Microsoft 365を使い始めると、似た名前の言葉がたくさん出てきます。Microsoft Teams（チームズ）の「チーム」と「Microsoft 365 グループ」、SharePoint（シェアポイント）と「OneDrive」、「共有メールボックス」と「配布グループ」、「ゲストアクセス」と「外部アクセス」、「セキュリティの既定値群」と「条件付きアクセス」は、名前が近くても指しているものが違います。このページは、このサイトのコラムに出てくる言葉を分類ごとに並べ、1語につき何か、どこで出てくるか、似た言葉と何が違うかを2〜4文で書いたものです。例はコラムと同じ社員15名ほどのサンプル工務店で、名前・上限・料金は2026年11月時点の情報で書いています。料金は税抜で、断りがなければ年払いの1ユーザーあたりの月額です。Microsoft 365はプラン名・画面のメニュー・管理センターの表記がよく変わり、公式ドキュメントの中でも揺れているものがあるので、メニュー名が見当たらないときは近い名前を探してください。関連する記事があるものは、最後にそのタイトルを添えました。
この記事の内容
基本の言葉
Microsoft 365
Microsoftのクラウドのメール（Exchange Online）・チャットと会議（Teams）・会社のファイル置き場（SharePoint）・個人のファイル置き場（OneDrive）と、Word・Excel・PowerPointなどのアプリを、1人いくらの月額でまとめて使う契約です。小さな会社向けはBusiness Basic・Business Standard・Business Premium・Apps for businessの4プランで、ビジネスのプランは合わせて300ユーザーまでです。家電量販店で買えるMicrosoft 365 Personal・Familyは個人のMicrosoft アカウントで使う家庭向けの契約で、会社のアカウントを管理する仕組みが前提になっていないので、会社では使いません。
詳しくは：Microsoft 365とは：Office 365との違いと、小さな会社で何に使うか
Office 365
以前のクラウド契約の総称で、小規模向けのプランは「Microsoft 365 Business ◯◯」という名前に変わっています。大企業向けのOffice 365 E1・E3・E5には今もこの名前が残っています。旧「Office 365 Business Premium」は今のBusiness Standardで、今のBusiness Premium（旧 Microsoft 365 Business）とは別物なので、古い見積書を読むときに取り違えないようにします。
詳しくは：Microsoft 365とは：Office 365との違いと、小さな会社で何に使うか
Microsoft 365 Apps
Word・Excel・PowerPoint・Outlook・OneNoteなどのデスクトップアプリそのものの呼び名です（旧 Officeのアプリ）。Business Standard・Business Premium・Apps for businessに付き、1人につきパソコンかMacを5台、タブレット5台、スマホ5台まで入れられます。Business BasicにはデスクトップのアプリがなくWeb版とモバイル版だけで、モバイル版は画面が10.9インチ以下の端末に限られます。プラン名の「Apps for business」とは別の言葉です。
詳しくは：Microsoft 365とは：Office 365との違いと、小さな会社で何に使うか
テナント
会社ごとに1つ持つ、Microsoft 365の入れ物です。ユーザー・ライセンス・ドメイン・設定はすべてテナントの中にあり、契約したときに sample-koumuten.onmicrosoft.com のような初期ドメインが付きます。Microsoft 365 管理センターでユーザーを足す操作は、裏ではMicrosoft Entra ID（旧 Azure Active Directory）のテナントへの操作です。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
onmicrosoft.com のドメイン
契約したときに自動で付く初期ドメインです。独自ドメインを足す前にこのアドレスで社員のアカウントを作ると、あとで全員のアドレスを変える手間が出ます。このドメインから社外に送れるのは24時間で社外の宛先100件までなので、テストのメールは独自ドメインを足してから送ります。誰にも結びつけない緊急用の管理者アカウントは、あえてこのドメインで作ります。
詳しくは：Microsoft 365の導入手順：契約・独自ドメイン・ユーザー追加・初期設定
独自ドメイン
sample-koumuten.example のような、会社が持っているドメインです。Microsoft 365 管理センターの「設定」→「ドメイン」で足し、TXTレコードで持ち主であることを確かめてから、MX・autodiscover の CNAME・SPF の TXT をDNSに足します。ユーザーを作る前に足し、MXだけはメールボックスを作り終えて移行の準備ができてから切り替えます。
詳しくは：Microsoft 365の導入手順：契約・独自ドメイン・ユーザー追加・初期設定
職場または学校アカウント
会社がMicrosoft 365で作った社員のアカウントで、営業A@sample-koumuten.example のような形です。持ち主は会社で、共有や同期の範囲は管理者が決めます。Outlook.comなどで作る個人のMicrosoft アカウントとは別物で、同じOneDriveという名前でも中身はまとめられません。Copilot Chat で入力した内容が企業データ保護の対象になるのも、このアカウントでサインインしているときだけです。
詳しくは：OneDriveとは：個人のファイル置き場としての使い方とSharePointとの違い
Microsoft 365 グループ
Teams・SharePoint・Outlook・Plannerで、同じメンバーを使い回すための土台のグループです。Teamsでチームを1つ作ると、このグループとSharePointのサイトが1つずつ自動でできます。役割は所有者・メンバー・ゲストで、見るだけの役割はありません。消したグループは30日以内なら戻せます。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
プランとライセンス
Business Basic
メール・Teams・SharePoint・OneDrive（1人1TB）が使え、Word・Excel・PowerPointはWeb版とモバイル版だけのプランです。料金は2026年11月時点で1ユーザー月1,049円（年払い・税抜。月契約は1,259円）です。サンプル工務店では、パソコンでOfficeのアプリを使わない現場監督とパートをこのプランにしています。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
Business Standard
Business Basicの中身に、デスクトップ版のWord・Excel・PowerPoint・Outlookが付くプランです。料金は2026年11月時点で1ユーザー月2,098円（年払い・税抜。月契約は2,518円）です。旧称はOffice 365 Business Premiumで、名前に「Premium」が付く旧プランと取り違えやすいところです。サンプル工務店では事務・営業・設計・代表の9人がこのプランです。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
