Notion（ノーション）を会社で使うかどうかは、データベースを使いこなせるかでほぼ決まります。ページに文章を書くだけならGoogleドキュメントでも足りますが、タスク・申込・議事録のように同じ形の記録が増えていくものを、担当ごと・期限ごと・月ごとに見せ分けられるのがNotionのデータベースです。この記事では、データベースとは何かを表のブロックとの違いから整理し、ビューの種類ごとに会社のどの仕事に使うか、フルページとインラインとリンクドビューの違い、1つにまとめるか分けるかの判断、上限と重くなる目安までを、スタッフ6名の「サンプル料理教室」の8つのデータベースを例に書きます。プロパティの種類と作り方の手順は、次の記事で詳しく書きます。
この記事の内容
先に決めること
データベースを作る前に決めておくことは3つです。
1. それは表で済むか、データベースにするか
Notionには、データベースとは別に「シンプルテーブル」という表のブロックがあります。ヘルプでは、シンプルテーブルはデータベースではない表で、絞り込みや並べ替えなどのデータベースの機能を使わずに、文字を表の形で見せたいときに使うものと書かれています。
| 比べるところ | シンプルテーブル | データベース |
|---|---|---|
| 1行の中身 | セルに文字が入るだけ | 1行が1つのページ。開くと本文を書ける |
| 列 | ただの列 | プロパティ。日付・ユーザー・セレクトなど型がある |
| 絞り込み・並べ替え | 使わない前提 | ビューごとに設定できる |
| 見せ方 | 表だけ | テーブル・ボード・カレンダーなどに切り替え |
| 向いているもの | 手順書の中の持ち物一覧、料金の早見表 | 増えていく記録（タスク・申込・議事録） |
判断の目安は「行が増えていくかどうか」です。器具の手入れのマニュアルの中に、器具と洗剤の対応表を載せるだけならシンプルテーブルで足ります。体験申込のように毎週行が増え、あとで「今月の申込」「入会した人」と絞り込むものはデータベースにします。
2. 1行を何にするか
データベースで最初に決めるのは「1行が何を表すか」です。体験申込なら1行は「1人の1回の申込」、レッスン予定なら「1回のレッスン」、タスクなら「1つの作業」です。ここがあいまいだと、1行に複数のレッスンを書き込んだり、同じ人が2行に分かれたりして、数えられなくなります。
サンプル料理教室で、1行の決め方を最初に間違えた例と直した例です。
| データベース | 間違えた1行 | 起きたこと | 直した1行 |
|---|---|---|---|
| 体験申込 | 1日の申込をまとめて1行 | 1人ずつの入会の有無が付けられない | 1人の1回の申込 |
| レッスン予定 | 1つのメニューを1行にして日付を複数入れる | カレンダーに出ない。日ごとの申込数が書けない | 1回のレッスン |
| 講師のシフト | 1か月分を1行の本文に書く | 誰がいつ出るかを絞り込めない | 1人の1日の勤務 |
| タスク | 「年末イベントの準備」を1行 | 何が終わっていて何が残っているか分からない | 作業1つ（チラシの入稿・食材の発注など） |
迷ったら、数えたい単位、日付を付けたい単位、担当者を1人に決めたい単位を1行にします。
3. どのチームスペースに置くか
データベースの実体は1か所に置き、ほかの場所にはリンクドビューで見せます。置き場は「書き込む人が全員入っているチームスペース」です。置き場所の考え方は「Notionのワークスペース設計：チームスペース・ページの階層・名前の決まり」で書いています。
データベースとは：1行がページ、列がプロパティ
ヘルプでは、Notionのデータベースは「ページの集合体」と説明されています。Excelやスプレッドシートの表と似ていますが、決定的に違うのは、1行がそれぞれ独立したページだということです。
| Excel・スプレッドシート | Notionのデータベース |
|---|---|
| 1行 | 1つのページ（開くと本文・画像・チェックリストを書ける） |
