ChatworkやメールからSlack（スラック）へ移るとき、一番つまずくのはSlackの設定ではなく、いつから、どの連絡を、どこに書くかが社内で揃わないことです。切り替え日を決めずに「これからはSlackで」と言うだけだと、半年たってもChatworkとSlackの両方を見る状態が続きます。ここでは、社内の連絡がメールとChatworkに分かれていたWeb制作会社「サンプルデザイン」（社員20名・プロプラン）がSlackに寄せたときの段取りを、棚卸しから旧ツールの片づけまで順番に書きます。Slackのワークスペースを作る手順そのものは導入の記事で書いているので、ここでは移行の判断と段取りに絞ります。
この記事の内容
先に決めること
移行の前に、代表と移行の担当者で次の5つを決めて、社内に一度で伝えます。途中で変えると「結局どっちに書くの」という質問が毎日来ます。
| 決めること | 決め方 | サンプルデザインの答え |
|---|---|---|
| 何をSlackに寄せるか | 社内の連絡は全部。社外は相手ごとに決める | 社内の連絡は全部Slack。取引先はSlackコネクトにできる相手から順に |
| 切り替え日 | 月初や繁忙期を避けた週の月曜日 | 準備開始から4週目の月曜日 |
| 並行期間 | 2週間を基本に、旧ツールは読むだけで残す | 切り替え日の前2週間を並行期間、後の1か月は旧ツールを読むだけ |
| 過去のやり取りを持ってくるか | 基本は持ってこない。要るものだけ書き写す | 持ってこない。進行中の案件の要点だけSlackに書き写す |
| 移行の担当者 | 総務1名と現場のリーダー1名 | 総務EとディレクターA |
担当者を総務だけにすると、現場の「この連絡はどのチャンネルか」に答えられません。現場のリーダーを1人入れておくと、案件のチャンネルの切り方で迷いません。
移行の段取り
サンプルデザインが移行にかけた期間は、棚卸しから旧ツールの片づけまで約2か月です。Slackで連絡が回り始めるのは4週目で、残りの1か月は旧ツールを閉じる準備に使っています。
| 段階 | 期間 | やること | 終わったときの状態 |
|---|---|---|---|
| 1. 棚卸し | 1週目 | Chatworkのグループ、メールの宛先グループ、自動で届く通知メールを全部書き出す | 移すものと移さないものの一覧ができている |
| 2. Slackの準備 | 2週目 | ワークスペースの初期設定、チャンネルの作成、社員の招待、説明会 | 社員全員がSlackに入り、チャンネルに説明が入っている |
| 3. 並行期間 | 3〜4週目 | 社内の新しい話はSlackで始める。旧ツールに書かれたらSlackに移す | 社内の連絡の大半がSlackで始まっている |
| 4. 切り替え日 | 5週目の月曜日 | 旧ツールに「ここには書かない」と告知、通知メールの送り先を切り替える | 社内の連絡はSlackだけになっている |
| 5. 旧ツールの片づけ | 5〜8週目 | 旧ツールを読むだけで残し、必要なファイルを移し、契約とアカウントを止める | Chatworkの有料契約が止まり、メーリングリストが整理されている |
サンプルデザインの移行前は、社内の連絡がChatwork（部署・案件のグループ）、社内メール（全社のお知らせ・経費の連絡）、取引先とのメール、外注さんとのChatworkに分かれていました。ホームページの問い合わせフォームとサーバー監視の異常はメールで届き、見落としが何度も起きていました。
棚卸し：グループとメールをチャンネルに対応させる
最初の1週間で、今ある連絡の場所を全部書き出し、Slackのどこに移すかを決めます。ここで対応表を作っておくと、並行期間に「このグループの話はどこ？」と聞かれたときに表を見せるだけで済みます。
| いまの場所 | 中身 | Slackの移行先 | 移し方 |
|---|---|---|---|
| Chatwork「全体連絡」 | 全社のお知らせ | #notice-全社 | 投稿は代表と総務だけにする |
| 社内メール（全員宛ての宛先グループ） | 全社のお知らせ・規程の改定 | #notice-全社 | 切り替え日以降はSlackで出し、メールは出さない |
| Chatwork「デザイン部」「開発」「ディレクター会」 | 部署の相談 | #team-design・#team-engineer・#team-direction | 部署ごとに1つ |
| Chatwork「営業」 | 見積もり・商談の共有 | #team-sales | 金額を書くのでメンバーは営業と代表に絞る |
| Chatwork の案件グループ（案件ごと） | 進行中の案件の連絡 | #pj-a社-サイト改修 など | 進行中の案件だけ作る。終わった案件は作らない |
