社内のマニュアルは、作った日がいちばん正しく、そこから少しずつ古くなります。Notion（ノーション）でマニュアルを作る会社は多いのですが、半年後には「どれが今のやり方か分からない」「探しても出てこない」で、結局また人に聞くようになりがちです。この記事では、社内wikiの構成の決め方から、マニュアル1本の書き方の型、見直しの期限と担当で古くしない運用、検索で見つかる名前の付け方までを順に書きます。読み終わると、新しく入ったスタッフが人に聞かずにNotionで手順を探せて、古い手順が残らない置き方ができます。前提は、ワークスペースとチームスペースができていることです。
例は、スタッフ6名の予約制の料理教室「サンプル料理教室」です。受付の電話対応、衛生の決まり、器具の手入れ、レシピが、これまで紙のファイルと代表の頭の中とLINEの過去のやり取りに分かれていました。新しく入った受付スタッフが、体験申込の電話で料金を聞かれて答えられなかったのをきっかけに、Notionにまとめることにしました。
この記事の内容
先に決めること
作り始める前に、次の5つを決めておきます。
1つ目は、wikiに置くものと置かないものの線引きです。wikiに置くのは、繰り返し使う手順と決まりです。サンプル料理教室なら、受付の手順、衛生の決まり、器具の手入れ、レシピ、教室全体の決まり（遅刻やキャンセルの扱い、休みの取り方）がこれに当たります。置かないのは、その時だけの情報です。会議の記録は議事録に、やることはタスクに、お客様の情報は予約システムに置きます。ここが混ざると、wikiの中に「10月のイベントの段取り」のような古くなる前提のページが増え、検索の邪魔になります。
2つ目は、ページの階層で作るかデータベースで作るかです。これは次の節の表で判断します。
3つ目は、1つのマニュアルに1人のオーナーを付けることです。オーナーは書く人ではなく、「このマニュアルが今のやり方と合っているか」に責任を持つ人です。受付の手順は受付A、衛生と器具の手入れは講師A、レシピはそのメニューを考えた講師、教室全体の決まりは代表、と担当の仕事に合わせて決めます。オーナーのいないマニュアルは、誰も直さないまま古くなります。
4つ目は、見直しの間隔です。全部を同じ間隔にする必要はありません。料金や受付の流れのように変わりやすいものは3か月、衛生のように法令や保健所の指導で変わるものは6か月、器具の手入れのようにほとんど変わらないものは1年、と分けます。
5つ目は、写真と動画を誰が撮るかです。手順のマニュアルは、文章より写真1枚のほうが早く伝わる場面が多くあります。マニュアルを書く日に、オーナーがスマートフォンで撮ってそのまま貼る、と決めておくと、写真のないマニュアルが減ります。
構成と、ページで作るかデータベースで作るか
サンプル料理教室の構成
| 分類 | 入れるマニュアルの例 | オーナー | 見直しの間隔 |
|---|---|---|---|
| 教室全体の決まり | 遅刻と欠席の連絡のしかた、休みの申請、鍵の開け閉め、個人情報の扱い | 代表 | 6か月 |
| 受付の手順 | 受付の電話対応、体験申込の受け方、LINEの返信、予約システムでの振替 | 受付A | 3か月 |
| 衛生 | 手洗いと身支度、食材の保管温度、アレルギーの確認、ごみの分け方 | 講師A | 6か月 |
| 器具の手入れ | 包丁の手入れ、オーブンの掃除、まな板の消毒、ガスコンロの点検 | 講師A | 1年 |
| レシピ | レッスンで使うメニューごとの分量と手順 | 各メニューを考えた講師 | メニューを変えたとき |
ページの階層・データベース・wikiの比べ方
Notionでマニュアルを置く形は3つあります。
| 形 | 向く場面 | 見直しの期限の持たせ方 | 使えるプラン |
|---|---|---|---|
| ページの階層 | マニュアルが20本ほどまで。1人で作って1人で直す | 持たせられない（本文に書くだけ） | すべて |
| データベース | 本数が多い。分類・オーナー・見直し日で絞りたい | 日付のプロパティ「次の見直し日」とビューで見る | すべて |
| wiki（ページをwikiに変換） | ページの階層のまま、オーナーと見直しの期限を持たせたい | ページを有効期限つきで認証し、期限が切れるとオーナーに通知 | ページの認証はビジネス・エンタープライズ（2026年10月時点） |
