Notion（ノーション）を会社に入れて3か月たつと、使われ続けるワークスペースと、誰も開かなくなるワークスペースに分かれます。開かなくなった会社でよく聞くのは「どこに書けばいいか分からない」「探しても見つからない」「重い」「スマホで入れにくい」です。多くは、Notionの機能の問題ではなく、決まりを作らずに始めたことで起きています。この記事では、使いにくいと言われる理由を1つずつ分け、それぞれの直し方、社内の決まりの例、最初に作りすぎない始め方、定着したかを数字で確かめる方法を書きます。最後に、Notionをやめて他の道具にする判断の目安も書きます。読み終わると、自分の会社のワークスペースに「どこに何を書くか」の決まりのページを1枚作り、最初の3か月の進め方を決められます。前提は、会社のワークスペースがあり、メンバーを招待し終えている（または招待する直前である）ことです。
例は、このコラムで毎回使っている、スタッフ6名ほどの予約制の小さな料理教室「サンプル料理教室」です。代表1名・講師3名・受付2名の6名が、ワークスペース「サンプル料理教室」を使います。
この記事の内容
先に決めること
決まりを書く前に、3つだけ決めます。
1つ目は、Notionを何のために入れたかを1行で書くことです。サンプル料理教室では「体験申込の取りこぼしをなくし、講師と受付の連絡をLINEのグループからNotionに移す」と書きました。この1行に入らない使い方（個人の手帳、レシピの思いつきのメモ帳）は、最初の3か月は勧めません。目的が広いほど、どこに書くかが散らばります。
2つ目は、決まりの持ち主です。決まりを書き、変え、守られていないときに声をかける人を1人にします。小さな会社では代表か、いちばんNotionを触る事務の人です。全員で決めると、誰も直さない決まりになります。サンプル料理教室では代表が持ち主です。
3つ目は、Notionに書かないものです。お客様との予約のやり取りは予約システム、月謝は予約システムの決済、急ぎの連絡は電話とLINE、と決めます。Notionに全部を寄せようとすると、急ぎの連絡がNotionのコメントに埋もれて気づかれない、ということが起きます。
使いにくいと言われる理由と直し方
使いにくいという声は、だいたい次の5つに分けられます。分けると、どれも直し方があります。
| 言われること | 実際に起きていること | 直し方 |
|---|---|---|
| 自由すぎて散らかる | 誰でもどこにでもページを作れるので、似たページが何か所にもできる | 新しいページはデータベースの中に作る決まりにし、ページを作れる場所を減らす |
| どこに書くか決まっていない | 「議事録はどこ」「この手順はどこ」が人によって違う | 「どこに何を書くか」の表を1枚作り、サイドバーの一番上に置く |
| 重い・遅い | 1つのデータベースに行とプロパティを詰め込みすぎ、ビューで全部を一度に読み込んでいる | 古い行をアーカイブ用のデータベースに移す、ビューで見せるプロパティと件数を減らす |
| スマホで入れにくい | パソコン向けの細かいデータベースを、スマホで1行ずつ入れさせている | スマホで入れるものはプロパティを3〜4個に絞ったビューかフォームにする |
| 通知が多い・見落とす | 全ページの更新を追う設定のまま、大事な通知が埋もれる | 自分に関係する通知（メンション・ユーザーのプロパティ）だけにし、毎日見る時間を決める |
自由すぎて散らかる
Notionは、サイドバーのどこにでもページを作れます。これが個人には便利で、会社では散らかる原因になります。実際に運用していると、半年で「議事録」「会議メモ」「MTG」「スタッフ会議0412」という似たページがばらばらの場所にできていました。
直し方は、ページを作る場所をデータベースに寄せることです。議事録は議事録のデータベースの中に1行ずつ作り、マニュアルはマニュアルのデータベースの中に作ります。データベースの中なら、作った日・作った人・分類で並べ替えられ、似たページが別の場所にできても、すぐ見つけて1つにまとめられます。サイドバーの直下に新しいページを作るのは、代表だけにします。
どこに書くか決まっていない
人によって書く場所が違うと、探す側は全部の場所を見なければなりません。決まりの表を作り、迷ったらこの表を見る、と全員に伝えます。表の例は次の節に書きます。