| Chatwork「総務への質問」、経費の連絡メール | 経費・勤怠・備品 | #ask-総務 | 質問の窓口として1つ |
| Chatworkのダイレクトチャット（業務の連絡） | 個人間の依頼 | 該当する部署・案件のチャンネル | 業務の依頼はチャンネルに書くと決める |
| Chatworkのマイチャット | 個人の作業メモ | #times-名前（希望者だけ） | 作るかは本人に任せる |
| Chatworkのタスク | 個人への依頼と期限 | Slackのリスト、または案件の管理表 | 期限の管理が要るものは管理表に残す |
| Chatwork（A社・B社とのグループ） | 取引先との連絡 | #ext-a社・#ext-b社（Slackコネクト） | 相手がSlackを使っているならSlackコネクト |
| Chatwork（外注のライター・カメラマン） | 外注さんとの連絡 | 案件チャンネルにゲストとして招待 | 案件の終了日をゲストの期限にする |
| info@sample-design.example に届く問い合わせ | ホームページのフォーム | #log-問い合わせ | メールをチャンネルに転送する |
| サーバー監視の異常メール | 監視の通知 | #log-サーバー監視 | 監視側のWebhookでSlackに送る |
| 取引先とのメール | 見積書・契約書・正式な連絡 | メールのまま | Slackには移さない |
この表で大事なのは、Chatworkのグループを1つずつそのままSlackに作らないことです。Chatworkではグループが人の組み合わせごとに増えがちで、サンプルデザインも40以上ありましたが、Slackで作ったのは15ほどです。同じ人たちが同じ目的で話しているグループは1つのチャンネルにまとめ、半年動いていないグループは移しません。チャンネルの切り方と命名ルールは「Slackのチャンネル：作り方・命名ルール・パブリックとプライベートの使い分け」で詳しく書いています。
過去のやり取りを持ってくるか
Slackに用意されているインポート
Slackのヘルプセンターに載っているデータの取り込みは、別のSlackワークスペースからのインポートと、CSVまたはテキストファイルからのインポートです。CSVやテキストで取り込めるのは、チャンネル、メッセージ、ユーザーアカウントという基本的な内容だけで、ワークスペースのオーナーが行います（フリー・プロ・ビジネスプラス）。ChatworkのデータをSlackに直接取り込む機能は、Slackのヘルプセンターにはありません。
CSVで取り込む場合は、1行に1メッセージで、列をタイムスタンプ、チャンネル、ユーザー名、テキストの順に並べ、古い順にして、1つの圧縮していないファイルにまとめます。
"1761868800","pj-a社-サイト改修","director-a","トップページのデザイン案を共有します。金曜までにご確認ください。"
"1761872400","pj-a社-サイト改修","designer-b","確認しました。ヘッダーの色だけ再調整します。"アップロードは、サイドバーの「管理者」→「ワークスペースの設定」→「セキュリティ」→「データのインポート / エクスポート」で、「CSV/テキストファイル」の横の「インポート」から行います。
アップロード後にメールで届く「概要を表示」から、ユーザーとチャンネルの対応づけ（マッピング）をします。ユーザーは既存のメンバーに対応づけるか、新しく作るかを選び、チャンネルは名前が既存のパブリックチャンネルと一致するとそのチャンネルにまとめられ、一致しなければ新しく作られます。投稿したユーザーか投稿先のチャンネルのどちらかが対応づけられていないと、そのメッセージは取り込まれないことがあります。
持ってこないと決めた理由
サンプルデザインは、過去のやり取りをSlackに持ってこないと決めました。理由は3つです。
- Chatworkから書き出したデータを、Slackの4列の形に整える作業が人手で数日かかる
- 取り込んでもスレッドやファイル、リアクションは付いてこず、読み返しにくい
- 実際に読み返すのは、進行中の案件の決定事項くらいだった
その代わり、次の3つをやっています。
- 進行中の案件ごとに、ディレクターが決定事項・未決事項・担当を案件チャンネルの最初の投稿（またはcanvas（キャンバス））にまとめて書く
- Chatworkに上がっていた案件のファイルは、Googleドライブの案件フォルダに移し、チャンネルの上部の「＋」から「リンク」でフォルダのURLを追加する
- 旧ツールは切り替え日から1か月、読むだけの状態で残し、過去の確認はそちらで行う