サンプル料理教室では、データベースを選びました。理由は2つあります。1つは、本数が最初から30本を超えることです。レシピだけで20本あり、ページの階層では探しにくくなります。もう1つは、フリーやプラスのプランでも「次の見直し日」で期限を持たせられることです。
wikiは、ふつうのページを「Wikiに変換」すると使えるようになる形です。変換すると、そのページの下のページにオーナーが付き、「ホーム」「すべてのページ」「自分がオーナーのページ」の3つのビューが自動で作られます。ページの階層の見た目のまま、データベースのように一覧で見られるのが特徴です。ただし変換できるのはふつうのページだけで、データベースをwikiにすることはできません。
ビジネスかエンタープライズのプランなら、wikiの外のページやデータベースのページも認証できます。データベースの場合は、データベースに「検証」のプロパティを足すと全ページを認証できるようになり、オーナーのプロパティも自動で足されます。データベースで作っておけば、プランを上げたときにそのまま認証の機能を足せるので、どのプランから始めてもデータベースにしておくのが無難です。
作る手順
マニュアルのデータベースを作る
- サイドバーの「教室全体」チームスペースで「＋」を押し、新しいページを作る。
- タイトルを「マニュアル」にする。
- 本文で
/データベースと入力し、フルページのデータベースを選ぶ。 - 次の表のとおりにプロパティを作る。
| プロパティ名 | 種類 | 入れるもの | 決まり |
|---|---|---|---|
| マニュアル名 | タイトル | 「受付の電話対応」 | 社内で呼んでいる言葉で付ける |
| 分類 | セレクト | 教室全体の決まり・受付の手順・衛生・器具の手入れ・レシピ | 5つから増やさない |
| オーナー | ユーザー | 責任を持つ人 | 1人 |
| 対象 | マルチセレクト | 講師・受付・全員 | 誰が読むか |
| 次の見直し日 | 日付 | 次に中身を確かめる日 | 見直したら先に進める |
| 最終更新日時 | 最終更新日時 | 自動 | 手で入れない |
| 最終更新者 | 最終更新者 | 自動 | 手で入れない |
| 状態 | セレクト | 下書き・公開中・古い | 「古い」は消さずに残す |
- ビューを「分類ごと」（ボード、分類でグループ化）、「受付向け」（対象が受付か全員）、「講師向け」（対象が講師か全員）、「見直しが来ている」（次の見直し日が今日より前）の4つ作る。
「状態」に「古い」を作るのは、やり方が変わった古い手順を削除せず残すためです。削除すると「前はどうしていたか」が追えません。「古い」のものは普段のビューで出さないよう、全部のビューのフィルターで状態が「古い」以外に絞っておきます。
マニュアルのテンプレートを作る
マニュアルの書き方がばらばらだと、読む人は毎回どこに何が書いてあるかを探すことになります。データベースのテンプレートで型をそろえます。
- マニュアルのデータベースの右上の「新規」の横の矢印を押し、「＋新規テンプレート」を選ぶ。
- テンプレートのタイトルを「手順のマニュアル」にする。
- プロパティの「状態」に下書きを入れる。
- 本文に、次の表の見出しを
##の見出しブロックで並べる。 - 各見出しの下に、何を書くかの一言を灰色の文字で入れておく。
| 見出し | 書くこと |
|---|---|
| このマニュアルの目的 | 何のための手順か。1〜2行 |
| 誰がいつ使うか | 対象の人と場面 |
| 準備するもの | 道具・画面・資料 |
| 手順 | 番号付きで、1ステップ1動作。写真を添える |
| やってはいけないこと | 事故・クレームにつながること |
| よくある質問 | スタッフから実際に出た質問と答え |
| 更新履歴 | いつ・誰が・何を変えたか |
レシピは手順と項目が違うので、別のテンプレート「レシピ」を作ります。中身は「人数と分量」「下ごしらえ」「手順」「レッスンでの声かけのポイント」「アレルギー表示」「更新履歴」です。
例1：受付の電話対応
受付の電話対応のマニュアルは、たとえば次のように書きます。
このマニュアルの目的には「教室に電話がかかってきたときに、受付の誰が出ても同じ対応ができるようにする」と書きます。誰がいつ使うかは「受付スタッフ。電話が鳴ったとき。講師が受付に入るときも同じ」です。準備するものは「予約システム（reserve.example）を開いたPC」「料金表のページ」「メモ用紙」です。
手順は次のように番号で書きます。
- 3回鳴るまでに出て「はい、サンプル料理教室の（名前）です」と名乗る。
