Slackのワークフローで承認フロー：申請から承認・記録までを作る

Slack（スラック）のワークフロービルダーを使うと、「フォームで申請する→承認する人にボタン付きのメッセージが届く→押したら申請した人に結果が届き、記録が残る」という承認の流れを、コードを書かずに作れます。DMや口頭で「経費、出していいですか」と聞く会社なら、申請の漏れと「言った・言わない」がなくなります。ただし、Slackの承認は簡易なものです。監査に耐える記録や、金額で承認者が変わる多段の承認には向きません。ここでは、社員20名ほどのWeb制作会社「サンプルデザイン」（プロプラン）の例で、経費と有給の申請の作り方、記録の残し方、差し戻し・代理・期限切れの扱い、運用ルール、kintoneや専用システムに渡す判断までを書きます。ワークフロービルダーの基本は「Slackのワークフロービルダー：作り方と、日報・申請・問い合わせ受付の例」に書いています。

この記事の内容

1. 先に決めること
2. Slackで作れる承認の形
3. 一覧：経費と有給の承認フロー
4. 作る手順：経費の申請
5. 有給の申請
6. 承認の記録をスプレッドシートやリストに残す
7. 差し戻し・代理の承認者・期限切れの扱い
8. Slackの承認で足りない場面
9. 承認フローの運用ルール
10. できないことと、その代わり
11. よく詰まるところ
12. 次にやること

先に決めること

承認フローは、作る前に「誰が・何を・いくらまで」承認するかを紙に書き出しておかないと、作ってから例外が次々に出てきます。

決めること	サンプルデザインの答え
Slackで承認するもの	5万円未満の経費の立替え、有給・午前休・午後休
Slackで承認しないもの	5万円以上の支出、外注の発注、契約、値引き（会計ソフトと稟議書で）
承認する人	経費は代表、有給は部署のリーダー
代理の承認者	代表が不在のときは総務E。リーダーが不在のときは代表
期限	経費は月末の3営業日前まで、有給は取る日の3営業日前まで
記録の置き場所	Googleスプレッドシートの「申請の記録」。Slackの投稿は記録の正にしない
差し戻しのやり方	承認者がスレッドで理由を書き、申請した人が出し直す

いちばん大事なのは、記録の正をSlackの外に置くことです。Slackのメッセージは、あとから探しにくく、消そうと思えば消せます。承認の結果はスプレッドシートかリストに1行ずつ残し、会計ソフトや勤怠への転記はそこから行います。

Slackで作れる承認の形

2026年10月時点のヘルプセンターで確かめた範囲では、ワークフロービルダーに「承認」という名前の専用のステップは見当たりません。承認は、フォーム・メッセージのボタン・分岐を組み合わせて作ります。プランによって作れる形が違います。

形	使うもの	プロ	ビジネスプラス以上
承認ボタン1つ（押したら承認、押さなければ止まる）	メッセージのボタン（「動作」をワークフローの続行に）	作れる	作れる
承認と差し戻しの2つのボタンで道を分ける	ボタン＋「分岐を追加」	作れない	作れる
回答（金額の区分など）で承認者を変える	フォームの回答＋「分岐を追加」	作れない	作れる
押せる人を承認者と代理に限る	ボタンの「詳細設定」	作れる	作れる
押せる期限を付ける	ボタンの「詳細設定」の有効期限	作れる	作れる
結果をスプレッドシートに残す	コネクタのGoogleスプレッドシートのステップ	作れる	作れる

分岐は1つのワークフローに15個まで、1つの分岐の下に入れ子にできるのは5つまでです。プロプランのサンプルデザインでは、承認ボタン1つの形で作り、差し戻しはスレッドで行っています。