過去の経緯を全部Slackに入れないと不安、という声は必ず出ます。実際に運用していると、切り替えから1か月を過ぎるとChatworkを開く人はほとんどいなくなります。読み返しが必要なのは監査や係争のときで、それは書き出したファイルを保管しておけば足ります。
取引先・外注さんへの案内
社外の相手は、相手がSlackを使っているか、どのくらいの頻度でやり取りするかで分けます。
| 相手 | Slackでのつなぎ方 | 条件・注意 |
|---|---|---|
| Slackを使っていて、グループで話したい取引先 | Slackコネクトのチャンネル（#ext-a社） | チャンネルを作って招待するには有料プランが必要。フリーのワークスペースからできるのは1対1のDMだけ |
| Slackを使っていて、1対1で足りる取引先 | Slackコネクトの1対1のDM（ダイレクトメッセージ） | DMのSlackコネクトはどのプランでも使える |
| Slackを使っていない外注さん（1案件） | シングルチャンネルゲスト | 有料プランのみ。有料メンバー1人につき5人まで無料 |
| Slackを使っていない外注さん（複数案件） | マルチチャンネルゲスト | メンバーと同じ料金がかかる |
| 年に数回しかやり取りのない取引先 | メールのまま | 無理にSlackへ誘わない |
| 見積書・契約書・請求書の正式なやり取り | メールのまま | 記録として残す前提の書類はメールか電子契約に |
Slackコネクトでつないだチャンネルは、サイドバーの「外部とのつながり」セクションにまとまって表示され、開くと社外の会社が入っていることを示すバナーが出ます。社内のチャンネルと見分けがつくので、社外向けに書くつもりのない話を書いてしまう事故が減ります。
#ext-a社 と #ext-b社 が並んでいる状態取引先にSlackをお願いするのは、こちらの都合です。相手の社内規程でチャットツールが使えない会社もあります。サンプルデザインは、月に数回以上やり取りがあり、相手がSlackを使っているA社とB社にだけSlackコネクトを提案し、それ以外はメールのままにしています。
外注さんへの案内は、切り替え日の2週間前に送ります。案内に入れるのは、いつから、どこで、何が変わるかの3点だけです。
件名：連絡方法変更のご案内（サンプルデザイン）
いつもお世話になっております。サンプルデザインの総務Eです。
社内の連絡ツールをSlackに切り替えることになり、
外注でご協力いただいている皆様との連絡もSlackへ移します。
・切り替え日：〇月〇日（月）
・連絡先：Slackの案件チャンネル（招待メールを別途お送りします）
・費用：かかりません（ゲストとしてご招待します）
・Chatworkのグループは〇月〇日以降、読むだけの状態で〇月末まで残します
招待メールが届かない場合は、info@sample-design.example までご連絡ください。
ゲストの招待の手順と、Slackコネクトの設定は、それぞれ導入の記事と Slackコネクトの記事で書いています。
並行期間の長さと、旧ツールに書かれたときの扱い
並行期間は2週間
並行期間は2週間をすすめます。1週間だと、週1回しか出社しない人や、週次の定例が1回しか回らず、慣れる前に切り替わります。1か月以上にすると、どちらに書いても困らない状態が続き、旧ツールに戻る人が出ます。サンプルデザインは2週間の並行期間のあと、旧ツールを読むだけで1か月残しました。
| 期間 | Slack | Chatwork・社内メール | 旧ツールに書かれたとき |
|---|---|---|---|
| 並行期間（2週間） | 新しい話はここで始める | 書いてもよいが、新しい話は始めない | 受けた人がSlackの該当チャンネルに転記し、元の投稿に「Slackに移しました」と返す |
| 切り替え日から1か月 | 社内の連絡はここだけ | 読むだけ。書かない | 受けた人は返信せず、Slackに書き直してもらうよう頼む |
| 1か月後以降 | 社内の連絡はここだけ | 契約を止める・アカウントを外す | 書けない状態にする |
並行期間に転記を受けた人がやるのは、旧ツールの内容をコピーしてSlackに貼り、書いた本人をメンションすることだけです。毎回転記していると、書いた本人も「次からSlackに書こう」と気づきます。
#pj-a社-サイト改修 に転記し、書いた本人をメンションしてスレッドで続きを話している状態転記を代わりに続けるのは並行期間までで、切り替え日以降は本人に書き直してもらいます。
メールで届く社内の連絡
経費の申請や全社のお知らせがメールで来たときも同じです。切り替え日以降、社内宛てのメールは「Slackの #ask-総務 に書いてください」と短く返します。社内の宛先グループは、切り替え日に送り先を減らすか、チャンネル用のメールアドレスに転送するように変えます（応用で書きます）。