重い・遅い
体験申込を2年分、1つのデータベースに入れて、プロパティを30個並べたテーブルビューを毎朝開く。これでは重くなります。直し方は3つです。
- 終わった行（入会しなかった体験申込で1年以上前のもの）を、アーカイブ用のデータベースに移す
- ビューで見せるプロパティを、その仕事に要るものだけにする（受付のビューなら名前・体験日・入会したかの3つ）
- ビューのフィルターで、今月分や自分の担当分だけを出す
ロールアップや数式をたくさん重ねたデータベースも重くなります。計算は本当に毎日見るものだけにします。
スマホで入れにくい
講師はレッスンの合間にスマホで日報を書きます。パソコンで作った、プロパティが15個ある日報のデータベースを、スマホで1つずつ入れるのは続きません。スマホで入れるものは、プロパティを日付・講師・ひとことの3つにした入力用のビューか、Notionのフォームにします。細かい項目は、あとで代表がパソコンで足します。
入力用のビューは次の手順で作ります。
- パソコンで日報のデータベースを開く
- データベース名か既存のビュー名の横にある「＋」を押し、ビューの種類からリストを選ぶ（画面が狭いときは、ビュー名を押して「新しいビュー」から足す）
- ビューの名前を
スマホで書くにする - 「ビュー設定」の「プロパティの表示」で、日付・講師・ひとこと以外を非表示にする
- フィルターで、講師のプロパティを自分に絞る
- スマホのNotionで日報を開き、
スマホで書くのビューに切り替えてから、ホーム画面やお気に入りに置く
講師はスマホでこのビューを開き、「新規」を押して3つ入れるだけになります。非表示にしたプロパティは消えていないので、代表がパソコンのテーブルビューで続きを入れられます。
通知が多い・見落とす
Notionの通知は、メンションされたとき、コメントに返信されたとき、データベースのユーザーのプロパティに入れられたとき、自分で設定したリマインダーのときに届きます。ページの通知を「すべてのコメント」にしていると、その分も届きます。
通知の届き方は、パソコンでは「設定」→「通知」で、モバイルのプッシュ通知・デスクトップのプッシュ通知・Slack通知・Microsoft Teamsの通知・メール通知を切り替えられます。スマホのアプリでは、ホーム画面上部の ••• →「設定」→「マイ通知」から変えます。サンプル料理教室では、メールの通知は切り、スマホのプッシュ通知だけにしました。そのうえで「急ぎはLINEか電話、Notionのコメントは1日1回見る」と決めています。
データベースのユーザーのプロパティに入れられたことの通知は、本人が止められません。受信トレイを通知の種類で絞り込めば見えなくはできますが、通知そのものは届き続けます。担当のプロパティにむやみに何人も入れないことが、通知を減らす一番の手です。
社内の決まりの例
サンプル料理教室では、教室全体のチームスペースの一番上に「Notionの使い方の決まり」というページを置いています。中身は次の4つです。
どこに何を書くか
| 書くもの | 書く場所 | 書かない場所 |
|---|---|---|
| 体験の申込 | 教室全体の体験申込データベース | LINEのグループ、受付のメモ帳 |
| やること・頼みごと | 教室全体のタスクデータベース（担当と期限を必ず入れる） | ページのコメントだけで頼む |
| スタッフ会議の記録 | 教室全体の議事録データベース | 個人のプライベートのページ |
| 手順・決まりごと | マニュアルデータベース | 議事録の中に書きっぱなし |
| レシピ | 講師のマニュアルデータベース（分類をレシピに） | 個人のプライベートのページ |
| 急ぎの連絡 | 電話・LINE | Notionのコメント |
名前の付け方
| 対象 | 決まり | 例 |
|---|---|---|
| 議事録 | 日付 会議名 | 2026-11-04 スタッフ会議 |
| タスク | 動詞で終える | 年末のチラシを印刷会社に入稿する |
| マニュアル | 何の手順かを名詞で | 電話で体験の申込を受けるとき |
| データベース | 中身の名詞1つ | 体験申込 タスク 議事録 |