Business Premium
Business Standardの中身に、端末管理のIntune・条件付きアクセス（Microsoft Entra ID P1）・Defender for Business・Defender for Office 365 プラン 1などのセキュリティが付くプランです。料金は2026年11月時点で1ユーザー月3,298円（年払い・税抜。月契約は3,958円）で、旧称はMicrosoft 365 Businessです。私物スマホで会社のメールを見る人がいる、サインインに条件を付けたい、という会社が上げる先になります。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
Apps for business
Word・Excel・PowerPoint・OutlookなどのアプリとOneDriveが中心のプランで、会社のメール（Exchange Online）とTeamsは付きません。料金は2026年11月時点で1ユーザー月1,499円（年払い・税抜。月契約は1,799円）で、旧称はOffice 365 Businessです。メールを別の会社で持っていて、Excelだけそろえたい会社向けです。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
Teams なしの版
Business Basic・Standard・PremiumからTeamsを抜いた版で、料金ページに並んで出ています。2026年11月時点の年払い・税抜の月額は、Business Basic（Teams なし）809円、Business Standard（Teams なし）1,617円、Business Premium（Teams なし）2,817円です。Teamsを別に持っていない小さな会社が選ぶ理由はほぼないので、このサイトの料金はTeams込みの金額で書いています。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
年契約と月契約
契約の長さの違いで、支払いの間隔（年払い・月払い）とは別のものです。年契約は月契約より安い代わりに、ライセンスを減らせるのが購入か更新から7日以内に限られ、月払いにしても契約は1年です。月契約は高めですが月単位で減らせるので、出入りの多いパートだけ月契約にする分け方もあります。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
プランの混在
1つの契約の中で、人ごとに違うプランを割り当てることです。サンプル工務店は、事務・営業・設計・代表の9人をBusiness Standard、現場監督とパートの6人をBusiness Basicにして、月25,176円（年払い・税抜）です。全員をStandardにすると月31,470円なので、混ぜるだけで月6,294円違います。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
Enterprise と Frontline
大きな会社向けのプランの系統です。EnterpriseはMicrosoft 365 E3・E5やOffice 365 E1・E3・E5で、人数の上限がなく、監査や情報保護が厚くなります。Frontlineは現場の人向けのF1・F3で、F3のメールボックスは2GBしかなく、F1ではメールボックスを使えません。300人を超えない小さな会社は、Businessのプランで足ります。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
販売店（CSP）
Microsoftから直接ではなく、販売店（クラウド ソリューション プロバイダー）からMicrosoft 365を買う形です。請求書払いや設定代込みのセットにできる一方、解約やライセンスの数の変更は販売店に頼むことになります。管理者は必ず自社の人にし、販売店に渡している権限は管理センターの「設定」→「パートナー リレーションシップ」で見えるようにしておきます。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
試用版
契約の前に1か月使える無料の試用版です。継続請求をオフにしないと、試用が終わると自動で課金されます。試用中は社外に送れるメールの宛先が1日5,000人までに絞られているので、社外への一斉案内は送りません。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
アドオン（追加のライセンス）
Businessのプランに、必要な人の分だけ足すライセンスです。Teams 電話スタンダード・Microsoft 365 Copilot・Teams Premium・Defender for Businessなどがこの形で、プランを混在させていても人を選んで足せます。Microsoft Entra ID P1を単体でBusiness Basic・Standardに足せるかと価格は公式で確かめられていないので、Microsoft 365 管理センターのMarketplaceか販売店で確かめます。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
Teams
Teams
チャット・チャネル・会議・通話をまとめた、社内のやり取りの入口です。Teams自体はファイルを持たず、チャネルに上げたファイルはSharePointに、チャットで送ったファイルは送った人のOneDriveに入ります。後から探す話はチームのチャネル、その場で済む連絡はチャットと分けて使います。
詳しくは：Teamsの使い方：チーム・チャネル・チャットの使い分けと最初の設定
新しい Teams
今使われている版のTeamsです。以前の版（クラシック Teams）はサポートが2024年7月1日に終わり、2025年7月1日からは動かなくなっています。古い手順書に出てくる左の「ファイル」は、今は「OneDrive」の項目に変わっています。
詳しくは：Teamsの使い方：チーム・チャネル・チャットの使い分けと最初の設定
チーム
Teamsで、部署や大きな仕事のまとまりごとに作る集まりです。作ると裏でMicrosoft 365 グループとSharePointのサイトができ、チームのメンバーがそのままサイトのメンバーになります。サンプル工務店のチームは全社・営業・工事・事務の4つです。所有者が1人だとその人が辞めたときに設定を変えられる人がいなくなるので、所有者は2人以上にします。
詳しくは：Teamsのチームとチャネルの作り方：標準・プライベート・共有チャネルの設計
チャネル
チームの中で話題を分ける場所で、標準・プライベート・共有の3種類があります。どれにするかは「誰に見せるか」で決め、迷ったら標準にします。1つのチームに作れるのは、3種類と削除して30日以内のものを合わせて1,000までです（2026年11月時点）。
詳しくは：Teamsのチームとチャネルの作り方：標準・プライベート・共有チャネルの設計
標準チャネル
チームのメンバー全員が見られるチャネルです。ファイルは、チームのSharePointのサイトの中に、チャネル名のフォルダーとして入ります。サンプル工務店の工事チームでは、現場ごとの話題を標準チャネルで分けています。
詳しくは：Teamsのチームとチャネルの作り方：標準・プライベート・共有チャネルの設計