切り替え日にやること
切り替え日の朝、移行の担当者が次の順番で作業します。30分ほどで終わります。
#notice-全社に「本日から社内の連絡はSlackだけです」と投稿し、会話の上部の「＋」から「リンク」で対応表を追加する- Chatworkの社内グループに「本日からSlackに移りました。ここには書かないでください」と投稿する
- 社内の宛先グループのメールで、同じ内容を最後に1回だけ送る
- ホームページの問い合わせフォームの通知メールを、
#log-問い合わせのチャンネル用メールアドレスに転送する設定を有効にする - サーバー監視の通知先に、
#log-サーバー監視のWebhook URLを追加する - 取引先・外注さんのChatworkグループに、Slackへの移行と旧グループの終了日を投稿する
#notice-全社 に切り替えの告知が投稿され、会話の上部に対応表のリンクが並んでいる状態旧ツールの片づけ
切り替え日から1か月で、旧ツールを閉じます。閉じる前に、次を確認します。
| 確認すること | やること |
|---|---|
| Chatworkに残っているファイル | 必要なものをGoogleドライブの案件フォルダに移す |
| Chatworkのデータの保管 | 書き出す方法と条件をChatworkの公式ヘルプで確かめ、必要なら書き出して保管する |
| 他のサービスからChatworkへの通知 | 通知先をSlackに変える（外部サービスの通知設定を全部見る） |
| 社外の相手のChatworkグループ | 移行先を案内したうえで退出する |
| Chatworkの有料契約 | 次の更新日の前に解約する |
| 社内の宛先グループ（メール） | 全社宛てのグループを廃止するか、Slackへの転送だけにする |
一番漏れやすいのは、他のサービスからChatworkに飛ばしていた通知です。Chatworkを止めた翌月に「フォームの通知が誰にも届いていなかった」と気づくことがあります。棚卸しの表に「自動で届くもの」の列を作り、1つずつ通知先を変えてから止めます。
応用
メールをチャンネルに流す
有料プランでは、チャンネルやDMごとに専用のメールアドレスを作れます。問い合わせフォームの通知や、社外から届く定型のメールをチャンネルに流すのに使います。プロでは受信メールの有効・無効やドメインの許可リストの設定はできません（ビジネスプラス・Enterpriseのみ）。作成の権限はオーナーと管理者が管理します。
- メールを流したいチャンネル（
#log-問い合わせ）を開きます。 - 会話のヘッダーのチャンネル名をクリックして、チャンネルの設定の画面を開きます。
- チャンネル用メールアドレスを取得する項目を開きます（画面の表記は管理画面で確かめます）。
- 表示されたメールアドレスをコピーし、Gmail の自動転送のルールに設定します。
このアドレスを知っていれば誰でもチャンネルにメールを送れるので、社外には出さず、転送ルールの中だけで使います。個別のメールを手でSlackに送りたいときは、Gmail のアドオン「Slack for Gmail」を入れると、メールの画面からチャンネルやDMに送れます（全プランで使えます）。
並行期間だけ、取引先のChatworkの投稿をSlackに流す
Slackコネクトに移れない取引先と、しばらくChatworkでやり取りが残る場合、ChatworkのWebhook（メッセージが作られたときに通知する仕組み）をn8nで受け取り、SlackのIncoming Webhookで案件チャンネルに流す方法があります。Slackに送る部分は、次のように1つのURLへJSONを送るだけです。
curl -X POST -H 'Content-type: application/json' \
--data '{"text":"[Chatwork A社グループ] 営業D: 来週の打ち合わせは火曜でお願いします"}' \
https://hooks.slack.com/services/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxChatworkのWebhookは、ユーザーがAPIの管理画面で設定し、1アカウント5件までです。あくまで並行期間の補助で、Slackから返信してもChatworkには届きません。n8nでの組み方はn8nの記事で書いています。
移行がうまくいかない会社のパターンと直し方
| パターン | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 切り替え日を決めていない | 半年たっても両方を見る | 日付を決めて全社に告知し、旧ツールは読むだけにする |