- 用件を聞き、体験申込・予約の変更・お問い合わせのどれかを判断する。
- 体験申込なら、「体験申込の受け方」のマニュアルに沿って、名前・電話番号・希望日を聞く。
- 予約の変更なら、予約システムで会員の名前を探し、振替のできる日を伝える。
- 料金を聞かれたら、料金表のページを見て答える。分からないときは「確認して折り返します」と言い、自分で答えない。
- 切る前に、聞いた内容を復唱する。
- 電話の内容を受付の日報に書く。
やってはいけないことには「料金や割引を推測で答える」「ほかのお客様の予約状況を話す」「講師の個人の連絡先を教える」を書きます。よくある質問には、受付が実際に聞かれて困った質問を足していきます。「駐車場はありますか」「子どもを連れて行ってもいいですか」「アレルギーがあっても参加できますか」のような質問です。答えはオーナーの受付Aが代表に確かめてから書きます。
例2：包丁の手入れ
包丁の手入れのマニュアルは、文章より写真と動画が中心になります。
このマニュアルの目的は「教室の包丁を、どの講師が手入れしても同じ状態に保つ」です。誰がいつ使うかは「講師。毎回のレッスンの後片付けと、毎月最初のレッスンの前の研ぎ」です。準備するものは「中性洗剤とスポンジ」「乾いた布巾」「砥石（中砥）」「砥石を置く台」です。
手順は「毎回の手入れ」と「毎月の研ぎ」で見出しを分けます。毎回の手入れは、洗う・拭く・しまうの3ステップで、各ステップに写真を1枚ずつ添えます。毎月の研ぎは文章で角度を説明するより、講師Aが研いでいるところを1分ほどの動画で撮り、ページに埋め込みます。動画は「/」メニューから選べる動画の埋め込みブロックで、スマートフォンで撮ったファイルをそのままアップロードできます。
やってはいけないことには「食洗機に入れない」「刃を上にして水切りかごに立てない」「生徒に研がせない」を書きます。最後の1つは、教室の事故を防ぐための決まりなので、理由も1行添えます。
wikiにする場合の手順
ページの階層で作っていて、それをwikiにしたい場合は次の手順です。
- マニュアルをまとめている親のページを開く。
- ページの右上の「•••」から「その他」を選ぶ。
- 「Wikiに変換」を選ぶ。
- 「すべてのページ」のビューで、各ページのオーナーを担当に付け替える。
- オーナーが自分のページを開き、ページ上部の認証の操作から、有効期限（特定の期間か無制限）を選んで認証する。
wikiにすると、ページを作った人が最初のオーナーになります。代表がまとめて作った場合は全部が代表になるので、4番目で付け替えます。元に戻すときは、同じ「•••」→「その他」から「Wikiを元に戻す」を選びます。
古くならない運用
マニュアルが古くなる原因は、書いた人が怠けることではなく、やり方が変わったときにマニュアルを直す流れが無いことです。サンプル料理教室では、次の4つを決まりにしています。
見直しの期限とオーナー
マニュアルを公開するときに、オーナーが「次の見直し日」を入れます。見直しの日が来たら、オーナーがマニュアルを読み、今のやり方と合っていれば次の見直し日を先に進め、違っていれば直してから進めます。中身を何も変えなくても、見直したことが日付で分かるのが大事です。
「見直しが来ている」のビューは、月曜のスタッフ会議の最後に代表が開きます。1件でもあれば、オーナーに「今週中に」と頼みます。使っているプランでオートメーションが組めるなら、繰り返しのトリガーで毎週月曜にオーナーへ通知を送ることもできます。どのプランで何が組めるかは、料金ページの比較表で確かめます（2026年10月時点）。
ビジネス以上のプランなら、マニュアルのデータベースに「検証」のプロパティを足して、各ページを認証できます。認証済みのページには名前の横に青いチェックが付き、検索結果や@メンションでもチェック付きで表示されます。期限が切れると、オーナーに再確認を促す通知が受信トレイとメールに届きます。ワークスペースの認証済みのページの一覧は、「設定」→「認証済みページ」で、オーナーやチームスペースごとに絞って見られます。
更新したら知らせる
マニュアルを直したら、オーナーは2つのことをします。1つは、ページの末尾の「更新履歴」に「2026-10-20 受付A 料金の改定に合わせて手順5を変更」のように1行書くことです。最終更新日時のプロパティは誤字を直しただけでも変わるので、何が変わったかは人の手で残します。もう1つは、影響のある人に知らせることです。教室全体に関わる変更はスタッフ会議の議題に入れ、受付だけの変更ならマニュアルのページにコメントを付けて受付Bをメンションします。メンションされた人には通知が届きます。