プライベートチャネル
チームのメンバーのうち、追加された人だけが見られるチャネルです。チャネルごとに別のSharePointのサイトができるので、チームの所有者でもチャネルのメンバーでなければ中のファイルを開けません。作ったあとで標準チャネルに変えることはできません。
詳しくは：Teamsのチームとチャネルの作り方：標準・プライベート・共有チャネルの設計
共有チャネル
チームの外の社員や、別の会社の人を直接入れられるチャネルで、作れるのはチームの所有者だけです。こちらもチャネルごとに別のSharePointのサイトができ、ゲストは入れません。別の会社の人を入れるには、自社と相手の両方でMicrosoft Entra IDのテナント間アクセス設定（B2B 直接接続）が要るので、相手もMicrosoft 365を使っている会社に限られます。
詳しくは：Teamsのチームとチャネルの作り方：標準・プライベート・共有チャネルの設計
チャット
1対1や数人のグループでやり取りする場所です。チャネルと違ってチームの全員には見えず、送ったファイルは送った人のOneDriveに入ります。その場で済む確認に使い、後から探す話や会社に残すファイルはチャネルに置きます。
詳しくは：Teamsの使い方：チーム・チャネル・チャットの使い分けと最初の設定
チームのアーカイブ
使わなくなったチームを、読み取り専用にして残す操作です。会話とファイルは見られるままで、Teams 管理センターから管理者もアーカイブでき、あとで元に戻せます。削除はチャネル・ファイル・会話が消える重い操作で、30日以内に元のMicrosoft 365 グループを戻さないと戻せないので、迷ったらアーカイブにします。
詳しくは：Teamsのチームとチャネルの作り方：標準・プライベート・共有チャネルの設計
チャネル会議
チームのチャネルから予約するTeams会議です。録画と文字起こしは、チームのSharePointのサイトのチャネルのフォルダーの「レコーディング」に入り、チームの持ち物になります。予定表・Outlook・チャットから作る会議は開催者のOneDriveの「レコーディング」フォルダーに入るので、社内で続ける定例はチャネル会議で作ります。
詳しくは：Teams会議の使い方：予約・録画と保存先・文字起こし・会議のオプション
会議のオプション
会議ごとに、ロビー・発表者・マイクとカメラ・会議チャット・録画を決める設定です。「ロビーをバイパスするユーザー」で、社外の人をロビー（待合室）で待たせて開催者か共同開催者が許可する形にできます。既定では出席者が全員発表者になり、発表者は画面共有やほかの人のミュートができるので、施主など社外の人を含む会議では発表者を「開催者と共同開催者のみ」に絞ります。
詳しくは：Teams会議の使い方：予約・録画と保存先・文字起こし・会議のオプション
録画と文字起こし
Teams会議の映像と音声の記録と、話した内容の文字の記録です。録画を始めると文字起こしも自動で始まり、文字起こしは会議の「まとめ」から .docx か .vtt でダウンロードできます。2026年11月時点の既定では、作られてから120日で期限切れになってごみ箱へ移ります。期間はTeams 管理センターの会議ポリシーで変えられ、変えた値はそれ以降に作られる録画にだけ効きます。
詳しくは：Teams会議の使い方：予約・録画と保存先・文字起こし・会議のオプション
ウェビナー
社外の人に申し込んでもらって開く説明会の形で、最大1,000人までです（2026年11月時点）。申込フォーム・登録者ごとの参加リンク・リマインダー・Q&A・出席レポートが使え、参加者のマイクとカメラは開催者が許可したときだけ使えます。Business Basic・Standard・Premiumの社員が開催者になれます。
詳しくは：Teamsウェビナーとタウンホール：社外向けの説明会を開く
タウンホール
参加者が見るだけの配信型のイベントで、最大10,000人までです（2026年11月時点）。参加者のマイクとカメラは使えず、やり取りはQ&Aが中心で、録画は既定で自動で始まります。完成見学会のように質問を受けながら進める会は、ウェビナーのほうが向きます。
詳しくは：Teamsウェビナーとタウンホール：社外向けの説明会を開く
Teams Premium
Teamsに足すアドオンのライセンスで、Teamsのライセンスの代わりにはなりません。インテリジェントな要約、録画と文字起こしができる人を会議ごとに絞る設定、画面への透かし、ライブ翻訳のキャプションなどが増えます。2026年4月1日に一部の機能がTeams Enterprise側へ移るなど区分がよく変わり、申込の手動承認や待機リストのような「高度なイベント機能」はBusinessのプランでは使えません。社員15名ほどの会社が会議のためだけに入れる場面は多くありません。
詳しくは：Teams会議の使い方：予約・録画と保存先・文字起こし・会議のオプション
Teams Phone
Teamsで外線の発着信や内線を使えるようにする、電話機能のライセンスです。ライセンスの名前はTeams 電話スタンダードで、2026年11月時点で1ユーザー月1,499円（年払い・税抜）、Business Basic・Standard・Premiumに人を選んで足せます。電話番号と回線は別に用意し、日本ではMicrosoftの通話プランが買えないので、オペレーター接続かダイレクト ルーティングのどちらかになります。
詳しくは：Teams Phoneとは：会社の電話番号をTeamsで受ける・内線にする
オペレーター接続とダイレクト ルーティング
Teams Phoneで使う電話番号と回線のつなぎ方です。オペレーター接続は、Microsoftが認定した通信事業者から番号と回線を受ける形で、専用の機器を自社に置かずに済むので、小さな会社はこちらを選びます。ダイレクト ルーティングは、認定のSBC（セッション ボーダー コントローラー）を介して今の回線やPBXをつなぐ形で、今のPBXやアナログの機器を残したい会社向けです。
詳しくは：Teams Phoneとは：会社の電話番号をTeamsで受ける・内線にする
自動応答と通話キュー
代表番号にかかってきた電話を振り分ける仕組みです。自動応答は「工事のお問い合わせは1を」のような音声メニューで行き先を分け、通話キューは複数の担当に順番か同時に鳴らして待ってもらいます。番号は人ではなくリソース アカウントという専用のアカウントに割り当て、そのライセンス（Microsoft Teams 電話リソース アカウント）は無料ですが、0円で「購入」の手続きが要ります。
詳しくは：Teams Phoneとは：会社の電話番号をTeamsで受ける・内線にする
ゲストアクセス
社外の人のアカウントをこちらの組織に「ゲスト」として作り、チームのチャネル・ファイル・会議に入ってもらう方法です。相手はOutlook.comやGmailのアドレスでも参加でき、こちらの組織に切り替えて使います。チームから外しても組織のディレクトリには残るので、四半期に1回ほどゲストの一覧を見て要らない人を消します。サンプル工務店では、図面をやり取りする設計事務所をゲストで工事チームに入れています。
詳しくは：Teamsのゲストと外部アクセス：社外の人と話す2つの方法と設定
外部アクセス
相手の組織のTeamsのまま、1対1やグループのチャット・通話・会議をする方法です。こちらの組織には何も作られず、ファイルの共有やチームへの参加はできません。既定ではすべての外部ドメインと話せる状態で、Teams 管理センターの「ユーザー」→「外部アクセス」で相手のドメインを許可したりブロックしたりします。