一覧：経費と有給の承認フロー

経費の申請（プロプランの形）

順番	中身
トリガー	「リンクから」（#ask-総務 に置く）
ステップ1	フォーム：日付・金額・支払先・用途・案件・領収書の保存先
ステップ2	#ask-総務 にメッセージ：申請の中身と「承認する」ボタン（押せるのは代表と総務E、シングルクリック、有効期限あり）
ステップ3	ボタンが押されたら：同じチャンネルに「承認しました」を投稿
ステップ4	申請した人にメッセージ：承認の控え
ステップ5	Googleスプレッドシートのステップ：「申請の記録」に1行足す

有給の申請（プロプランの形）

順番	中身
トリガー	「リンクから」（#ask-総務 に置く）
ステップ1	フォーム：種類（有給・午前休・午後休）・日付・引き継ぎ先・部署
ステップ2	#log-休暇 にメッセージ：申請の中身と「承認する」ボタン（押せるのは部署のリーダーと代表）
ステップ3	ボタンが押されたら：申請した人に「承認されました」のメッセージ
ステップ4	Googleスプレッドシートのステップ：「申請の記録」に1行足す

作る手順：経費の申請

フォームを作る

1. サイドバーの「エージェントとツール」→「ワークフロー」→「新規」→「ワークフローを構築する」をクリックします。
2. 「イベントを選択する」で「リンクから」を選びます。
3. 「ステップを追加」でフォームのステップを選び、タイトルを「経費の申請」にします。
4. 質問を足します。日付、金額（数字で）、支払先、用途、案件（選択肢）、領収書の保存先（Googleドライブのフォルダのリンク）。
5. 金額の質問の説明に「5万円以上はこのフォームでは申請できません」と書きます。
6. ステップを保存します。

承認のメッセージとボタンを作る

1. 「ステップを追加」で、チャンネルにメッセージを送るステップを選びます。
2. 送り先に #ask-総務 を選びます。
3. 本文に「変数を挿入する」で、申請した人（「このワークフローを使用した人」）とフォームの回答を入れます。
4. 「ボタンを追加する」をクリックし、文言を「承認する」にします。
5. 「動作」でワークフローの続行を選びます。
6. 「シングルクリック」をオンにします。2回押されて記録が2行できるのを防ぎます。
7. 「詳細設定」で、押せる人を代表と総務Eに限り、有効期限を付けます。
8. 「完了」→「保存」をクリックします。

本文は、たとえば次の形にします。波かっこの部分が変数です。

経費の申請：{このワークフローを使用した人}
日付：{日付}
金額：{金額} 円
支払先：{支払先}
用途：{用途}
案件：{案件}
領収書：{領収書の保存先}
承認する場合はボタンを、差し戻す場合はこのスレッドに理由を書いてください。

承認されたあとのステップを作る

1. ボタンのあとに「ステップを追加」で、チャンネルにメッセージを送るステップを足し、#ask-総務 に「上の申請を承認しました」と投稿します。
2. もう1つメッセージのステップを足し、申請した人に承認の控えを送ります。
3. 「ステップを追加」でコネクタのGoogleスプレッドシートのステップを選び、「申請の記録」のシートに1行足します。列には申請日・申請した人・種類・金額・用途・案件・承認日を入れます。
4. 左上のアイコンで名前を「総務・経費の申請」にします。
5. 3つのドットアイコン→「設定」→「編集」→「ワークフローマネージャー」に総務Eと代表を入れます。
6. 「誰がこのワークフローを見つけて使用できますか？」は社員全員にします。
7. 「完了」→「公開する」をクリックします。

公開したら、自分で一度申請し、代表に押してもらって、チャンネルの投稿・控え・スプレッドシートの行の3つが揃うかを確かめます。総務Eがボタンを押しても動くかも、代理の確認として一緒に試します。押せる人に入れていない社員でボタンを押してみて、押せないことも確かめておきます。試した申請はスプレッドシートから行を消しておきます。

