Notion（ノーション）で「テンプレート」と検索すると、おしゃれなページの配布サイトがたくさん出てきます。ただ、会社の仕事で役に立つテンプレートは、見た目のよい完成品より「毎回同じ形で書ける雛形」です。Notionでテンプレートと呼ばれるものは3種類あり、ここを取り違えると、配布テンプレートを入れたのに誰も使わない、議事録の形が人によってばらばら、ということが起きます。この記事では、3つの違いを整理したうえで、公式のテンプレートを会社用に直して使う手順と、データベースのテンプレートで議事録・日報・レッスン報告を毎回同じ形にする手順を、スタッフ6名の「サンプル料理教室」の例で書きます。ワークスペースとチームスペースができていて、データベースを1つ以上作ったことがある前提です。
この記事の内容
先に決めること
テンプレートを作り始める前に、次の3つを決めておきます。ここを決めずに作ると、似たテンプレートが何個もできて、どれを使えばいいか分からなくなります。
1. テンプレートにするのは「毎回同じ形で書くもの」だけ
テンプレートにする価値があるのは、同じ形の書類を週に1回以上作るものです。サンプル料理教室なら、毎週のスタッフ会議の議事録、講師が毎回のレッスン後に書くレッスン報告、受付の日報がこれに当たります。年に1回しか作らない書類は、前回のページを複製すれば足ります。テンプレートを作っても、1年後には中身が古くなっているからです。
2. テンプレートを直せる人を決める
テンプレートを直せる人を運用で決めておかないと、気づいた人が少しずつ書き足して、半年で項目が倍になります。サンプル料理教室では、議事録のテンプレートは代表、レッスン報告は講師のまとめ役の講師A、日報は受付Bが持ち主と決め、直したいときは持ち主に頼むことにしています。
3. 配布テンプレートを持ってくるか、自分で作るか
結論から書くと、会社の仕事のデータベースは、自分で作るほうが早く、長く続きます。配布テンプレートは「どんなプロパティやビューがあり得るか」を知る見本として眺め、実際に使うものは自分の会社の言葉で作り直すのがいちばん失敗しません。理由は後の「配布されているテンプレートを会社で使うときの注意」で書きます。
テンプレートの3つの意味
Notionで「テンプレート」と呼ばれるものは、次の3つです。
| 呼び方 | 何か | どこで使う | 会社での使いどころ |
|---|---|---|---|
| テンプレートギャラリー（マーケットプレイス） | Notionや作者が公開しているページ一式。自分のワークスペースに追加して使う | ワークスペースのどこでも | 最初の見本。中身を作り直す前提で持ってくる |
| データベースのテンプレート | データベースで新しいページを作るときの雛形。プロパティの値と本文を最初から入れておける | そのデータベースの中だけ | 議事録・日報・レッスン報告を毎回同じ形にする。いちばん使う |
| ボタン | 押すとブロックを入れる・ページを足す・ページを書き換えるなどを行うブロック。以前のテンプレートボタンの役目もこれで行う | 置いたページ | 講師ホームに「今日のレッスン報告を書く」ボタンを置く |
検索で「Notion テンプレート おすすめ」と調べて出てくるのは、ほぼ1つ目です。会社で毎日効くのは2つ目で、3つ目はその入口を押しやすくする道具、と考えると整理しやすいです。
サンプル料理教室で持つテンプレートの一覧
この記事で作るテンプレートの全体です。データベースのテンプレートは、置くデータベースと持ち主、既定にするか、繰り返し作るかまで最初に一覧にしておくと、似たものが増えません。
| データベース | テンプレート名 | 持ち主 | 既定にするビュー | 繰り返し |
|---|---|---|---|---|
| 議事録（教室全体） | スタッフ会議 | 代表 | 議事録の全体のビュー | 毎週月曜 |
| 議事録（教室全体） | 講師会議 | 講師A | なし | しない（月1回、日程が動くため） |
| 日報（講師） | レッスン報告 | 講師A | 講師用のビュー | しない |