詳しくは：Teamsのゲストと外部アクセス：社外の人と話す2つの方法と設定
SharePoint・OneDrive
SharePoint
会社やチームの共有フォルダーを、権限付きのWebサイトの形で持つサービスです。Teamsのチャネルで共有したファイルも、実体はSharePointに保存されています。会社として残すファイルはSharePoint、本人だけの作業中のものはOneDriveと、「誰のものか」で置き場所を分けます。
詳しくは：SharePointとは：Teams・OneDriveとの違いと、会社のファイル置き場にする判断
サイト
SharePointの単位で、ファイルサーバーの言葉なら「部署ごとの共有ドライブ」に近いものです。サイトの中に、ファイルを置くドキュメントライブラリ、表の台帳のリスト、お知らせなどのページがあります。権限の基本はサイトの単位なので、見せる人を分けたいときはフォルダーで絞るよりサイトを分けます。
詳しくは：SharePointとは：Teams・OneDriveとの違いと、会社のファイル置き場にする判断
チーム サイト
メンバーで共同作業するためのサイトで、作るとMicrosoft 365 グループも一緒にできます。Teamsでチームを作ったときにできるのもこの種類で、チームのメンバーがそのままサイトのメンバーになります。サンプル工務店の「工事案件」と「事務」はチーム サイトです。
詳しくは：SharePointの使い方：サイトを作ってドキュメントライブラリにファイルを置く
コミュニケーション サイト
少ない人が書いて、大勢が読むための、情報を配るサイトです。Microsoft 365 グループにはつながらず、サイトの所有者・メンバー・閲覧者のグループに直接人を入れます。社内ポータルはこちらで作り、サンプル工務店の「社内規程」がこの種類です。
詳しくは：SharePointの社内ポータルの作り方：お知らせ・リンク集・規程をまとめる
ドキュメントライブラリ
サイトの中でファイルを置く場所で、ファイルサーバーの言葉なら「その中の大きなフォルダー」にあたります。チャネルの「ファイル」タブも、チームのサイトの「ドキュメント」ライブラリそのものです。ファイルの種類で分けたいときは、フォルダーを深く掘るより先にライブラリを分けます。
詳しくは：SharePointのドキュメントライブラリ：列・ビュー・バージョン履歴・チェックアウト
Webパーツ
SharePointのページに置く部品です。ニュース・クイック リンク・ドキュメント ライブラリ・イベントの4つを置けば、小さな会社の社内ポータルに要るものはほぼそろいます。ヒーローのような見栄えのする部品は画像を差し替える手間が増えるので、更新の手が足りないうちは置きません。
詳しくは：SharePointの社内ポータルの作り方：お知らせ・リンク集・規程をまとめる
列とビュー
列は、ドキュメントライブラリのファイルに工事番号・種類・施主名のような情報を付ける欄で、「+ 列の追加」から足します。ビューは、列で並べ替えたり絞り込んだりした表示を「名前を付けてビューを保存」で残したものです。フォルダーを深く掘るより、列を足してビューで絞るほうが探しやすくなります。
詳しくは：SharePointのドキュメントライブラリ：列・ビュー・バージョン履歴・チェックアウト
バージョン履歴
ファイルを保存するたびに前の版を残し、あとで選んで戻せる仕組みです。新しいライブラリでは最初から有効で、既定で直近500版が残ります（2026年11月時点）。前の版に戻すときはファイルの「バージョン履歴」から版を選んで「復元」を選び、上限を超えた古い版はごみ箱を通らずに消えます。
詳しくは：SharePointのドキュメントライブラリ：列・ビュー・バージョン履歴・チェックアウト
チェックアウト
ファイルを自分だけが編集できる状態にする操作で、チェックインするまでほかの人は編集できず、変更も見えません。Word・Excelを何人かで同時に直す共同編集とは逆向きの仕組みなので、ふだんは使いません。CADの図面や社内規程のように、確定するまで途中を見せたくないファイルにだけ使います。
詳しくは：SharePointのドキュメントライブラリ：列・ビュー・バージョン履歴・チェックアウト
所有者・メンバー・閲覧者
SharePointのサイトに最初からある3つのグループで、権限レベルはそれぞれフル コントロール・編集・読み取りです。Teamsのチームにつながったサイトでは、チームの所有者とメンバーがそのままサイトの所有者とメンバーになるので、人の出し入れはTeams側でします。Microsoft 365 グループには見るだけの役割がないので、見るだけの人はサイトの閲覧者に直接入れます。
詳しくは：SharePointのアクセス権限：サイト・ライブラリ・フォルダの権限と外部共有
権限の継承（固有の権限）
ライブラリ・フォルダー・ファイルが、既定で上の階層の権限をそのまま引き継ぐ仕組みです。経理のフォルダーのように閉じたい場所だけ継承を止めて固有の権限にしますが、閉じる場所が増えるほど誰が何を見られるか説明できなくなります。10万件を超えるアイテムが入ったライブラリやフォルダーは継承の停止も再開もできなくなるので、閉じる場所はライブラリを作る時点で決めます。
詳しくは：SharePointのアクセス権限：サイト・ライブラリ・フォルダの権限と外部共有
共有リンク
ファイルやフォルダーを渡すときに作るリンクで、「すべてのユーザー」「組織内のユーザー」「既存のアクセス権を持つユーザー」「特定のユーザー」の4種類があります。社外の人には「特定のユーザー」を使い、相手はメールで届く確認コードかアカウントで開きます。期限とパスワードを付けられるのは「すべてのユーザー」のリンクだけで（2026年11月時点）、SharePoint 管理センターの既定のリンクの設定では「リンクを知っているすべてのユーザー」と表示されます。
詳しくは：OneDriveの共有と容量：リンクの種類・容量の確認と空け方
外部共有
社外の人にファイルやサイトを共有できる範囲の設定です。SharePoint 管理センターの「ポリシー」→「共有」で組織全体の上限を決め、サイトごとにそれ以下へ絞ります（組織全体より緩くはできません）。段階は広い順に「すべてのユーザー」「新規および既存のゲスト」「既存のゲスト」「組織内のユーザーのみ」の4つで、「組織内のユーザーのみ」にするとTeamsにゲストを入れてもチームのファイルは開けません。
詳しくは：SharePointのアクセス権限：サイト・ライブラリ・フォルダの権限と外部共有
SharePoint の容量
SharePointの保存容量は人ごとではなく組織全体で持ち、Businessのプランでは「1TB＋ライセンス1つにつき10GB」です（2026年11月時点）。15ライセンスなら1TB＋150GBで、OneDriveの1人1TBとは別の枠です。サイトのごみ箱に入っているファイルも容量に数えられ、足りないときはOffice 365 Extra File Storageで1GB単位で足せます。
詳しくは：SharePointとは：Teams・OneDriveとの違いと、会社のファイル置き場にする判断
OneDrive
社員1人ずつの、個人の作業場所としてのファイル置き場です。共有しない限り本人しか見られず、Business Basic・Standard・Premiumのどれでも1人1TBです（2026年11月時点）。持ち主はその社員なので、辞めた人のOneDriveは消える前提で扱い、会社として残すファイルは最初からSharePointに置きます。