| 列の見出し | プロパティ（日付・ユーザー・セレクトなどの型を持つ） |
| シートのフィルター | ビューごとのフィルター（ほかのビューに影響しない） |
| シートを複製して別の見せ方 | 同じデータにビューを足す（データは1つのまま） |
| セルに長い文章を書く | 長い文章はページの本文に書き、プロパティは短く |
たとえば議事録のデータベースなら、1行が1回の会議のページで、日付・会議の種類・出席者がプロパティ、決まったことや話し合いの中身はページの本文に書きます。表の一覧では日付や種類で並べ替えや絞り込みができ、行を開けばその回の議事録が読めます。
ビューの種類と、会社の仕事での使い方
同じデータベースを、ビューを切り替えて別の形で見られます。2026年10月時点のヘルプに載っているビューは次のとおりです。
| ビュー | どう見えるか | 使う仕事（サンプル料理教室） | 必要なプロパティ |
|---|---|---|---|
| テーブル | 行と列の表 | 体験申込の一覧、全データの確認・まとめて直す | なし |
| ボード | 値ごとの列にカードが並ぶ（カンバン） | タスクを「未着手・進行中・完了」で並べる、採用の選考の段階 | グループにするプロパティ（ステータスかセレクトが使いやすい） |
| タイムライン | 横軸が時間の帯 | 年末イベントの準備のように期間のある仕事 | 日付 |
| カレンダー | 月のカレンダーに並ぶ | レッスン予定、講師のシフト | 日付 |
| リスト | 余計な飾りのない一覧 | マニュアル、議事録の一覧 | なし |
| ギャラリー | 画像の大きなカード | レシピとメニューの写真 | ファイル＆メディア（画像を見せるとき） |
| チャート | 棒・線・ドーナツのグラフ | 体験申込の月ごとの件数、申込経路の内訳 | 数えたいプロパティ |
ビューごとに、フィルター・並べ替え・グループの設定を別々に持てます。ヘルプでは、あるビューに付けた設定は他のビューには反映されないと書かれています。「講師Aの担当だけ」「今週だけ」のような見せ分けは、ビューを足してフィルターを付けて作ります。見せ分けの細かい作り方は「Notionのビューとフィルター：人ごと・期限ごとに見せ分ける」で書いています。
使わなくていいビューもあります。小さな会社では、ギャラリーは写真を見せたいもの以外では使わなくてかまいません。タイムラインも、期間のある仕事がなければ要りません。まずはテーブル・ボード・カレンダーの3つで足ります。
ヘルプのビューの一覧とは別に、データベースにつなぐ機能としてフォームがあります。質問に答えると行が1つ増える仕組みで、ヘルプでは全プランで作れ、回答はデータベースの行として入り、質問がプロパティになると書かれています。お客様の申込の入口はホームページのフォームとLINEにしているので、サンプル料理教室ではNotionのフォームは社内の申請に使っています。フォームは「Notionのフォーム：申込や問い合わせをデータベースに直接ためる」で書いています。
サンプル料理教室のデータベース8つ
このコラム全体で育てていく8つのデータベースの一覧です。どのビューを最初に作るかまで決めておきます。
| データベース | 置き場 | 1行は何か | 主なプロパティ | 最初に作るビュー |
|---|---|---|---|---|
| レッスン予定 | 教室全体 | 1回のレッスン | 日時・講師・メニュー・定員・申込数 | カレンダー（月）・テーブル（今週） |
| 体験申込 | 受付 | 1人の1回の体験申込 | 名前・申込日・申込経路・体験日・入会したか | テーブル（今月）・チャート（経路別） |
| タスク | 教室全体 | 1つの作業 | 担当・期限・状態・関連するレッスン | ボード（状態別）・テーブル（自分の担当） |
| 議事録 | 教室全体 | 1回の会議 | 日付・会議の種類・出席者 | リスト（新しい順） |
| マニュアル | 教室全体 | 1つの手順 | 分類・最終確認日・持ち主 | リスト（分類別にグループ） |