| 日報（講師） | 受付日報 | 受付B | 受付用のビュー | しない |
| タスク（教室全体） | 備品の発注 | 受付B | なし | 毎月1日 |
| 採用（経営メモ） | 面接の記録 | 代表 | 採用の全体のビュー | しない |
テンプレートの数は1つのデータベースに2〜3個までに抑えています。5個を超えると、新しいページを作るたびに一覧から探す手間が出て、結局いつも同じ1つしか使われなくなります。使われていないテンプレートは、半年に1回見直して消します。
備品の発注のように「毎月決まった日に同じ作業が発生する」ものは、タスクのデータベースのテンプレートを毎月繰り返しにしておくと、担当者のタスクの一覧に自動で並びます。発注先や数量の目安は本文に書いておけば、担当が替わっても同じ手順で発注できます。
テンプレートギャラリーから複製して会社用に直す
公式のテンプレートを見本として持ってくる手順です。ここでは、会議の議事録用のテンプレートを持ってきて、サンプル料理教室のスタッフ会議用に直す流れで書きます。
持ってくる
- サイドバーからテンプレートのギャラリー（ヘルプでは「Marketplace」）を開きます。
- 「会議」や「議事録」で探し、使えそうなテンプレートを開きます。
- 作者が Notion になっているか、知らない作者かを確かめます。
- ページ上部の「追加」を押します。有料のものは「{料金}で購入」と出ます。
- 追加されたページが自分のワークスペースのどこに入ったかをサイドバーで確かめます。
会社用に直す
追加したテンプレートは、そのままでは使いません。次の順で直します。
- 自分のプライベートに入っていたら、使う予定のチームスペース（教室全体）へ動かします。ページの「•••」→「別ページへ移動」で動かせます。
- 説明用に入っているサンプルの行（架空の会議など）を全部消します。
- プロパティを1つずつ見て、要らないものを消します。迷ったら消します。あとで足すのは簡単です。
- 残したプロパティの名前を、教室で使っている言葉に直します。「Attendees」や「参加メンバー」は「出席者」、「Type」は「会議の種類」のように。
- セレクトの選択肢を、教室の実際の会議に合わせて入れ直します（スタッフ会議・講師会議・面談）。
- 使わないビューを消し、残すビューの名前も直します。
- データベース名を「議事録」に、ページ名を名前の決まりに合わせて直します。
サンプル料理教室で議事録の見本を直したときの、残したもの・消したものの例です。
| 見本にあったもの | 判断 | 理由 |
|---|---|---|
| 会議名（タイトル） | 残す | 2026-10-26 スタッフ会議 の形にそろえる |
| 日付 | 残す | 一覧で並べ替える |
| 参加者（ユーザー） | 残して「出席者」に改名 | 欠席した人が後で読むため |
| 会議の種類（セレクト） | 残して選択肢を入れ直す | スタッフ会議・講師会議・面談の3つだけ |
| タグ（マルチセレクト） | 消す | 誰も付けない。付け方が人によって違う |
| 録音ファイル | 消す | 教室では録音しない |
| 関連プロジェクト（リレーション） | 消して「関連するタスク」に作り直す | 教室ではプロジェクトのデータベースを使わない |
| 振り返りのビュー | 消す | 使う場面がない |
プロパティの設計の考え方は「Notionのデータベースとは：表・ボード・カレンダー・タイムラインの使い分け」でも書いています。
配布されているテンプレートを会社で使うときの注意
テンプレート配布サイトや個人のページから複製したテンプレートには、会社で使うと困る点がいくつかあります。
| 起きること | 何が困るか | 対処 |
|---|---|---|
| 作者の名前・紹介・宣伝のページが中に残る | 社内のページに知らない人の宣伝が入る。ゲストに見られると気まずい | 複製したらすぐ、説明ページ・作者のリンク・寄付の案内を消す |
| 使わない機能が多い | 項目が多すぎて、誰も全部は埋めない。空欄だらけになる | プロパティを半分以下に減らす |