詳しくは：OneDriveとは：個人のファイル置き場としての使い方とSharePointとの違い
個人用 OneDrive と仕事用 OneDrive
Microsoft アカウントで使う個人用と、職場または学校アカウントで使う仕事用（以前の名前はOneDrive for Business）は、同じ名前でも別の場所です。2つはまとめられず、ファイルをコピーか移動することだけができます。エクスプローラーでは、仕事用が「OneDrive – 組織名」、個人用が「OneDrive – 個人用」と分かれて出ます。
詳しくは：OneDriveとは：個人のファイル置き場としての使い方とSharePointとの違い
Microsoft Teams チャット ファイル
Teamsのチャットで送ったファイルが入る、送った人のOneDriveのフォルダーです（公式ドキュメントの表記は「Microsoft Teams Chat Files」）。そのチャットの相手にだけ開ける権限が付き、送った人が退職してOneDriveが削除の流れに入ると、相手も開けなくなります。会社に残すファイルは、チャットではなくチャネルに置きます。
詳しくは：Teamsのファイル共有：チャットとチャネルのファイルはどこに保存されるか
同期
OneDriveの同期アプリで、パソコンのフォルダーとクラウドを鏡のように同じにする仕組みです。片方で消すともう片方からも消えるので、パソコンの容量を空けたいときはファイルを消さず、ファイル オンデマンドの「空き領域を増やす」を使います。少しの間止めるなら「同期の一時停止」（2・8・24時間）、そのパソコンで使わないなら「この PC のリンクを解除」で、どちらもクラウドのファイルは消えません。
詳しくは：OneDriveの同期：フォルダーのバックアップ・ファイル オンデマンド・同期されないとき
OneDrive ショートカット
SharePointのライブラリやフォルダーを、自分のOneDriveの中に出す方法で、ボタンの表記は「マイ ファイルにショートカットを追加する」です。公式はライブラリの「同期」ボタンよりこちらを勧めていて、どのパソコンでサインインしても同じものが出て、動作も軽くなります。エクスプローラーでは「OneDrive – サンプル工務店」の中に出ます。
詳しくは：SharePointをエクスプローラーで開く：同期とショートカットの追加、同期できないとき
ファイル オンデマンド
ファイルの一覧はパソコンに全部見せ、中身は開いたときだけ落とす仕組みで、Windowsでは既定でオンです。状態はオンライン専用（青い雲）・ローカルで利用可能（緑のチェック）・常に利用可能（緑の円に白いチェック）の3つで、右クリックの「このデバイス上で常に保持する」と「空き領域を増やす」で切り替えます。オンライン専用のファイルを消すとパソコンのごみ箱には入らず、すべてのデバイスから消えます。
詳しくは：OneDriveの同期：フォルダーのバックアップ・ファイル オンデマンド・同期されないとき
フォルダーのバックアップ
パソコンのデスクトップ・ドキュメント・画像のフォルダーをOneDriveに入れて、パソコンが壊れても残るようにする設定です。1台ずつなら同期アプリの「同期とバックアップ」→「バックアップの管理」で入れます。管理者が全員に入れるならIntuneの設定カタログで「既知のフォルダー」を移す設定を配り、これにはIntuneのライセンスが要ります。
詳しくは：OneDriveの同期：フォルダーのバックアップ・ファイル オンデマンド・同期されないとき
パスの長さと使えない文字
SharePointとOneDriveでは、ファイル名とフォルダー名を合わせたパスが400文字までで、" * : < > ? / \ | の文字は名前に使えません。1ファイルの大きさは250GBまでで、同期するファイルは30万件以下が目安です。NASの深い階層をそのまま移すとここに当たり、同期のアイコンに赤い×が出る原因の多くもこれです。
詳しくは：SharePointをエクスプローラーで開く：同期とショートカットの追加、同期できないとき
OneDrive の容量
Business各プランでは1人1TBで、既定ではこれが上限です（2026年11月時点）。本人はWebか同期アプリの「ストレージの管理」で大きいファイルの順に見て消し、最後にごみ箱を空にすると空きます。足りないときは「OneDrive の追加ストレージ」などを買うか、共有の資料をSharePointへ移します。
詳しくは：OneDriveの共有と容量：リンクの種類・容量の確認と空け方
メールとExchange
Exchange Online
Microsoftのデータセンターで動くメールのサーバーで、メールを預かって配る側です。Business Basic・Standard・Premiumのどれにも入っていて、Apps for businessには入っていません。メールを読み書きするアプリのOutlookとは別のもので、届かないときの調べものはExchange 管理センターでします。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
Outlook
メール・予定表・連絡先を読み書きするアプリで、Exchange Onlineのメールを開く側です。パソコン用には新しい Outlook（新しい Outlook for Windows）とクラシック Outlookがあり、ブラウザーで開くOutlook on the webもあります。共有メールボックスの足し方や、送信済みのコピーを残す設定の効き方は版によって違います。
詳しくは：共有メールボックスの作り方：info@を複数人で受ける・配布グループとの違い
メールボックス
1人ずつのメールの保管場所で、Business Basic・Standard・Premiumでは1人100GBです（2026年11月時点）。古いメールを消さずに持つにはアーカイブ メールボックスを有効にし、Outlookでは「オンライン アーカイブ」として出てきます。アーカイブの容量はBasic・Standardが50GB、Premiumが自動拡張で最大1.5TBです。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
共有メールボックス
1つの受信トレイを何人かで開き、返信もそのアドレスから出すためのメールボックスです。それ自体にライセンスは要らず50GBまで使えますが、使う人それぞれにExchange Onlineを含むライセンスが要ります（2026年11月時点）。サンプル工務店の info@sample-koumuten.example がこれで、Microsoft 365 管理センターの「チームとグループ」→「共有メールボックス」で作ります。アーカイブ・訴訟ホールド・保持ポリシーを当てるときは、共有メールボックスにもライセンスが要ります。
詳しくは：共有メールボックスの作り方：info@を複数人で受ける・配布グループとの違い
フル アクセスと送信の権限
共有メールボックスの権限は、開いて読む「フル アクセス」と、送るための「メールボックス所有者として送信する」「代理人として送信する」に分かれています。フル アクセスだけでは送信できません。窓口として使うならフル アクセスと「メールボックス所有者として送信する」の2つを渡し、誰が送ったかを相手に見せたいときだけ「代理人として送信する」を使います。
詳しくは：共有メールボックスの作り方：info@を複数人で受ける・配布グループとの違い
配布グループ（配布リスト）