日付は 2026-11-04 の形に揃えると、名前で並べ替えたときに日付の順になります。
担当
データベースごとに、中身に責任を持つ人を1人決めます。体験申込は受付A、タスクは代表、議事録は書記の当番、マニュアルは分類ごとの担当（受付対応は受付B、衛生と器具は講師A、レシピは各講師）です。担当は、古くなった行やページを片づける人でもあります。
見る時間
Notionは、開かないと何も起きません。見る時間を決めます。
| 誰が | いつ | 何を見るか |
|---|---|---|
| 受付 | 出勤してすぐ | 体験申込の「今日と明日の体験」のビュー、自分のタスク |
| 講師 | レッスンの前 | 今日のレッスン予定、自分のタスク |
| 代表 | 毎朝と、スタッフ会議の前 | 期限切れのタスク、今週の体験申込の数 |
| 全員 | スタッフ会議の中 | 議事録のページを画面に出しながら話す |
スタッフ会議でNotionの画面を映しながら話すのは、定着にいちばん効きました。会議で決まったことがその場でタスクになり、担当と期限が入るので、「言った・聞いてない」が減ります。
最初の説明は30分で終える
全員を招待したあと、最初の説明に半日かける会社がありますが、覚えきれずに終わります。サンプル料理教室では、スタッフ会議の最初の30分だけを使いました。
- 代表が「Notionの使い方の決まり」のページを画面に出し、何のために入れたかの1行を読む
- どこに何を書くかの表を上から読み、書かない場所も伝える
- 体験申込のデータベースを開き、受付Aがその場で1件入れて見せる
- タスクのデータベースを開き、その会議で出た頼みごとを1つ、担当と期限を付けて作る
- 議事録のデータベースに、その会議のページを作り、以後は会議の中で書くと伝える
- スマホにNotionのアプリを入れてもらい、ログインできたかを全員分確かめる
説明しない機能（ページの公開、ボタン、オートメーション、Notion AI）は、聞かれても「あとで」と答えます。最初の1か月で覚えるのは、3つのデータベースに書くことと、自分のタスクを見ることだけで足ります。
最初に作りすぎない：3つのデータベースから始める
Notionを入れた最初の週に、データベースを10個作る会社があります。作った人は満足しますが、使う側は覚えることが10個になり、どれも半端に使われて終わります。最初は3つに絞ります。
サンプル料理教室で最初に作ったのは、体験申込・タスク・議事録の3つです。選んだ理由は次のとおりです。
| データベース | 選んだ理由 | 毎日使う人 |
|---|---|---|
| 体験申込 | 取りこぼしが一番困る。毎日増える | 受付 |
| タスク | 全員が使う。頼みごとがLINEから移る | 全員 |
| 議事録 | 週1回、全員で開く場ができる | 全員（会議の中） |
マニュアル・講師のシフト・日報・採用は、3つが回り始めてから足しました。マニュアルは最初から作りたくなりますが、書く量が多く、最初の1か月で止まりやすいものです。先に毎日開く場所を作り、開く習慣ができてからマニュアルを足すと続きます。
3つを選ぶときの目安は、毎日増えるもの・全員が使うもの・全員で開く場があるもの、の3つから1つずつ選ぶことです。
サンプル料理教室の例：最初の3か月
| 時期 | やったこと | 見ていた数字 |
|---|---|---|
| 1か月目の1週目 | 代表がワークスペースを作り、3つのデータベースと決まりのページを作る | なし |
| 1か月目の2週目 | 全員を招待し、スタッフ会議で30分だけ画面を見せて説明する | 全員がログインしたか |
| 1か月目の3〜4週目 | 体験申込をExcelからNotionに移し、Excelの更新を止める | 体験申込の行が毎日増えているか |
| 2か月目 | 頼みごとをLINEのグループからタスクに移す。LINEで頼まれたら「タスクに入れてください」と返す | タスクの数と、期限切れの数 |
| 2か月目の終わり | 決まりのページを見直し、守られていない決まりを消すか直す | 決まりの表と実際のずれ |
| 3か月目 | マニュアルのデータベースを足し、受付対応のマニュアルから移す | マニュアルのページの閲覧数 |
| 3か月目の終わり | 3か月の振り返りを議事録に書く。続けるか、何を足すかを決める | ページのアナリティクス |