| 数式やロールアップが複雑に組まれている | 壊れたときに直せる人が社内にいない | 中身を理解できない数式は消し、必要なら自分で書き直す |
| 外部の画像や埋め込みに頼っている | 作者がページを消すと画像が出なくなる | 画像は消すか、自分でアップロードし直す |
| 英語の名前と日本語の名前が混ざる | 検索で引けない。フィルターを作るときに迷う | 名前を全部日本語に直す |
| 個人の手帳向けに作られている | 担当者・期限・状態のような会社の仕事に要る項目がない | 見本として眺めるだけにして、自分で作る |
配布テンプレートの作者が悪いわけではなく、個人が自分のために作ったものを、6人の教室がそのまま使うと合わないだけです。会社で使うなら、作り直す前提で見本として使います。
データベースのテンプレートを作る
会社の仕事でいちばん効くのがこれです。講師が毎回のレッスン後に書く「レッスン報告」を例にします。サンプル料理教室では、講師チームスペースの「日報」データベースに、講師用の「レッスン報告」と受付用の「受付日報」の2つのテンプレートを持たせています。
レッスン報告のテンプレートで入れておくもの
| 入れるもの | 中身 | テンプレートで決めておく値 |
|---|---|---|
| タイトル | 2026-10-31 和食の基本 レッスン報告 | 空のまま（毎回書く） |
| 種類（セレクト） | レッスン報告・受付日報 | レッスン報告 |
| 日付（日付） | レッスンの日 | 空のまま |
| 講師（ユーザー） | 担当した講師 | 空のまま |
| 関連するレッスン（リレーション） | レッスン予定の該当の行 | 空のまま（ヘルプでも、全ページを同じページにつなぐ場合以外は入れないよう書かれている） |
| 参加人数（数値） | 当日の人数 | 空のまま |
| 本文の見出し | 「当日の様子」「食材の残り」「器具の不具合」「次回への申し送り」 | 見出しと、その下に灰色の書き方の例 |
本文の見出しの下には、何を書くかの例を1行入れておきます。「例：鶏もも肉が2枚余った。冷凍して金曜のレッスンで使う」のように具体的に書くと、書く人が迷いません。
作る手順
- 講師チームスペースの「日報」データベースを開きます。
- 右上の「新規」の横にある下向きの矢印を押します。
- 「＋新規テンプレート」を押します。
- テンプレートのタイトルに「レッスン報告」と入れます。このタイトルがテンプレートの名前になります。
- 「種類」のプロパティを「レッスン報告」にします。
- 本文に見出しを4つ入れ、それぞれの下に書き方の例を1行ずつ入れます。
- 編集を終えたら、テンプレートの画面を閉じてデータベースに戻ります。
同じ手順で「受付日報」のテンプレートも作ります。受付日報には「体験の問い合わせ件数」「電話で多かった質問」「明日に回すこと」の見出しを入れました。
使う
- 日報データベースで右上の「新規」の横の矢印を押します。
- 「レッスン報告」を選びます。
- タイトル・日付・講師・関連するレッスンを入れ、本文の見出しの下を書きます。
新しいページを空のまま作ったときは、本文に灰色のテンプレートの一覧が出るので、そこから選ぶこともできます。テンプレートを作ったデータベースの中だけで使える点に注意します。別のデータベースで同じ形を使いたいときは、そちらにも作ります。
既定のテンプレートにする
講師用のビューで「新規」を押したら、いつもレッスン報告の形で始まるようにします。
- 日報データベースで講師用のビュー（例：「レッスン報告」ビュー）を開きます。
- 「新規」の横の矢印を押します。
- 「レッスン報告」の横の「•••」を押します。
- 既定（デフォルト）にする項目を選びます。2022年のリリースノートでは英語表記で「Set as default」と書かれています。
- 今のビューだけにするか、データベース全体にするかを選びます。ここでは今のビューだけにします。
受付用のビューでは「受付日報」を既定にします。ビューごとに既定を変えられるので、1つのデータベースを講師と受付で分けて使えます。ビューの作り方は「Notionのデータベースとは：表・ボード・カレンダー・タイムラインの使い分け」で書いています。