| 講師のシフト | 講師 | 1人の1日の勤務 | 日付・講師・時間帯 | カレンダー（月） |
| 日報 | 講師 | 1日または1レッスンの報告 | 日付・書いた人・種類・関連するレッスン | テーブル（今週） |
| 採用 | 経営メモ | 1人の応募者 | 応募日・応募経路・選考の段階・面接日 | ボード（選考の段階別） |
申込の受付そのものと月謝の決済は外部の予約システム（reserve.example）で行い、Notionは社内の管理に使います。体験申込のデータベースには、受付がホームページのフォームとLINEから来た申込を転記するか、自動で入るようにします。
フルページ・インライン・リンクドビュー
データベースには置き方が3つあります。
| 置き方 | どういうものか | サイドバー | 向いている使い方 |
|---|---|---|---|
| フルページ | データベースそのものが1枚のページ | 普通のページと同じように出る | 実体を置く。基本はこれ |
| インライン | ほかのページの中に埋め込まれたデータベース | ページの中にある | そのページの中だけで使う小さな表 |
| リンクドビュー | 別の場所にあるデータベースを見せる窓 | 元のデータベースは元の場所 | トップページに「自分のタスク」を出す |
ヘルプでは、インラインのデータベースが1ページにたくさんあると読み込みが遅くなるため、データベースはそれぞれ別のページに置き、/linked で作ったリンクドデータベースにビューを並べる形がすすめられています。サンプル料理教室でも、実体はすべてフルページで作り、トップページにはリンクドビューだけを置いています。
インラインとフルページは後から切り替えられます。インラインのデータベースを左の「⋮⋮」からサイドバーへドラッグすると最上位のページになり、逆にフルページを別のページへドラッグして子ページにし、「⋮⋮」から「インラインに変換」を選ぶとインラインになります。フルページのデータベースは「•••」から「データベースをロック」を選ぶと、プロパティの変更など、構造にかかわる操作を制限できます。マニュアルの構成を固めた後に、うっかり列が消されないようにするのに使えます。
データベースを作る
レッスン予定をフルページで作る手順です。
- 教室全体のチームスペース名にカーソルを合わせ、「＋」で新しいページを作ります。
- ページ名に「レッスン予定」と入れます。
- 新しいページの本文に出る始め方の候補（ヘルプの英語表記は「Get started with」）からテーブルを選びます。
- 1列目（タイトル）の名前を「レッスン名」に直します。
- 「＋」で列を足し、「日時」を日付で作ります。
- 同じように「講師」をユーザー、「メニュー」をセレクト、「定員」と「申込数」を数値で作ります。
既存のページの中で /database と打っても作れます。プロパティの種類と設計の決め方は「Notionのデータベースの作り方：プロパティの種類と設計の決め方」で書いています。
ビューを足す
レッスン予定にカレンダーのビューを足します。
- レッスン予定を開き、ビューの名前の横の「＋」を押します。画面が狭いときは、今のビュー名を押して「新しいビュー」を選びます。
- ビューの種類から「カレンダー」を選びます。
- カレンダーに使う日付のプロパティを「日時」にします。
- ビューの名前を「月のカレンダー」にします。
同じ手順で「今週」のテーブルビューを足し、日時が今週のものだけに絞ります。フィルターを全員のビューに残すには「全員に保存」を押します。
リンクドビューで別の場所に出す
講師ホームに、講師本人の担当レッスンだけを出します。
- 講師ホームの空いた行で
/linkedと打ちます。 - 既存のデータベースを見せる項目（ヘルプの英語表記は「Linked view of data source」や「Link to existing data source」）を選び、「レッスン予定」を選びます。
- 出てきたビューのフィルターで「講師」を自分に絞ります。
- ビューの名前を「自分の担当レッスン」にします。