有給の申請

有給の流れも同じ作り方で、送り先と押せる人を変えます。部署のリーダーが承認するので、ボタンの「詳細設定」で押せる人に各部署のリーダー4人と代表を入れます。プロプランでは部署ごとに承認者を分ける分岐が使えないため、押せる人を「リーダー全員」にし、運用で「自分の部署の申請だけ押す」と決めています。

部署ごとに承認者を厳密に分けたいなら、方法は2つです。

• 部署ごとにワークフローを1本ずつ作る（「デザイン・有給の申請」など）。マネージャーはワークフローをコピーして作れる
• ビジネスプラスにして、フォームの「部署」の回答で分岐する

サンプルデザインは部署が5つなので、コピーで5本作るより、リーダー全員が押せる形のほうが管理が楽だと判断しました。誰が押したかは、押した人が自分でスレッドに書く運用にします。

申請する人から見た流れ

申請する社員の側では、次の順で進みます。社員向けの説明はこの4行だけで足ります。

1. #ask-総務 の上部に置いた「総務・有給の申請」を開く。
2. フォームに種類・日付・引き継ぎ先・部署を入れて送る。
3. #log-休暇 に自分の申請が出たことを確かめる。
4. 承認されると、Slackで「承認されました」のメッセージが届く。差し戻されたときは、申請のスレッドに理由が書かれる。

勤怠への転記は総務Eがスプレッドシートを見て行うので、社員が別に総務へ連絡する必要はありません。

承認の記録をスプレッドシートやリストに残す

承認の結果は、Slackのメッセージとは別に必ず1か所に残します。

残し先	向くとき	作り方
Googleスプレッドシート	会計ソフトや勤怠への転記、月ごとの集計	コネクタのGoogleスプレッドシートのステップで行を足す
Slackのリスト	申請の状態（申請中・承認済み・差し戻し）をSlackの中で追う	行はリストの「フォーム」やAPIで足す。リストは有料プランで、プロとビジネスプラスはアイテムとサブタスク合計1,000件まで
kintone	件数が多い、監査が要る、ほかのデータとつなぐ	n8nなどでワークフローの結果をkintoneに送る

サンプルデザインはスプレッドシートにしています。経費は月に40件ほど、有給は月に15件ほどで、1年で700件近くになります。リストは1,000件を超えると古いものから自動でアーカイブされるので、年単位でためる記録には向きません。リストは「今月の申請のうち、まだ処理していないもの」を追う用途に使い、記録の正はスプレッドシートにしています。リストの使い方は「Slackのリストでタスク管理：依頼・案件・問い合わせをSlackの中で追う」に書いています。

プロプランとビジネスプラスでは、ワークフローのフォームの回答をまとめて書き出す機能がありません（書き出しはEnterpriseだけ）。あとで集計したい項目は、スプレッドシートのステップで必ず列に入れておきます。

差し戻し・代理の承認者・期限切れの扱い

差し戻し

プロプランの形では、ボタンは「承認する」の1つだけです。差し戻すときは、承認者が申請のメッセージのスレッドに理由を書きます。申請した人は、直した内容で申請し直します。最初の申請はボタンが押されないまま期限切れになり、記録には残りません。

場面	誰が	どうする
金額や用途に誤りがある	承認者	スレッドに「金額が領収書と違います」と書く
直して出し直す	申請した人	フォームから新しく申請し、古い申請のスレッドに「出し直しました」と書く
古い申請	—	ボタンの期限が切れて押せなくなる

ビジネスプラス以上なら、「承認する」と「差し戻す」の2つのボタンを置き、「分岐を追加」でボタンのクリックを条件にして道を分けられます。どの条件にも当てはまらなかったときに進む道（ヘルプセンターでは「代替手段」）も用意できます。

順番	承認の道	差し戻しの道
条件	「承認する」のクリック	「差し戻す」のクリック
ステップ1	チャンネルに「承認しました」を投稿	チャンネルに「差し戻しました」を投稿
ステップ2	申請した人に承認の控え	申請した人に、理由をスレッドで確かめて出し直すよう案内
ステップ3	スプレッドシートに「承認」で1行	スプレッドシートに「差し戻し」で1行