繰り返し作成で、毎週の議事録を自動で用意する
議事録は毎週月曜の会議の前に、空のページが用意されていると書き忘れが減ります。
- 教室全体の「議事録」データベースを開きます。
- 「新規」の横の矢印を押します。
- 「スタッフ会議」のテンプレートの横の「•••」を押します。
- 「繰り返し」を開きます。
- 頻度を「毎週」にし、間隔を1週間にします。
- 開始日を次の月曜日にし、作る時刻（会議の1時間前など）を決めます。画面に曜日を選ぶ欄があれば月曜を選びます。
ヘルプでは、頻度は毎日・毎週・毎月・毎年から選び、間隔・開始日・時刻を決められると書かれています。日報を毎日自動で作る使い方もできますが、レッスンのない日にも空のページが増えるので、サンプル料理教室では日報は自動にしていません。議事録の作り方は「Notionで議事録：会議のテンプレートと、決まったことをタスクにつなぐ」で詳しく書いています。
テンプレートの中にテンプレートを入れる
ヘルプでは、毎週・毎月・毎年で繰り返すテンプレートの中にはテンプレートを入れられ、入れ子は3段までと書かれています。毎日で繰り返すテンプレートの中には入れられません。小さな会社でここまで使う場面は多くないので、無理に使わなくてかまいません。
ボタンで入口を押しやすくする
データベースのテンプレートは、データベースを開いて「新規」の矢印を押さないと使えません。講師がスマホで講師ホームを開いたとき、1回押すだけでレッスン報告が始まるように、ボタンを置きます。
- 講師ホームの空いた行で
/と打ち、「ボタン」を選びます。 - ボタンの名前を「レッスン報告を書く」にします。
- 「新規アクション」から「ページを追加」を選びます。
- 追加先に「日報」データベースを選びます。
- プロパティで「種類」を「レッスン報告」にします。
- 「完了」を押します。
ヘルプでは、ボタンでテンプレートを使ってページを作ると、テンプレートの値がボタンで決めた値を上書きして、ページ名が思った通りにならないことがあると書かれています。ボタンとデータベースのテンプレートで同じプロパティを両方決めないようにし、どちらか一方で決めます。ボタンは全プランで使えますが、ボタンの「メール送信」「Webhookを送信」は有料プランのみ、「Slack通知を送信」はプラス・ビジネス・エンタープライズのみです（2026年10月時点）。ボタンでできることは「Notionのボタンとオートメーション：繰り返しの作業を自動にする」で書いています。
おしゃれさより続くことを優先する
配布テンプレートには、表紙の画像、アイコンを並べたメニュー、色分けされたコールアウトが多く入っています。見た目はよいのですが、会社で使うと次のことが起きます。
- 開くたびに画像の読み込みで待たされ、スマホでは目当ての欄が画面の下に押し出される
- 飾りのブロックが多く、どこに書けばいいかが分かりにくい
- 作った人が辞めると、凝った構成を直せる人がいなくなる
- 見た目を崩したくなくて、項目を足したり消したりするのをためらう
実際に運用していると、続くテンプレートは見出しと書き方の例だけの素っ気ないものです。サンプル料理教室のレッスン報告も、見出し4つと例文4行しかありません。書く人が30秒で書き始められることを、見た目より先に置きます。飾りを足したくなったら、それで書く人が速くなるかを考えます。
応用
テンプレートに「関連するタスク」のリンクドビューを入れる
議事録のテンプレートの本文に、タスクのデータベースのリンクドビューを入れておくと、会議中に決まったことをその場でタスクにできます。ヘルプのガイドでも、テンプレートにリンクドビューを入れる使い方が紹介されています。
社内の雛形ページを置き場に1枚ずつ置く
データベースにしない書類（チラシの原稿の依頼書など）は、教室全体に「雛形」というページを作り、その中に中身の入っていない雛形ページを置きます。使うときはページ名の横の「•••」から「複製」を選び、複製したほうを書きます。
半年に1回、使われていない欄を消す