グループのアドレスに届いたメールを、メンバー全員の受信トレイに1通ずつ配るだけの仕組みです。共有の受信トレイはなく、履歴は各自の受信トレイにしか残らないので、窓口のアドレスではなくお知らせの一斉配信に使います。配布グループをTeamsのチームに追加すると、その時点のメンバーが1人ずつ追加され、あとから配布グループに足した人はチームには増えません。
詳しくは：共有メールボックスの作り方：info@を複数人で受ける・配布グループとの違い
MX レコード
自社のドメインあてのメールをどのサーバーに届けるかを、DNSに書いておくレコードです。Exchange Onlineでは sample-koumuten-example.mail.protection.outlook.com のような値になり、管理センターの表示をそのまま写します。切り替えはメールボックスを作り終えて、メールを移す準備ができてからにします。あわせて足す autodiscover の CNAME は、Outlookがメールアドレスだけでサーバーを見つけるためのものです。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
SPF
自社ドメインのメールを出してよいサーバーをDNSのTXTで示す仕組みで、Microsoft 365では v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all の形です。1つのドメインに1本しか置けず、2本あると判定が失敗してどちらも無効になるので、レンタルサーバーなどの既存の1本に include を足してまとめます。include などのDNSの問い合わせが合計10回を超えても失敗します。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
DKIM
送ったメールに、送信元のドメインの電子署名を付ける仕組みです。独自ドメインは自動では署名されないので、Microsoft Defender ポータルの「メール認証設定」で有効にし、DNSに selector1 と selector2 の CNAME を2本足します。社内同士のメールには署名が付かないので、確かめるときは社外のGmailに送って dkim=pass を見ます。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
DMARC
SPFかDKIMが、Fromに見えているドメインと同じドメインで通っているかを確かめ、通らなかったメールの扱いを受信側に伝える仕組みです。DNSの _dmarc にTXTを1本足すだけで、Microsoft 365に設定する画面はありません。p=none で始めてレポートを見てから、p=quarantine、p=reject へ段階を上げます。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
事前設定されたセキュリティ ポリシー
Microsoft Defender ポータルで、迷惑メールやフィッシングの対策をまとめて当てる設定です。「標準」（公式ドキュメントの表記は「Standard 保護」）を全員に当てると、高確度のスパムやフィッシングが受信トレイではなく検疫に回り、管理者が確かめて解放します。あわせて、送信スパム ポリシーの「自動転送規則」をオフにし、外部への自動転送を止めます。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
メッセージ追跡
メールがMicrosoft 365に届いたか、どこで止まったかを調べる、Exchange 管理センターの機能です。「メール フロー」→「メッセージ追跡」で送信者か受信者を入れて検索し、10日以内ならすぐに結果が出ます。「メールが届かない」と言われたら、迷惑メールの設定を触る前にここを見ます。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
管理センターと管理者
Microsoft 365 管理センター
ユーザーの追加・パスワードのリセット・ライセンス・請求を扱う管理の入口で、ブラウザーで admin.microsoft.com を開き、管理者の役割を持つアカウントでサインインします。Teams・SharePoint・Exchangeの細かい設定は、左のメニューの「管理センター」から開く別の管理画面にあります。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
アクティブなユーザー
Microsoft 365 管理センターの「ユーザー」→「アクティブなユーザー」の画面です。ユーザーを選ぶと右にパネルが出て、パスワードのリセット・サインインのブロック・ライセンスの付け替え・メールやOneDriveの設定までここで済みます。入社と退職の作業の大半はこの一画面です。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
管理者の役割
管理の作業ごとに、必要な権限だけを渡す仕組みです。入退社を扱う総務にはユーザー管理者、請求を扱う経理には課金管理者、パスワードのリセットだけならヘルプデスク管理者のように、狭い役割から渡します。「役割」→「ロールの割り当て」で役割を3つまで選び、「ロールの比較」で中身を並べられます。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
グローバル管理者
ほぼすべての設定を変えられる、いちばん強い管理者の役割です。2人にとどめ、普段のメールやTeamsに使うアカウントとは分けて、管理の作業のときだけ使います。グローバル管理者のパスワードは別のグローバル管理者か特権認証管理者しかリセットできないので、1人だけにしないことも大事です。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
緊急用アカウント
多要素認証の設定ミスや管理者の退職で、誰も管理センターに入れなくなったときのためのグローバル管理者のアカウントです。特定の人やスマホに結びつけず、onmicrosoft.com のアドレスで2つ以上作り、条件付きアクセスのブロックするポリシーから外しておきます。サインインはパスキー（FIDO2のセキュリティキー）が勧められていて、定期的に（たとえば3か月ごと）入れるかを試します。
詳しくは：Microsoft 365の導入手順：契約・独自ドメイン・ユーザー追加・初期設定
Teams 管理センター
Teamsの組織全体の設定をする管理画面で、入口は admin.teams.microsoft.com です。会議とチャットのポリシー、ゲスト アクセスと外部アクセス、チームの一覧と所有者の追加、Teams Phoneの番号の割り当てなどを扱います。録画の保存期間の既定を変えるのも、ここの会議ポリシーです。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
SharePoint 管理センター
SharePointとOneDriveの組織全体の設定をする管理画面で、Microsoft 365 管理センターの左のメニューの「管理センター」の一覧から開きます。外部共有の範囲・既定の共有リンクの種類・サイトの一覧とサイトごとの共有設定・削除したサイトの復元を扱います。量の多い移行に使うMigration Managerも、この中にあります。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
Exchange 管理センター