差し戻しも記録に残るので、同じ人が何度も差し戻されている、といった傾向も後から見えるようになります。

代理の承認者

ボタンの「詳細設定」で押せる人に、承認者と代理を両方入れておきます。代表が出張のときは総務Eが押す、という形です。代理が押したときは、押した人が自分でスレッドに「総務Eが承認しました」と書きます。代表が戻ったらスレッドを見て確かめます。代表の不在が分かっている日は、代表がSlackのステータスに「出張中・承認は総務E」と書いておくと、申請した人も誰が押すのかが分かり、催促のDMが代表に届くことがなくなります。

承認者が替わったときは、ワークフローマネージャーがボタンの押せる人を直し、「変更内容を公開」で反映します。人事異動の手順書に「ワークフローの承認者を直す」を入れておかないと、異動した人がずっと押せるまま残ります。

期限を過ぎたとき

ボタンの「詳細設定」の有効期限を過ぎると、ボタンは押せなくなります。サンプルデザインでは、経費は申請から7日、有給は申請から5日にしています。期限が切れた申請は、申請した人が出し直します。

承認者が押し忘れて期限が切れるのを防ぐには、承認のメッセージを #ask-総務 に出すだけでなく、「スケジュールにもとづく」ワークフローで毎週月曜に「未承認の申請がないか確認してください」と投稿します。スレッドに承認の投稿が付いていない申請が、押し忘れです。

Slackの承認で足りない場面

Slackの承認は「承認したことが分かればよい」ものに向いています。次の場面では、kintoneや専用の申請システムに渡します。

場面	Slackでの限界	渡す先
監査や税務調査で承認の記録を見せる	誰がいつ承認したかを改ざんできない形で残す仕組みではない	会計ソフトの申請機能、専用の経費精算・ワークフローのシステム
多段の承認（リーダー→部長→代表）	段ごとにボタンとステップを重ねると長く壊れやすい。分岐の入れ子は5つまで	kintoneのプロセス管理、専用システム
金額で承認者を変える	プロでは分岐がない。ビジネスプラスでも金額の区分を選択肢で答えてもらう形になる	kintone、専用システム
申請の一覧・検索・集計	フォームの回答の書き出しはEnterpriseだけ	スプレッドシート、kintone
承認後に会計ソフトや勤怠に自動で入れる	ワークフロービルダーではつなぎにくい	n8n、各システムの連携
添付の領収書を原本として保管する	Slackのファイルは保管の仕組みではない	会計ソフト・経費精算のシステム

サンプルデザインでも、5万円以上の支出と外注の発注は、Slackでは扱っていません。Slackには「稟議を出しました」という連絡だけを流し、承認は別の仕組みで行っています。kintoneに申請を置き、承認の結果だけをSlackに知らせる形にすると、申請した人はSlackを見ていれば結果が分かり、記録はkintoneに残ります。つなぎ方は「Slackとkintone・Salesforce・n8nの連携：業務システムの通知と承認をつなぐ」に書いています。

承認フローの運用ルール

作ったあとに崩れないよう、次のルールを #ask-総務 のcanvas（キャンバス）に置いています。

ルール	中身
申請はフォームからだけ	DMや口頭の申請は受けない。「フォームから出してください」と返す
承認はボタンからだけ	「いいですよ」とスレッドに書くだけでは承認にならない
差し戻しは理由を書く	「NG」だけで終わらせず、何を直せば通るかを書く
承認の期限	承認者は申請から2営業日以内に押すか差し戻す
記録の正	スプレッドシート「申請の記録」。Slackの投稿は記録として扱わない
ワークフローの持ち主	マネージャーは総務Eと代表の2人。承認者が替わったら総務Eがボタンの設定を直す
見直し	半年に1回、総務Eがアクティビティログと記録を見て、使われ方を確かめる