テンプレートの欄は増える一方になりがちです。半年に1回、持ち主が直近のページを10件ほど開き、ほとんど空欄のままの見出しやプロパティを探します。10件中8件で空欄なら、その欄は要らないと判断してテンプレートから消します。逆に、本文の最後に毎回同じことが書き足されていたら、それを見出しとしてテンプレートに足します。テンプレートは最初に作り込むより、使われ方を見て直していくほうが現場に合います。
テンプレートを直したら議事録で知らせる
テンプレートの項目を変えたら、次のスタッフ会議の議事録に「レッスン報告に食材の残りの欄を足した」と1行書きます。黙って変えると、古い形で書き続ける人が出ます。
できないことと、その代わり
| できないこと | 代わりの手 |
|---|---|
| 別のデータベースのテンプレートを使う | テンプレートは作ったデータベースの中だけ。同じ形が要るデータベースにそれぞれ作る |
| テンプレートを直したら、作った後のページも直る | 直るのはこれから作るページだけ。過去のページは手で直すか、そのままにする |
| 書く欄の抜けを仕組みで細かく止める | 空欄の行だけを出すビューを作り、週に1回持ち主が確かめる。入力の決まりや承認が厳しく要る台帳はkintoneのほうが向く |
| 報告書を決まった様式で印刷する | Notionは帳票の印刷には向かない。様式が決まった書類はGoogleドキュメントやExcelの雛形を使う |
| 配布テンプレートを入れるだけで仕組みができる | 見本として使い、自分の会社の言葉と項目で作り直す |
よく詰まるところ
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 「新規」を押してもテンプレートが出ない | 別のデータベースで開いている。テンプレートはそのデータベースの中だけ | テンプレートを作ったデータベースを開き直す |
| レッスン報告がいつも同じレッスンにつながる | テンプレートでリレーションに値を入れていた | テンプレートを開き、関連するレッスンを空にする |
| ボタンで作ったページのタイトルがおかしい | ボタンとテンプレートの両方でタイトルや値を決めている | ヘルプのとおり、テンプレートの値が優先される。どちらか一方で決める |
| 議事録の空のページが毎日増える | 繰り返しの頻度を「毎日」にしていた | テンプレートの「•••」→「繰り返し」で「毎週」に直し、増えたページを消す |
| 講師のビューで「新規」を押すと受付日報が出る | 既定のテンプレートをデータベース全体にしていた | ビューごとに既定を決め直す |
| テンプレートを直したのに、昨日のページが古い形のまま | テンプレートの変更は過去のページに及ばない | 必要なものだけ手で直す |
| 持ってきたテンプレートが自分しか見られない | プライベートに追加された | 「別ページへ移動」で教室全体などのチームスペースへ移す |
| 似たテンプレートが5個あり、どれを使うか分からない | 誰でもテンプレートを足せる | 持ち主を決め、使わないテンプレートは「•••」から削除する |
| 配布テンプレートの画像が出なくなった | 作者の側の画像を参照していた | 画像を消すか、自分でアップロードし直す |
| 書く欄が多すぎて誰も最後まで埋めない | 見本のプロパティを全部残した | 半分以下に減らし、本文は見出しと例文だけにする |
次にやること
テンプレートで書く形がそろったら、テンプレートを置くデータベースそのものと、自動で動く仕組みを整えます。
- データベースの種類とビューを選ぶなら「Notionのデータベースとは：表・ボード・カレンダー・タイムラインの使い分け」
- テンプレートを使うタスクのデータベースを作るなら「Notionでタスク管理：担当・期限・状態のデータベースを作る」
- 議事録のテンプレートと、決まったことをタスクにする流れは「Notionで議事録：会議のテンプレートと、決まったことをタスクにつなぐ」
- ボタンで入口をさらに短くするなら「Notionのボタンとオートメーション：繰り返しの作業を自動にする」