リンクドビューで足したフィルターや並べ替えは、元のレッスン予定には影響しません。行の中身を直すと元のデータが直ります。見られるかどうかは元のデータベースの権限に従います。
1つのデータベースにまとめるか、分けるか
データベース設計でいちばん迷うのがここです。たとえば「講師の日報」と「受付の日報」を別のデータベースにするか、1つにして種類で分けるか。判断の基準を表にしました。
| まとめる（1つにして種類で分ける） | 分ける（別のデータベースにする） |
|---|---|
| 1行の意味が同じ（どちらも1日の報告） | 1行の意味が違う（申込と会議） |
| プロパティの半分以上が共通 | 共通のプロパティがほとんどない |
| まとめて数えたい・一緒に並べたい | 一緒に並べる場面がない |
| 見る人がほぼ同じ | 見せる範囲が違う（採用は代表だけ） |
サンプル料理教室では、日報は1つにまとめ、「種類」でレッスン報告と受付日報を分けています。どちらも1日の報告で、日付・書いた人・本文という形が同じだからです。一方、採用は体験申込と同じく「人」の記録ですが、見せる範囲が代表だけなので別のデータベースにして経営メモに置いています。
よくある失敗は、同じ意味のものを月ごとや講師ごとにデータベースを分けることです。「2026年10月のタスク」「講師Aのタスク」のように分けると、全体で数えることができず、毎月データベースが増えます。月や人で分けたいときは、データベースは1つにして、ビューのフィルターで分けます。
もう1つは、意味の違うものを1つに詰め込むことです。タスクと議事録を1つのデータベースにすると、議事録にだけ要るプロパティとタスクにだけ要るプロパティが混ざり、どの行も半分空欄になります。2つをつなぎたいときは、データベースを分けたうえでリレーションでつなぎます。つなぎ方は「Notionのリレーションとロールアップ：2つのデータベースをつなぐ」で書いています。
データベースの上限と、重くなる目安
ヘルプの「データベースのパフォーマンスを最適化する」のページには、次の上限が書かれています（2026年10月時点）。
| 対象 | 上限 | 超えるとどうなるか |
|---|---|---|
| 行数 | 250,000行 | 新しい行を足せない |
| プロパティ数 | 500個 | 新しいプロパティを足せない |
| 1ページのプロパティの値の合計 | 2.5MB（ファイル・数式・ロールアップ・本文は含まない） | ヘルプに上限として記載 |
| データベースの構造の合計 | 1.5MB（プロパティ数や選択肢の数など） | ヘルプに上限として記載 |
6人の教室で行数やプロパティ数の上限に届くことはまずありません。現実に困るのは上限より読み込みの遅さです。ヘルプでは、ページ数が多いこと、表示するプロパティが多いこと、タイトル・テキスト・数式・ロールアップでの並べ替えや絞り込みが、読み込みを遅くする原因として挙げられています。直し方は次のとおりです。
- 絞り込みにはセレクト・ステータス・数値・日付のような単純なプロパティを使う
- 数式やロールアップでの並べ替え・絞り込みを減らす
- ロールアップに頼る数式を何段も重ねない
- ビューで使わないプロパティは非表示にする
- 使わなくなった行は消すか、作成日時で絞って古い行をビューから外す
ヘルプには、行が1,000件を超えると新しいページが末尾ではなく途中に表示されることがあるとも書かれています。新しい行を探すときは「作成日時」で新しい順に並べたビューを作っておくと迷いません。
応用
トップページはリンクドビューだけで組む
各チームスペースのトップページには、データベースの実体を置かず、リンクドビューだけを並べます。トップページを作り直してもデータは消えず、ページが軽くなります。
体験申込はチャートで月ごとに数える
体験申込にチャートのビューを足し、申込日の月ごとに件数を棒グラフにすると、経営メモで月の推移が見られます。申込経路ごとの内訳はドーナツグラフにします。集計のための別の表を作る必要がありません。
マニュアルはリストで分類ごとにグループにする
