社内の情報をまとめる道具を選ぶとき、Notion（ノーション）・kintone・Confluence・Googleドキュメント・Evernoteの名前が並びます。どれも「社内で情報を共有する道具」と紹介されるので、違いが分かりにくく、比較の記事を読むほど迷います。実際には、それぞれ得意な仕事がはっきり分かれていて、1つに全部を寄せるより、仕事ごとに分けた方がうまく回ることが多いです。この記事では、5つの道具を同じ物差しで比べ、仕事ごとにどれが向くか、Notionとkintoneを一緒に使う形、選ぶ前に無料で試すときに確かめること、乗り換えるときの手間を書きます。読み終わると、自分の会社の仕事を1つずつ「どの道具に置くか」決められます。前提として、料金と機能は2026年10月時点の各社の公式の表示で書いています。
例は、このコラムで毎回使っている、スタッフ6名ほどの予約制の小さな料理教室「サンプル料理教室」です。メール・カレンダー・ドライブはすでにGoogle Workspaceを使っています。
この記事の内容
先に決めること
比べる前に、次の4つを書き出します。ここが決まっていないと、比較表を見ても「どれも良さそう」で終わります。
1つ目は、置きたい仕事の一覧です。「社内の情報」とひとまとめにせず、マニュアル・タスク・議事録・顧客の台帳・申請と承認・帳票、のように仕事ごとに分けます。サンプル料理教室なら、体験申込・タスク・議事録・マニュアル・講師のシフト・日報・採用・備品の8つです。
2つ目は、その仕事の中身が文章か、行と列かです。マニュアルや議事録は文章です。顧客の台帳や備品は行と列です。文章が得意な道具と、行と列が得意な道具は違います。
3つ目は、入力する人と見るだけの人です。全員が毎日入れるのか、事務の1人が入れて全員が見るのかで、向く道具が変わります。入力する人が多いほど、入力の画面がかんたんな道具が向きます。
4つ目は、社外の人と共有するかです。外部のデザイナーや印刷会社とページを共有するなら、ゲストとして招けるか、ページを公開できるかを見ます。
5つの道具の比較
| 物差し | Notion | kintone | Confluence | Google Workspace | Evernote |
|---|---|---|---|---|---|
| 得意なこと | 文章とデータベースを1か所に置く。マニュアル・議事録・タスク | 行と列の台帳。入力の画面・絞り込み・集計・承認の流れ | 大きな組織の社内wiki。スペースごとの文書 | メール・カレンダー・文書・表計算を一式で | 個人やチームのメモ・切り抜き |
| 料金の考え方 | メンバー1人あたりの月額。フリーあり | ユーザー1人あたりの月額。最低10ユーザー | ユーザー1人あたりの月額。フリーは10ユーザーまで | ユーザー1人あたりの月額。メールやドライブ込み | プランごとの定額。フリーあり |
| 権限 | チームスペース・ページ・データベースの単位 | アプリ・レコード・フィールドの単位まで | スペース・ページの単位 | ファイル・フォルダ・共有ドライブの単位 | ノートブック・スペースの単位 |
| データの量 | 行が増えるほど表示や絞り込みが重くなる | 大量のレコードを絞り込んで使う作り | 文書が多くても検索で探せる作り | スプレッドシートは1ファイルのセル数に上限 | フリーは50ノートまで |
| 承認の流れ | 専用の承認の仕組みはない | プロセス管理で、順番と差し戻しを決められる（ライトで使えるかは契約前に確かめる） | 専用の承認の仕組みは中心の機能ではない | 決まった順番で回す台帳には向かない | 向かない |
| 帳票 | 決まった様式の印刷には向かない | 印刷用のプラグインや連携で作る（プラグインや外部の連携はスタンダード以上） | 向かない | ドキュメントやスプレッドシートを様式にして作る | 向かない |
| 社外との共有 | ゲストを招く、ページをWebに公開する | ゲストユーザーを招く（有料のオプション。1ユーザー月700円〜・税別） | 匿名アクセスや外部の共有の設定 | ファイルごとに社外の人と共有できる | ノートやノートブックの共有 |
この表の「向かない」は「できない」ではありません。工夫すればできても、毎日回すと手間がかかる、という意味です。
それぞれの道具を一言でいうと