実際に運用していると、いちばん崩れやすいのは「急ぎだからDMで」という例外です。1回認めると、次からもDMで来ます。急ぎのときも、フォームから出したうえでDMで「出しました」と知らせてもらう形にすると、記録が残ったまま早く通せます。

月末の締めは、総務Eがスプレッドシート「申請の記録」を月で絞り込み、承認済みの経費を会計ソフトに入れる流れです。スプレッドシートの行と会計ソフトの登録を突き合わせ、入れ終わった行には「転記済み」の列に日付を入れます。こうしておくと、翌月に「先月の立替え、まだ振り込まれていません」と聞かれたとき、承認されたのか、転記が漏れたのかがすぐ分かります。Slackのスレッドをさかのぼって探す必要はありません。

ワークフローを直せる人とボタンを押せる人は、管理者の設定とも関わります。オーナーと管理者が「管理者」→「アプリとワークフロー」→「ワークフロー」で公開中のワークフローを一覧でき、マネージャーがいなくなったものは「マネージャーとして参加する」で引き取れます。管理者の役割は「Slackの管理者と権限：オーナー・管理者の役割と最初に見直す設定」に書いています。

できないことと、その代わり

できないこと	代わりの手
プロプランで承認と差し戻しのボタンで道を分ける	承認ボタン1つにし、差し戻しはスレッドで。分けたいならビジネスプラス
フリープランで承認フローを作る	ワークフロービルダーは有料プランだけ。プロプラン以上にする
承認の記録をSlackだけで残す	スプレッドシートのステップで1行ずつ残す
金額の大きさで承認者を自動で変える	金額の区分を選択肢で聞き、ビジネスプラスの分岐で分ける。厳密にするならkintone
承認後に会計ソフトへ自動で登録する	n8nや会計ソフト側の連携を使う
申請の一覧を画面で絞り込む	スプレッドシートのフィルターか、リストのビューで見る

よく詰まるところ

症状	原因	直し方
承認者以外もボタンを押せてしまう	「詳細設定」で押せる人を限っていない	押せる人を承認者と代理に限る
記録が2行できた	「シングルクリック」がオフで、2回押された	オンにする
承認者が替わったのに前の人が押せる	ボタンの押せる人を直していない	マネージャーが直し、「変更内容を公開」
「分岐を追加」が出てこない	分岐はビジネスプラス以上	承認ボタン1つの形にする
スプレッドシートに行が足されない	コネクタのアカウントの連携が切れた、または列の名前を変えた	ステップを開いて連携と列の対応を直す
コネクタのステップが選べない	アプリの承認を有効にしていて未承認	管理者にコネクタを承認してもらう
申請が出たのに承認者が気づかない	送り先のチャンネルの通知を絞っている	承認者は #ask-総務 の通知を「すべての新しい投稿」にする
ボタンが押せなくなった	有効期限が切れた	申請し直してもらう。期限の日数を見直す
#ask-総務 に投稿されない	送り先のチャンネルに投稿を限る設定がある	投稿できる人をマネージャーにする
作った人が辞めて誰も直せない	マネージャーがその人だけ	管理者が「マネージャーとして参加する」で引き取り、2人以上にする

次にやること

ワークフロービルダーの基本と、日報や問い合わせ受付の作り方は「Slackのワークフロービルダー：作り方と、日報・申請・問い合わせ受付の例」に戻ります。申請の状態をSlackの中で追うなら「Slackのリストでタスク管理：依頼・案件・問い合わせをSlackの中で追う」、承認をkintoneに渡して結果だけSlackに知らせるなら「Slackとkintone・Salesforce・n8nの連携：業務システムの通知と承認をつなぐ」です。ワークフローを誰が作れて誰が引き取れるかは「Slackの管理者と権限：オーナー・管理者の役割と最初に見直す設定」で見直します。