2か月目が一番の山です。最初の物珍しさが消え、LINEで頼む方が早い、という声が出ます。ここで代表がLINEの頼みごとに「タスクに入れてください」と返し続けたことで、3か月目にはLINEのグループは雑談と急ぎの連絡だけになりました。
決まりが効いた場面をひとつ挙げます。2か月目のある週、体験の申込者から電話で「卵のアレルギーがある」と伝えられました。以前なら受付がLINEのグループに書き、その日の担当の講師が読み落とすこともありました。この週は、受付Bが体験申込のその人の行の「問い合わせ内容」に書き、同時に「アレルギーの確認」というタスクを講師Aの担当で作りました。講師Aはレッスンの前に自分のタスクを開く決まりなので、当日の朝に気づき、卵を使わない材料を前の日のうちに用意できました。翌週のスタッフ会議でこの件を話し、決まりのページの「どこに何を書くか」に「お客様の体調やアレルギーは、体験申込の行に書き、担当の講師にタスクを作る」という1行を足しています。
決まりのページは、2か月目の終わりに一度見直しています。守られていない決まりは、決まりの方が実態に合っていないことが多いです。たとえば「日報は毎日書く」は守られず、「レッスンで何かあった日だけ書く」に変えたら書かれるようになりました。
定着したかを確かめる
感覚で「使われている気がする」と言わず、数字で確かめます。Notionで見られる数字はプランで違います。
| 見られるもの | どこで | プラン（2026年10月時点） |
|---|---|---|
| ベーシックなページアナリティクス（閲覧者のリストと閲覧数のグラフ） | ページの ••• →「更新一覧・アナリティクス」→「アナリティクス」 | フリー・プラス |
| 高度なページアナリティクス（上に加えて、ページを更新した人のリスト） | 同じ | ビジネス |
| ワークスペースアナリティクス（アクティブなメンバー・ページごとの閲覧数・検索） | 「設定」→「アナリティクス」 | エンタープライズ |
| データベースの行の数・更新日時 | データベースのビュー（作成日時・最終更新日時のプロパティ） | すべてのプラン |
ページのアナリティクスを見る
- 見たいページ（たとえば受付対応のマニュアル）を開く
- 右上の
•••を押す - 「更新一覧・アナリティクス」を選ぶ
- 「アナリティクス」のタブを開く
- グラフの日付にカーソルを置き、その日の閲覧数を見る
- 下の一覧で、誰が見たかを確かめる（ビジネスなら、誰が更新したかも見られる）
ページのアナリティクスを見られるのは、そのページのオーナーか編集できる人です。閲覧の記録は、本人が「設定」→「環境設定」の「プライバシー」で「閲覧履歴の表示」を「記録しない」にすると残りません。数字は目安として使い、人を責める材料にはしません。
小さな会社は、データベースの数で見る
エンタープライズでなければ、ワークスペース全体の数字は出ません。小さな会社なら、データベースの数で十分に確かめられます。
- タスクのデータベースに「作成日時」と「最終更新日時」のプロパティを足す
- 「今週作られたタスク」のビューを作り、作成日時が今週のものに絞る
- 担当でグループ分けし、誰がどれだけ使っているかを見る
- 同じことを体験申込と議事録でもする
サンプル料理教室では、毎週のスタッフ会議の最初に、代表がこの3つのビューを映します。今週のタスクが0件の人がいれば、その人がどこで頼みごとをしているかを聞きます。責めるためではなく、決まりが合っていないところを見つけるためです。
定着したと言える目安は、次の3つがそろったときです。
- 体験申込がNotionにしか書かれていない（Excelや紙に戻っていない）
- タスクが全員から作られている（代表だけが作っていない）
- 議事録が毎週、会議の中で書かれている
応用
新しく入ったスタッフには、決まりのページと3つのデータベースだけを最初の日に見せます。全部を説明しない方が覚えます。マニュアルのデータベースに「はじめての人が最初に読む」という分類を作り、3〜5ページだけ入れておくと、新人が自分で読み進められます。
決まりのページの最後に「変えた日と変えたこと」を1行ずつ足していくと、いつから何が変わったかを全員が追えます。決まりは、守られないものを消していくと短く強くなります。