メールの細かい設定をする管理画面で、入口は admin.exchange.microsoft.com です。共有メールボックスの権限・転送・メールの流れ・メッセージ追跡・アーカイブの有効化のほか、退職者の端末から会社のメールを消す操作もここでします。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
Microsoft Entra 管理センター
Microsoft Entra IDの設定をする管理画面で、入口は entra.microsoft.com です。セキュリティの既定値群のオン・オフ、認証方法、条件付きアクセス、サインインのログ、ゲストの招待の設定、グループの名前付けポリシーや有効期限ポリシーはここにあります。ユーザーの追加やライセンスの割り当てはMicrosoft 365 管理センターでやるので、普段は開きません。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
Microsoft Defender ポータル
メールとパソコンのセキュリティを扱う管理画面で、入口は security.microsoft.com です。DKIMの有効化、事前設定されたセキュリティ ポリシー、検疫されたメールの確認と解放はここでします。
詳しくは：Exchange Onlineとは：独自ドメインのメール設定・迷惑メール対策・DKIMとDMARC
サービス正常性
Microsoft 365の各サービスで、Microsoft側に障害が起きていないかを見る画面で、場所は「正常性」→「サービス正常性」です。「メールが届かない」「Teamsにつながらない」と言われたら、自社の設定を疑う前にここを見ます。計画的なメンテナンスや機能の変更はここではなく「メッセージ センター」に出るので、対応期限の入った投稿だけは必ず読みます。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
セキュリティグループ
SharePointのサイトやフォルダーの権限や、ライセンスを、まとめて人に渡すためのグループです。それ自体はメールの宛先にならず、メールも全員に配りたいときはメールが有効なセキュリティグループを使います。Microsoft 365 グループ・配布グループ・共有メールボックスと名前が並ぶので、何をまとめて渡したいかで選び分けます。
詳しくは：Microsoft 365管理センターの使い方：ユーザー・ライセンス・グループの管理
グループの作成制限
Microsoft 365 グループ（つまりTeamsのチーム）を作れる人を、特定のグループのメンバーだけに限る設定です。全員が作れるか作れないかはMicrosoft Entra 管理センターの画面で切り替えられますが、特定のグループだけに許す設定は画面になく、PowerShellで入れます。Microsoft Entra ID P1が要るかは公式の中で書き方が食い違っているので、断定できません。
詳しくは：TeamsとSharePointの運用ルール：チームを作る人・命名・使わなくなったチームの片付け
名前付けポリシー
Teams・SharePoint・Outlook・Plannerでグループを作るときに、接頭辞・接尾辞を付けたり、決めた単語を使わせなかったりする設定です。Microsoft Entra 管理センターで設定し、グループのメンバー全員分のMicrosoft Entra ID P1が要ります。グローバル管理者とユーザー管理者が作るグループには効かないので、管理者がチームを作る会社では効き目が薄くなります。
詳しくは：TeamsとSharePointの運用ルール：チームを作る人・命名・使わなくなったチームの片付け
有効期限ポリシー
決めた日数ごとにグループが使われているかを確かめ、使われていないグループを削除する仕組みで、既定では無効です。使われているグループは期限の35日ほど前に自動で更新され、使われていないグループの所有者には30日前・15日前・1日前にメールが届きます。削除されたグループは30日のうちなら戻せ、この仕組みにもMicrosoft Entra ID P1が要ります。
詳しくは：TeamsとSharePointの運用ルール：チームを作る人・命名・使わなくなったチームの片付け
所有者のいないグループのポリシー
所有者が辞めていなくなったグループで、よく使っているメンバーに「所有者になりますか」というメールを毎週送る設定です。Microsoft 365 管理センターの「設定」→「組織設定」→「Microsoft 365 グループ」で入れ、誰かが引き受けた時点で通知が止まります。使えるのはBusiness Premium・E3・E5などのプランか、Microsoft Entra ID P1・P2がある場合です。
詳しくは：TeamsとSharePointの運用ルール：チームを作る人・命名・使わなくなったチームの片付け
セキュリティとサインイン
Microsoft Entra ID（旧 Azure Active Directory）
Microsoft 365のアカウントそのものを管理している仕組みで、契約した時点で全員がすでに使っています。無料のFreeと有料のP1・P2があり、どのプランでもFreeの機能（ユーザー管理と、セキュリティの既定値群による多要素認証）は使えます。画面やドキュメントの一部に残る「Azure AD」の表記は、同じもののことです。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
Microsoft Entra ID P1
条件付きアクセスや、グループの名前付けポリシー・有効期限ポリシーに要る、Entra IDの有料のライセンスです。Business Premiumには含まれ、Business Basic・Standardには含まれません。単体の製品としても売られていて、2026年11月時点の価格は1ユーザー月1,049円（年払い・税抜）です。ただ、Basic・Standardに足して使えるかは公式で確かめられていないので、管理センターのMarketplaceか販売店で確かめます。ゲストを定期的に見直すアクセス レビューは、さらに上のP2などの機能で、P1では使えません。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
多要素認証（MFA）
サインインのときに、パスワードに加えてスマホやセキュリティキー、指紋や顔のような、もう1つの要素を求める仕組みです。有効にする方法はセキュリティの既定値群・条件付きアクセス・ユーザーごとのMFAの3つで、ユーザーごとのMFAはMicrosoftも推奨していない旧方式なので使いません。パスワードを盗まれても、スマホでの承認が通らなければ多くの場合そこで止まります。
詳しくは：Microsoft 365の多要素認証：Microsoft Authenticatorとセキュリティの既定値
セキュリティの既定値群
多要素認証と、古い認証方式（レガシ認証）のブロックを、組織全体にまとめてかける無料の設定です。Microsoft Entra 管理センターでオンかオフかだけを選び、対象から外す人は作れません。2019年10月22日以降に作ったテナントは最初から有効になっている可能性が高く、条件付きアクセスのポリシーが1つでもあると有効にできません。Business Basic・Standardの会社は、これで全員に多要素認証をかけます。
詳しくは：Microsoft 365の多要素認証：Microsoft Authenticatorとセキュリティの既定値
条件付きアクセス