Notionは、白紙のページにデータベースを埋め込める道具です。マニュアルの中に関係するタスクの一覧を出す、議事録から決まったことのタスクへリレーションでつなぐ、といった「文章と一覧を行き来する仕事」が得意です。反対に、入力の画面を固く決めて、決まった人が決まった順に入れる仕事は苦手です。自由に作れるぶん、決まりを作らないと散らかります。
kintoneは、行と列の台帳を、入力の画面ごと作る道具です。項目の必須・入力の形・一覧の絞り込み・グラフ・承認の順番を、プログラムを書かずに決められます。顧客・契約・申請のように、全員が同じ形で入れる仕事が得意です。長い文章を書いて読ませる仕事は、Notionやドキュメントの方が向きます。
Confluenceは、スペースごとに文書を積み上げる社内wikiの道具です。部署が多く、文書の量が多い組織で、Jiraと合わせて使われることが多い道具です。数名の会社だと、スペースや権限の設計が大げさに感じることがあります。
Google Workspaceは、メール・カレンダー・ドライブ・ドキュメント・スプレッドシートを一式で使う道具です。すでにメールで使っていれば追加の費用がかからず、社外の人とファイルを共有するのも手早くできます。ファイルが増えると、どのフォルダに何があるかの決まりがないと探しにくくなります。
Evernoteは、個人やチームのメモと切り抜きの道具です。Webの記事やレシートを手早く保存する使い方が得意です。会社の台帳やタスクを回す道具としては、Notionやkintoneの方が向きます。NotionとEvernote、NotionとOneNoteで迷っている場合、中身が個人のメモなら今の道具のままでよく、会社の仕事を置くならNotionを、という分け方が目安です。
料金（2026年10月時点）
料金は、各社の料金ページの表示です。税や年払い・月払いの扱いは各社で違うので、契約の前に料金ページで確かめます。
| 道具 | フリー | 有料の入り口 | 上のプラン |
|---|---|---|---|
| Notion | フリープラン（メンバーが2名以上だとブロックに上限） | プラス 1人あたり、年払いの月あたり1,650円（月払いは2,000円） | ビジネス 1人あたり、年払いの月あたり3,150円（月払いは3,800円）、エンタープライズは個別 |
| kintone | なし（30日の試用） | ライト 1ユーザー月1,000円（税別・最低10ユーザー） | スタンダード 月1,800円、ワイド 月3,000円（最低1,000ユーザー） |
| Confluence | フリー（10ユーザー・2GBまで） | スタンダード（公式の料金ページで最新の額を確かめる） | プレミアム、エンタープライズ |
| Google Workspace | なし（14日の試用） | Business Starter 1ユーザー月800円（税別・年間契約で月ごとの請求） | Business Standard 月1,600円、Business Plus 月2,500円 |
| Evernote | フリー（50ノート・1ノートブック・同期1台） | Starter | Advanced、法人向けのプラン |
Notionの料金ページには、年払いで最大20%お得という表示があり、Notionの表の額は、料金ページを開いたときに出る年払いにしたときの月あたりの額で、「月払い」に切り替えるとプラスは2,000円、ビジネスは3,800円になります。kintoneは年払いの表示もあり、ライトは1ユーザー年12,000円です。Google Workspaceはすでにメールで使っている会社が多く、その場合はドキュメントとスプレッドシートの分の追加の費用はかかりません。
6名のサンプル料理教室で比べると、kintoneは最低10ユーザーからなので、6名でも10ユーザー分の料金になります。Notionは使う人数分です。この差は、人数の少ない会社ほど効きます。
ゲストの扱いも料金に効きます。Notionのゲストは無料で、招待されたページにだけ入れます。サンプル料理教室では、外部のデザイナーと印刷会社をゲストにしているので、この2人の分は料金がかかりません。kintoneで社外の人を招くゲストユーザーは有料のオプションで、ライトなら1ユーザー月700円、スタンダードとワイドなら月1,440円（税別）が本体の契約とは別にかかります。チラシのやり取りのように社外の人と頻繁にページを見せ合う仕事は、この差が効きます。
