを付ける、と決めます。誰がまだ読んでいないかが、リアクションの一覧で分かります。

できないことと、その代わり

できないこと	代わりの手
スマホアプリでWebhookを作る	ブラウザのChatで作る
Webhookで届いたメッセージに返事をして処理を動かす	Chatアプリを作るか、n8nのGoogle Chatノードの「Send and Wait for Response」で承認を受ける
Business Starterで外部の人を入れたスペースを作る	外部の人とはメールでやり取りする。外部スペースが要るならStandard以上にする
お知らせ用スペースを後からコラボレーション用に変える	新しいスペースを作り直す
外部の人を入れたスペースを組織全体に公開する	社内用と外部用でスペースを分ける
お客さんとチャットする	お客さんとのやり取りはメールかLINE公式アカウントで行い、通知だけChatに流す
1つのスペースへ1秒に何件も自動投稿する	送る側で間隔を空ける。まとめて1通にする

よく詰まるところ

症状	原因	直し方
「Webhook を追加」が出ない	管理コンソールで受信Webhookが許可されていない、またはスマホアプリで見ている	管理者にChatアプリの設定を確かめてもらう。ブラウザで開く
curlで送ると 403 が返る	URLの token が欠けている、またはWebhookを消した	Webhookのリンクをコピーし直す。URLの & がシェルで切れないよう全体を ' で囲む
GASで送ると日本語が文字化けする	Content-Typeに文字コードがない	contentType: 'application/json; charset=UTF-8' にする
GASのトリガーで e.namedValues が undefined になる	フォームの側にトリガーを付けた、またはエディタで直接実行した	回答先のスプレッドシートのスクリプトで「スプレッドシートから」「フォーム送信時」にする。テストはフォームから送る
通知が毎回別のスレッドになる	threadKey を付けていない、または messageReplyOption を付けていない	本文に thread.threadKey、URLに messageReplyOption を付ける
外部の人を招待できない	管理コンソールで外部チャットか外部スペースがオフ、またはプランが対象外	手順4の設定を確かめる。「制限あり」で作ったスペースか確かめる
招待した人がスペースに出てこない	初めての相手には招待メールが届き、承諾待ちになっている	相手に招待メールの承諾を頼む
PCで通知が出ない	ブラウザかOSの通知が止まっている	Chatの「お知らせ」で「例を表示」を押し、出なければブラウザとOSの通知設定を見る
スマホで通知が来ない	アプリの通知がオフ、端末でChatの通知を止めている、スペースが「なし」	アプリ・端末・スペースの3か所を順に見る
スペースから抜けた人が戻れない	抜けたら再追加が要る	メンバーの誰かが「メンバーを管理」から追加し直す
スタッフ連絡が通知だらけで読めない	自動の通知を人のスペースに流している	通知は「問い合わせ通知」に分け、日付ごとのスレッドにまとめる

次にやること

問い合わせメールを受付2人で回す仕組みは「Gmailを複数人で回す：Googleグループ・共有アドレス・振り分け・署名」で作ります。フォームの送信時や毎朝の定期実行でGASを動かす設定は「GASのトリガー：定期実行・フォーム送信時・編集時」に書きます。Gmailやスプレッドシートの変化をGoogleの外へ流すなら「Google Workspaceとn8nをつなぐ：フォーム・Gmail・スプレッドシートを外へ流す」、申込をLINEでも知らせたいなら「GoogleフォームとLINEをつなぐ：回答をLINEで知らせる・LINEから受け付ける」が次の記事です。