聞かれたらマニュアルに足す
新しいスタッフから質問されたら、口で答えたあとに、オーナーがその質問と答えを「よくある質問」に足します。これを続けると、マニュアルは実際の現場で出る疑問から育っていきます。人に聞かれた回数が多い質問ほど、マニュアルの上のほうに移します。
古い手順は「古い」にして残す
やり方が大きく変わったときは、既存のページを書き換えず、新しいページを作って古いページの状態を「古い」にすることもあります。料金の改定のように、いつから変わったかを後で確かめたいものはこの方法が向いています。古いページの先頭には「このやり方は2026年10月で終わりました。今のやり方は〇〇」と書き、新しいページへのリンクを置きます。
検索で見つかる名前の付け方と、Notion AIで探す
マニュアルは、探して見つからなければ無いのと同じです。検索で見つかるかどうかは、名前と本文の言葉でほぼ決まります。
名前の付け方
| 悪い名前 | 良い名前 | 理由 |
|---|---|---|
| 電話 | 受付の電話対応 | 「電話」だけでは何のページか分からず、似た名前が並ぶ |
| 包丁メンテナンス手順書_v2 | 包丁の手入れ | 版の番号は名前に入れず、更新履歴で管理する |
| 新・体験申込フロー | 体験申込の受け方 | 「新」はすぐに新しくなくなる |
| 衛生管理マニュアル（2024） | 手洗いと身支度 | 1ページ1テーマに分け、年は入れない |
社内で実際に呼んでいる言葉で付けるのが基本です。講師が「包丁研ぎ」と呼んでいるなら、本文の最初の段落に「包丁研ぎ」「砥石」「刃の手入れ」と言い換えも書いておくと、どの言葉で探しても出ます。
検索には落とし穴があります。Notionの検索は、セレクトとマルチセレクトのプロパティの値を探しません。「分類」を「衛生」にしても、検索窓に「衛生」と入れて出てくるのは、タイトルや本文に「衛生」と書いてあるページだけです。分類で探すときは、マニュアルのデータベースのビューで絞ります。
検索窓（「cmd/ctrl + P」）では、「タイトルのみ検索」で名前だけに絞ったり、「内」で「マニュアル」のページの中だけに絞ったりできます。「内」で「マニュアル」を選んで「アレルギー」と入れれば、アレルギーについて書いてあるマニュアルだけが出ます。
Notion AIで質問して探す
Notion AIが使えるプランなら、検索窓の下の「AIで全ソースを検索」で、言葉ではなく質問で探せます。「アレルギーのある体験申込の人には何を聞けばいい？」と入れると、関係するマニュアルを根拠として示しながら答えが出ます。2026年10月時点で、フリーとプラスのプランではNotion AIは体験版の扱いです。
AIの答えは、マニュアルが正しいことが前提です。古いマニュアルが残っていると、AIは古いやり方を自信を持って答えます。AIで探すようにするほど、「古い」の状態を付けて普段は見せないことと、見直しの期限を守ることが効いてきます。答えは必ず根拠に出たマニュアルを開いて確かめる、と新しいスタッフにも伝えておきます。Notion AIの使い方は「Notion AIの使い方：要約・下書き・検索で業務の何が楽になるか」にまとめています。
Googleドキュメントやドライブとの使い分け
サンプル料理教室は、メールとカレンダーとファイルにGoogle Workspaceを使っています。全部をNotionに移す必要はありません。
| 置くもの | 置き場所 | 理由 |
|---|---|---|
| 手順・決まり・レシピ | Notionのマニュアル | 短く、よく直し、検索して読む |
| 社外に出す文書（お客様向けの案内、規約） | Googleドキュメント | 印刷やPDFの書き出し、社外とのやり取りに慣れている |
| 写真と動画の原本 | Googleドライブ | 容量が大きく、他の用途にも使う。マニュアルには使う分だけ貼る |
| 保健所に出した書類、契約書 | Googleドライブ | 原本として残す。Notionからはリンクで指す |
| 計算する表（発注量の表、シフトの表） | Googleスプレッドシート | 計算と集計が中心 |
Notionのマニュアルの中からGoogleドライブのファイルを見せたいときは、/drive と入力し、ファイルのURLを貼るか「Googleドライブを閲覧する」から選んで埋め込みます。リンクだけで十分なら、URLを貼って「メンションとして貼り付け」を選ぶと、文章の中に目立たずに置けます。Googleアカウントとのつながりは「設定」→「コネクション」で確かめられます。