仕事ごとのおすすめ
| 仕事 | 第一候補 | 理由 | ほかの候補 |
|---|---|---|---|
| マニュアルと社内wiki | Notion | 文章と画像を書きやすく、データベースで分類・担当・最終確認日を持たせられる | 人数が多くスペースが多いならConfluence、Googleドキュメントで足りる会社も多い |
| タスク | Notion | 議事録やマニュアルとリレーションでつなげられる | 入力する人が多く項目が決まっているならkintone |
| 議事録 | Notion | 会議の中で書き、決まったことをその場でタスクにできる | Googleドキュメント（Googleカレンダーの予定から作るなら手早い） |
| 顧客管理・案件管理 | 小さければNotion、行が多い・項目ごとの権限が要るならkintone | Notionは簡単なCRMならすぐ作れる。kintoneは絞り込み・集計・権限が強い | 営業の組織が大きいならSalesforce |
| 申請と承認 | kintone | プロセス管理で、承認の順番・差し戻しを決められる（使えるコースは契約前に確かめる） | Notionでは厳しい承認は回さない |
| 台帳（備品・会員・売上） | 行が少なければNotion、多ければkintoneかスプレッドシート | 何千行を超えて絞り込みや集計を毎日するなら、kintoneやスプレッドシートが速い | |
| 帳票（請求書・見積書） | 会計ソフトや帳票の道具 | どの道具も決まった様式の印刷は得意ではない | kintoneに印刷の連携を足す |
| 個人のメモ・切り抜き | Evernote、または各自の好きな道具 | 会社の情報と混ぜない方が探しやすい |
Microsoft 365を使っている会社なら、OneNoteやTeams・SharePointがすでに手元にあります。その場合、新しい道具を足す前に、手元の道具でどこまで足りるかを先に見ます。道具が増えるほど、どこに書いたかを探す手間が増えます。
Notionとkintoneを一緒に使う形
Notionとkintoneは、どちらかを選ぶより、仕事で分けると相性が良い組み合わせです。分け方の目安は、文章はNotion、行と列で承認や集計が要るものはkintone、です。
| 置く仕事 | Notion | kintone |
|---|---|---|
| 会員の台帳 | 会員・契約・月謝の状態 | |
| 申請と承認 | 備品の購入申請・休暇の申請 | |
| 議事録 | スタッフ会議の記録 | |
| マニュアル | 受付対応・衛生・レシピ | |
| タスク | 会議で出た頼みごと | |
| つなぎ方 | kintoneのレコードのURLを議事録やタスクに貼る | NotionのページのURLをレコードに貼る |
一緒に使うときに決めておくのは、同じ情報を両方に置かないことです。会員の電話番号はkintoneにだけ置き、Notionの議事録には「会員のレコード」としてkintoneのURLを貼ります。両方に書くと、片方だけ直されて食い違います。
たとえば、ある会員から月謝の支払い方法の変更の相談があった場面を考えます。受付はkintoneの会員のレコードで支払い方法を直し、承認が要るならプロセス管理で代表に回します。同じ日のスタッフ会議で話題にするなら、Notionの議事録に「会員の支払い方法の変更（kintoneのレコードのURL）」と1行書き、決まったことをNotionのタスクにします。会員の情報そのものはkintoneにしかなく、Notionには会話と頼みごとだけが残ります。こう分けておくと、半年後に「なぜ変えたのか」は議事録で、「今どうなっているか」はkintoneで、迷わず確かめられます。
一緒に使う場合の費用は、両方の料金を足したものになります。kintoneは最低10ユーザーからなので、kintoneを使うのは台帳を入れる人だけにし、見るだけの人はNotionの議事録から必要なときにだけkintoneのURLを開く、という分け方も考えられます。誰がどちらのアカウントを持つかは、入れる前に決めておきます。