| 代表や役員だけ旧ツールに書く | 部下もそちらに合わせ、Slackが空になる | 代表が最初にSlackで指示を出す。代表宛てのChatworkは秘書役が転記する |
| Chatworkのグループをそのまま全部作った | チャンネルが40個並び、どこに書くか迷う | 同じ目的のものをまとめ、動いていないものはアーカイブする |
| DMで業務が回る | 担当が休むと誰も経緯を追えない | 業務の依頼はチャンネルに書くと決め、DMの依頼はチャンネルに書き直してもらう |
| 通知が多すぎて切る人が出る | 大事な連絡を見落とす | 通知の設定を説明会で一緒に直す。部署外のチャンネルはミュートしてよいと伝える |
| 過去ログを全部移そうとして止まる | 移行の準備が終わらない | 持ってこないと決め、進行中の案件の要点だけ書き写す |
| 取引先に一斉にSlackを頼んだ | 断られたり、相手の負担になったりする | やり取りの多い相手から、相手の都合を聞いて順番に |
| 旧ツールの通知先を変え忘れた | 止めたあとに通知が消える | 棚卸しに「自動で届くもの」を入れ、止める前に1つずつ確かめる |
できないことと、その代わり
| できないこと | 代わりの手 |
|---|---|
| ChatworkのデータをSlackに直接取り込む | 持ってこない。必要ならCSV（タイムスタンプ・チャンネル・ユーザー名・テキスト）に整えて取り込む |
| CSVでスレッド・ファイル・リアクションを取り込む | ファイルはGoogleドライブに移し、要点はcanvasに書く |
| フリープランのままSlackコネクトのチャンネルを使う（1対1のDMだけ） | 1対1のDMのSlackコネクトか、ゲスト、またはメールのまま |
| Slackから返信してChatworkやメールの相手に届ける | 並行期間は元のツールで返す。切り替え後は相手にもSlackかメールに寄せてもらう |
| Slackを契約書・請求書のやり取りの記録にする | 正式な書類はメールか電子契約に残し、Slackには「送りました」の連絡だけ書く |
| Slackでタスクの期限と進み具合を台帳として管理する | 案件の管理表（スプレッドシート、kintoneなど）に残し、Slackには変更の通知を流す |
Chatworkのタスクを使っていた会社は、Slackに同じものを探しがちです。Slackにはリストやリマインダーがありますが、案件ごとの進み具合を長く残して集計する用途には、管理表やkintoneのほうが向いています。
よく詰まるところ
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 切り替え後もChatworkに書く人がいる | 旧ツールが書ける状態のまま、通知も来ている | 返信せずSlackに書き直してもらう。1か月後に契約を止める |
| 問い合わせの通知がSlackに来ない | 転送先のアドレスが違う、チャンネル用メールアドレスが削除された | チャンネルの設定の画面でアドレスを確認し、転送ルールを直す |
| チャンネル用メールアドレスが作れない | フリープラン、またはオーナーが作成の権限を絞っている | プロプラン以上にする。オーナーに権限を確認する |
| CSVのインポートでメッセージが一部入らない | 投稿先のチャンネルか投稿したユーザーがマッピングされていない | ユーザーとチャンネルのマッピングを全部埋めてから続行する |
| CSVのインポートのメニューが見当たらない | ワークスペースのオーナーではない | オーナーに依頼する |
| 取引先をSlackコネクトのチャンネルに招待できない | フリープランではSlackコネクトは1対1のDMだけ | DMのSlackコネクトかゲストにする。自社をプロ以上にする |
| 外注さんが「どこに書けばいいか分からない」 | ゲストが入るチャンネルの説明が空 | チャンネルの説明に用途と連絡のルールを書き、最初の投稿でメンションする |
| 全社のお知らせがメールとSlackで二重に来る | 宛先グループのメールを止めていない | 切り替え日に最後のメールを送り、以後はSlackだけにする |
| 旧ツールを止めたら過去の確認ができない | 書き出しや保管をしていない | 止める前に必要なファイルを移し、データの保管方法を決める |
次にやること
- Slackの導入手順：ワークスペースの作成から社員の招待・初期設定まで
- Slackのチャンネル：作り方・命名ルール・パブリックとプライベートの使い分け
- Slackコネクトとは：取引先と同じチャンネルで話す設定と注意点
- Slackの運用ルール：社内ガイドラインの例と定着させるコツ