マニュアルはリストのビューで「分類」ごとにグループにすると、目次のように使えます。グループの中は「最終確認日」で古い順に並べ、半年以上確かめていない手順が上に来るようにしておくと、古くなったマニュアルに気づけます。
採用はボードで選考の段階を動かす
採用のデータベースはボードのビューにし、「選考の段階」で「応募」「書類確認」「面接」「内定」「見送り」の列に分けます。面接が終わったらカードを次の列へ動かすだけで、段階が書き換わります。経営メモに置いているので、応募者の情報は代表以外には見えません。
同じデータベースに「すべて」のビューを1つ残す
フィルターを付けたビューばかりにすると、条件から漏れた行が誰の目にも触れなくなります。どのデータベースにも、フィルターなしの「すべて」のテーブルビューを1つ残し、代表が月に1回だけ眺めて、担当や日付が空の行を拾います。
できないことと、その代わり
| できないこと・向かないこと | 代わりの手 |
|---|---|
| 何十万行もの売上明細を集計する | Notionの上限は25万行。大量の明細の集計はスプレッドシートやBIツールのほうが向く |
| 承認の流れを厳しく通す台帳（稟議・経費精算） | 承認の手順と細かい権限が要るものはkintoneのほうが向く |
| 決まった様式の帳票を印刷する | 帳票の印刷はExcelやGoogleドキュメントの雛形を使う |
| 行ごとに見られる人を細かく変える | 見せる範囲が違うものはデータベースを分け、別のチームスペースに置く |
| お客様の予約受付そのもの | 予約と決済は外部の予約システムに任せ、Notionは社内の管理に使う |
よく詰まるところ
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 表の行をクリックしてもページが開かない | シンプルテーブルで作っていた | 行が増えていく記録ならデータベースで作り直す |
| カレンダーのビューに何も出ない | 日付のプロパティがない、またはカレンダーに使う日付が違う | ビューの設定でカレンダーに使う日付のプロパティを選び直す |
| ボードの列が思った通りに分かれない | グループに使うプロパティが違う | ビューの設定でグループに使うプロパティを選び直す。ステータスかセレクトにすると分かれやすい |
| 講師ホームでフィルターを変えたら、元の表まで変わった | リンクドビューではなく元のデータベースそのものを置いていた | 元はフルページに戻し、講師ホームには /linked でリンクドビューを置く |
| 自分のビューでフィルターを付けたのに他の人には出ない | 「全員に保存」を押していない | ビューの設定で「全員に保存」を押す |
| 毎月データベースが増えていく | 月ごとにデータベースを作っていた | 1つにまとめ、月はビューのフィルターで分ける |
| 新しく足した行が一覧の途中に紛れる | 行が1,000件を超えると途中に出ることがある | 作成日時で新しい順に並べたビューを作る |
| ページの読み込みが遅い | 1ページにインラインのデータベースが多い。数式・ロールアップで並べ替えている | 実体を別ページに移してリンクドビューにする。並べ替えを単純なプロパティにする |
| 同じ人が体験申込に2行ある | 1行が何かを決めていない | 「1人の1回の申込」と決め、重複はまとめる |
| 受付が採用のデータベースを見られてしまう | 採用を教室全体に置いていた | 採用を経営メモに移す |
次にやること
データベースの全体像がつかめたら、実際にプロパティを設計して作り、つなぎ、見せ分けます。
- プロパティの種類を選んで体験申込を作るなら「Notionのデータベースの作り方：プロパティの種類と設計の決め方」
- レッスン予定とタスクをつなぐなら「Notionのリレーションとロールアップ：2つのデータベースをつなぐ」
- 担当ごと・期限ごとに見せ分けるなら「Notionのビューとフィルター：人ごと・期限ごとに見せ分ける」
- 最初のデータベースとしてタスクを作るなら「Notionでタスク管理：担当・期限・状態のデータベースを作る」