大事なのは、同じ中身を2か所に置かないことです。お客様向けの案内をGoogleドキュメントで作ったら、Notionのマニュアルには「お客様向けの案内はこのドキュメント」とリンクを置き、中身を写しません。写すと、片方だけ直されて食い違います。
できないことと、その代わり
| やりたいこと | Notionでは | 代わりの手 |
|---|---|---|
| マニュアルの改定に承認の流れを付ける | 承認と差し戻しの仕組みは無い | 「下書き」から「公開中」に変えるのはオーナーだけ、という決まりで運用する。厳しい承認が要る規程はワークフローのある道具で |
| フリーやプラスでページの認証と期限切れの通知を使う | ページの認証はビジネス・エンタープライズ | 「次の見直し日」のプロパティと「見直しが来ている」のビューで代わりにする |
| 紙のマニュアルとしてきれいに印刷して配る | 印刷向けのレイアウトは持たない | 紙で配るものはGoogleドキュメントで作る。Notionから書き出す場合はPDFで |
| 1つのページの一部だけを特定の人に隠す | 権限はページ単位 | 隠したい部分は別のページに分け、そのページの権限を絞る |
| データベースをそのままwikiにする | wikiに変換できるのはふつうのページだけ | データベースのまま、プロパティとビューでwikiと同じ運用をする |
| AIの答えを常に正しくする | AIはマニュアルの中身を材料に答える | マニュアルの見直しを守り、古いものは「古い」にする |
よく詰まるところ
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 同じ手順のマニュアルが2つある | 探しても見つからず新しく作った | 片方を「古い」にして新しい方へのリンクを置く。名前を社内の呼び方にそろえる |
| 分類で検索しても出てこない | 検索はセレクトとマルチセレクトの値を対象にしない | 分類で探すときはデータベースのビューで絞る。本文にも分類の言葉を書く |
| 「見直しが来ている」がいつも何十件もある | オーナーが決まっていない、または間隔が短すぎる | オーナーを1人ずつ決め、変わらないものは1年に延ばす |
| 最終更新日時が新しいのに中身が古い | 誤字直しでも最終更新日時は変わる | 更新履歴に何を変えたかを書き、見直したら次の見直し日を進める |
| wikiに変換できない | データベースや、フルアクセスの無いページを選んでいる | ふつうのページで、フルアクセスがあるものを変換する |
| wikiのオーナーが全部代表になっている | 作った人が最初のオーナーになる | 「すべてのページ」のビューでオーナーを付け替える |
| データベースのページを認証できない | プランがビジネス・エンタープライズではない、データベースに検証のプロパティが無い、または編集権限が無い | プランを確かめ、検証のプロパティを足す。フリーとプラスでは見直し日で代わりにする |
| Notion AIが古いやり方を答える | 古いマニュアルが公開中のまま残っている | 古いページの状態を「古い」にし、本文の先頭に終わったことを書く |
| 写真が多くてページが重い | 大きな写真をそのまま何十枚も貼っている | 手順に要る写真だけを貼り、残りはGoogleドライブに置いてリンクする |
| 新しいスタッフがマニュアルを見ない | どこにあるか知らない、または読む場面が決まっていない | 入った日にマニュアルのデータベースを一緒に開き、「受付向け」のビューを案内する。質問されたら該当のマニュアルを示してから答える |
次にやること
マニュアルの置き場所ができたら、ワークスペース全体の決まりと、使い続ける運用を固めます。
- チームスペースやページの階層をまだ決めていないなら「Notionのワークスペース設計：チームスペース・ページの階層・名前の決まり」
- 会議で決まった手順をマニュアルにつなげるなら「Notionで議事録：会議のテンプレートと、決まったことをタスクにつなぐ」
- 質問で探す使い方を広げるなら「Notion AIの使い方：要約・下書き・検索で業務の何が楽になるか」
- スタッフがNotionを開かなくなるのを防ぐなら「Notionが使いにくいと言われる理由と、社内に定着させる運用の決まり」