チームスペースが増えてきたら、チームスペースごとに小さな決まりを置きます。講師のチームスペースならレシピの書き方、受付のチームスペースなら電話の記録の残し方です。全体の決まりのページには、全員に関係することだけを残します。
できないことと、Notionをやめる判断
Notionが向かない仕事もあります。決まりを作っても使いにくさが消えないなら、その仕事は他の道具に任せる方が早いです。
| 仕事 | Notionで起きること | 代わりの道具 |
|---|---|---|
| 承認の流れが厳しい申請（経費・休暇） | 承認の順番や差し戻しの履歴を固く管理しにくい | kintoneのプロセス管理、ワークフローの専用の道具 |
| 何万行もある台帳 | 絞り込みや表示が重くなる | kintone、スプレッドシート、データベースの専用の道具 |
| 細かい権限（行ごと・項目ごと） | ページやデータベースの単位でしか分けにくい | kintone、Salesforce |
| 帳票の印刷（請求書・見積書） | 決まった様式で印刷する作りではない | 会計ソフト、帳票の専用の道具 |
| 急ぎの連絡 | 開かないと気づかない | 電話、LINE、Slack |
Notionをやめる目安は、次の3つのどれかに当てはまるときです。
- 3か月たっても、3つのデータベースのうち2つ以上が毎週更新されていない
- 決まりを2回見直しても、同じ場所で同じ不満が出続ける
- 主な仕事が上の表の「向かない仕事」で、Notionに置くために回り道をしている
やめるときは、全部を一度にやめなくて構いません。議事録とマニュアルはNotionに残し、台帳はkintoneに移す、のように分けるのもひとつの答えです。道具ごとの向き不向きは「Notionとkintone・Confluence・Googleドキュメントの比較：どれを選ぶか」で比べています。
よく詰まるところ
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 同じような議事録のページがあちこちにある | ページを作る場所が決まっていない | 議事録のデータベースを1つにし、ほかのページを移してから消す |
| 検索しても古いマニュアルが先に出る | 古い版を残したまま新しい版を作っている | 古い版は消すか、アーカイブ用のデータベースへ移す |
| 毎朝開くと重い | 行とプロパティが多いビューを開いている | 見せるプロパティを減らし、フィルターで今月分だけにする |
| 講師が日報を書かなくなった | スマホで入れる項目が多い | 日付・講師・ひとことの3つだけの入力用ビューにする |
| 頼みごとがLINEに戻った | LINEで頼まれても受けてしまう | 「タスクに入れてください」と返す決まりを代表が守る |
| 通知が多すぎて見なくなった | メール通知とプッシュ通知の両方が届いている | 「設定」→「通知」でどちらか1つにし、見る時間を決める |
| 担当の通知を止めたいと言われる | ユーザーのプロパティの通知は本人が止められない | 担当は1人にし、関係者はテキストやコメントで知らせる |
| 決まりのページを誰も読まない | 長すぎる | 表2つと箇条書きだけにし、スタッフ会議で1回画面を見せる |
| データベースが10個以上あり、どれも半端 | 最初に作りすぎた | 毎日使う3つを残し、ほかはアーカイブして必要になったら戻す |
| 代表しかNotionを触っていない | 他のスタッフが開く理由がない | スタッフ会議で議事録とタスクを画面に出し、会議の中で書く |
次にやること
決まりのページを置く場所と、チームスペースの分け方は「Notionのワークスペース設計：チームスペース・ページの階層・名前の決まり」にあります。まだメンバーを招待していないなら「Notionの導入手順：会社のワークスペースを作り、メンバーを招待する」から始めます。3か月目に足すマニュアルを古くならない形で置くには「Notionで社内wikiとマニュアル：探せて古くならない置き方」、Notionが自分の会社に合うか他と比べたいときは「Notionとkintone・Confluence・Googleドキュメントの比較：どれを選ぶか」に進みます。