自動でつなぎたい場合は、n8nのようなワークフロー自動化ツールで、kintoneの更新をNotionに知らせる、Notionで入会が決まった人をkintoneに入れる、といった片方向の流れを作れます。kintoneの作り方は姉妹サイトのkintoneコラム（nexly.co.jp/kintone/）に、自動でつなぐ方法は姉妹サイトのn8nコラム（nexly.co.jp/n8n/）にまとめてあります。
サンプル料理教室ならどう分けるか
サンプル料理教室は6名で、承認が要る申請はほとんどなく、台帳の行も多くありません。そのため、NotionとGoogle Workspaceの2つで回し、kintoneは入れていません。
| 仕事 | 置く場所 | 決めた理由 |
|---|---|---|
| 体験申込 | Notion | 月に数十件で、受付と講師が同じ画面で見たい |
| タスク・議事録 | Notion | 会議の中で書き、そのままタスクにする |
| マニュアル・レシピ | Notion | 画像付きで書き、分類と最終確認日を持たせる |
| 講師のシフト | Notion | レッスン予定とリレーションでつなぐ |
| 通常レッスンの予約・月謝 | 外部の予約システム | お客様が自分で予約し、決済まで済む |
| メール・カレンダー | Google Workspace | すでに使っている |
| 売上の集計 | Googleスプレッドシート | 予約システムから書き出したCSVで月1回集計する |
| チラシのデザインのやり取り | Googleドライブ | 外部のデザイナーとファイルで受け渡す |
会員が200名を超え、月謝の状態や契約の更新を細かく管理したくなったら、会員の台帳だけをkintoneに移すつもりです。そのときも、議事録とマニュアルはNotionに残します。
選ぶときに試すこと
どの道具も、無料の範囲か試用の期間で試せます。
| 道具 | 試せる範囲 |
|---|---|
| Notion | フリープランで始められる（メンバーが2名以上だとブロックに上限） |
| kintone | 30日の試用（スタンダードコース。延長はできない） |
| Confluence | フリープランで10ユーザーまで |
| Google Workspace | 14日の試用 |
| Evernote | フリープランで50ノートまで |
試すときは、機能を眺めるのではなく、自分の会社の仕事を1つ実際に置きます。サンプル料理教室では、Notionを2週間、次の手順で試しました。
- 置きたい仕事の中から、毎日使うものを1つ選ぶ（体験申込）
- 今のExcelから直近1か月分だけを移す
- 受付2名に、2週間はNotionだけに書いてもらう
- 講師にスマホで見てもらい、今日の体験の人を探してもらう
- 2週間の終わりに、次の項目を確かめる
確かめる項目は次のとおりです。
| 確かめること | 見方 |
|---|---|
| 入力が続いたか | 2週間、Excelや紙に戻らずに書かれたか |
| 探せたか | 講師が名前や日付で目当ての行をすぐ開けたか |
| スマホで使えたか | 外出先やレッスンの合間に見られたか |
| 権限が足りるか | 見せたくない情報（代表の経営メモ）を分けられたか |
| 社外と共有できるか | 外部のデザイナーにページを見せられたか |
| 料金が見合うか | 使う人数で計算した月額が、今の手間と比べて高くないか |
| 書き出せるか | CSVやMarkdownで書き出して、別の道具に移せるか |
最後の「書き出せるか」は見落とされがちです。合わなかったときに出られる道具かどうかは、入る前に確かめておきます。
試すのは1つの道具だけで構いません。2つを同時に試すと、スタッフがどちらに書けばいいか迷い、どちらも続かずに終わります。1つ目で合わなければ、2つ目を試します。
乗り換えるときの手間
道具を乗り換えるときの手間は、中身が文章か、行と列かで大きく違います。
| 乗り換え | 移せるもの | 手間がかかるもの |
|---|---|---|
| EvernoteからNotion | ノートはNotionのインポートでそのまま取り込める | 画像の欠け、日付のずれ、タグの整理 |
| ConfluenceからNotion | ページの階層ごと取り込める | 権限の付け直し、マクロの置き換え |
| GoogleドキュメントからNotion | 1つずつ取り込める | 本数が多いときの置き場所の整理、コメントや色 |
| ExcelからNotion | CSVでデータベースに取り込める | 数式・リレーションの作り直し |
| Notionからkintone | データベースをCSVで書き出し、kintoneのアプリに読み込める | プロパティとフィールドの対応、リレーションの作り直し |
乗り換えで一番時間がかかるのは、データを移す作業ではなく、使う人に新しい場所を覚えてもらうことです。移す前に捨てるものを決め、毎日使うものから順に移すと、短く済みます。Notionへの移し方の手順は「Notionへの移行：Evernote・Confluence・Excelから引っ越す手順」で詳しく書いています。
乗り換えの間は、前の道具と新しい道具の両方の料金がかかります。両方を同時に契約する期間を1か月と決め、その間に毎日使うものを移し終えます。期間を決めずに始めると、両方を使い続ける状態が長く続き、費用もスタッフの手間も2倍になります。前の道具の契約をいつ止めるかは、乗り換えを決めた日にカレンダーに入れておきます。
できないことと、その代わり
Notionを第一候補にしない方がいい場面をまとめます。
| 場面 | Notionで起きること | 代わり |
|---|---|---|
| 承認の順番と差し戻しを固く管理する | 専用の承認の仕組みがない | kintoneのプロセス管理 |
| 行ごと・項目ごとに見られる人を変える | ページとデータベースの単位でしか分けにくい | kintone、Salesforce |
| 何万行もの台帳を毎日絞り込む | 表示や絞り込みが重くなる | kintone、スプレッドシート |
| 決まった様式で帳票を印刷する | 印刷の様式を作る仕組みがない | 会計ソフト、帳票の道具 |
| 何百人の組織で多数のスペースを管理する | 小さな会社向けの組み方では管理しきれない | エンタープライズのプランや、Confluence |
Notionが向いていないと分かったら、それを悪い選択とは考えません。文章はNotion、台帳はkintone、メールと表計算はGoogle Workspace、と分けるのが、小さな会社では一番手間の少ない形になることが多いです。
よく詰まるところ
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 比較表を見ても決められない | 置きたい仕事を書き出していない | 仕事を一覧にし、1つずつ「文章か行と列か」を書く |
| 全部をNotionに寄せて承認が回らない | 承認の流れをNotionで組もうとした | 申請と承認だけkintoneなどに分ける |
| kintoneの料金が人数のわりに高い | 最低10ユーザーからの料金になる | 少人数ならNotionやスプレッドシートで足りないかを先に見る |
| 同じ顧客の情報が2か所で食い違う | Notionとkintoneの両方に同じ項目を置いた | 正の場所を1つにし、もう片方にはURLだけ貼る |
| 試用期間が終わって判断できなかった | 機能を眺めただけで、仕事を置かなかった | 毎日使う仕事を1つ選び、2週間実際に回す |
| 社外の人に見せられない | ゲストや公開の設定を確かめていなかった | 試す段階で社外との共有を1回やってみる |
| 乗り換えたらスタッフが前の道具に戻った | 前の道具を止めていない | 移したものから元を読み取り専用にし、更新を止める |
| Googleドキュメントで十分だったと後で気づいた | 文章の共有だけが目的だった | 台帳やタスクを持たないなら、今の道具のまま続ける |
次にやること
Notionそのものでできることと向く仕事は「Notionとは：何ができて、小さな会社のどの仕事に向くか」にあります。Notionに決めたら、プランは「Notionの料金プラン：フリー・プラス・ビジネス・エンタープライズの違いと選び方」で選びます。顧客の台帳をNotionで持つか迷っているなら「Notionで顧客管理・案件管理：小さな会社の簡単なCRMを作る」で作り方と限界を確かめます。入れたあとに使われなくなるのを避けるには「Notionが使いにくいと言われる理由と、社内に定着させる運用の決まり」に進みます。