「この条件のとき、こうしてから入れる（または入れない）」というサインインのルールを作る機能です。誰が・何に・どこから・どの端末で、の組み合わせで書き、「日本以外からはブロック」「会社の端末からだけ」のような決まりにできます。Microsoft Entra ID P1が要り、セキュリティの既定値群とは同時に使えないので、切り替えるときは同じ守りを条件付きアクセスで作り直します。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
レポート専用モード
条件付きアクセスのポリシーを、実際にはブロックも多要素認証の要求もせず、結果だけを記録する状態で動かすことです。新しいルールはしばらくこの状態で置き、サインイン ログの「レポート専用」タブで、止まるはずのない人が止まっていないかを見てからオンにします。サンプル工務店では、日本以外からのサインインをブロックするルールで、海外出張中の設計Aが止まることがここで分かりました。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
Microsoft Authenticator
多要素認証の2つ目の要素に使う、Microsoftのスマホのアプリです。サインインのときに届く通知で承認するほか、パスキーとしても使えます。スマホを替えた・なくした社員は、管理者が「MFAの再登録」をして、次のサインインで登録し直してもらいます。
詳しくは：Microsoft 365の多要素認証：Microsoft Authenticatorとセキュリティの既定値
番号の一致
Authenticatorの通知で承認するときに、パソコンの画面に出た番号をスマホに入力する仕組みです。今はすべてのプッシュ通知で有効で、社員が外すことはできません。何度も通知を送って根負けさせる攻撃（MFA疲労攻撃）を防ぐためのもので、自分でサインインしていないのに通知が来たら、番号を入れずに拒否して総務に知らせます。
詳しくは：Microsoft 365の多要素認証：Microsoft Authenticatorとセキュリティの既定値
パスキー（FIDO2）
パスワードの代わりに、スマホや専用のセキュリティキーの中の鍵でサインインする方法です。偽のサインインページに入力させられても突破されにくい、フィッシングに強い方法として、Microsoftも勧めています。Authenticatorのパスキーと、FIDO2のセキュリティキーがあり、サンプル工務店では経理を担当する事務と管理専用のアカウントから切り替える予定にしています。
詳しくは：Microsoft 365の多要素認証：Microsoft Authenticatorとセキュリティの既定値
一時アクセス パス
管理者が発行する、時間制限付きのパスコードです。Authenticatorも電話番号も使えない社員が、これでサインインしてから認証方法を登録し直します。既定は有効期間1時間・長さ8文字で、表示されるのは一度きりなので、対面か電話で本人に伝えます。
詳しくは：Microsoft 365の多要素認証：Microsoft Authenticatorとセキュリティの既定値
Intune
会社のパソコンとスマホを登録して、設定の配布・アプリの配布・紛失時のデータの消去をする端末管理のサービスです。Business PremiumにはIntune Plan 1として含まれ、Business Basic・Standardには含まれません。管理画面はMicrosoft Intune 管理センター（intune.microsoft.com）です。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
MDM と MAM（アプリ保護ポリシー）
MDMは端末をまるごと管理する方法、MAMは端末は管理せず、Outlook・Teams・OneDriveなどの会社のアプリとデータだけを守る方法です。会社のパソコンと会社支給のスマホはMDM、私物スマホはアプリ保護ポリシーのMAMと使い分けます。MAMなら会社がスマホの中身に触れず、辞めたときは会社のデータだけを消す選択的ワイプができます。
詳しくは：Entra IDとIntuneとは：条件付きアクセスと端末管理を小さな会社でどこまでやるか
Defender for Business
パソコンのウイルス対策と、怪しい動きの検知・調査をする機能です。Business Premiumに含まれ、Business Basic・Standardにも単体で足せます。メールの添付ファイルとリンクを開く前に検査するのは別のDefender for Office 365 プラン 1で、こちらもBusiness Premiumに含まれます。
詳しくは：Microsoft 365の料金とプラン比較：Business Basic・Standard・Premiumの選び方
秘密度ラベル
「社外秘」のような印をファイルに付けて、扱いを決める仕組みです。手動で付けるラベルはBusiness Premiumで使えると公式にあり、Business Basic・Standardで使えるかは2026年11月時点の公式ドキュメントでは確かめられていません。使える契約なら、ラベルごとに既定の共有リンクの種類と権限を決めることもできます。
詳しくは：SharePointのアクセス権限：サイト・ライブラリ・フォルダの権限と外部共有
サインインのブロック
アカウントを消さずに、サインインだけをできなくする操作です。退職の日・端末の紛失・乗っ取りの疑いのときに「アクティブなユーザー」でユーザーを選んで行い、続けて「すべてのセッションからサインアウト」で、開いたままの画面も追い出します（効くまで最大1時間ほど）。ブロックしてもライセンスの請求は続きます。
詳しくは：Microsoft 365の退職者の処理：アカウント・メール・OneDriveの引き継ぎとライセンスの回収
移行・保持・復元
SharePoint 移行ツール（SPMT）
NASやファイルサーバーのファイルを、SharePoint・OneDrive・Teamsへ移すMicrosoftの無料のツールで、移行に使うパソコンにインストールします。終わったタスクを保存して流し直すと、2回目からは増えたファイルと変わったファイルだけがコピーされるので、並行期間の差分もこれで移します。社員15名ほどでNASが1台なら、これで足ります。
詳しくは：ファイルサーバーからSharePointへの移行：NASのフォルダをそのまま移さない手順
Migration Manager
SharePoint 管理センターの中にある移行の画面で、移行に使うパソコンにエージェントを入れて並行で移します。NASが複数ある、量が多い、というときにSPMTの代わりに使います。Google Workspaceのドライブから移すときも、この画面でスキャンして移行先を割り当てます。
詳しくは：ファイルサーバーからSharePointへの移行：NASのフォルダをそのまま移さない手順
IMAP の移行
レンタルサーバーやGmailのメールを、IMAPで読み出してExchange Onlineのメールボックスに移す方法です。移るのはメールだけで、連絡先と予定表は移りません。先にMicrosoft 365側のメールボックスを作り、1回目の移行を済ませてからMXを切り替えます。
詳しくは：Microsoft 365の導入手順：契約・独自ドメイン・ユーザー追加・初期設定
ごみ箱（第1段階・第2段階）
SharePointとOneDriveで消したファイルが、完全に消える前に入る場所です。1段目のサイトのごみ箱から消すと、2段目のサイト コレクションのごみ箱（画面の表記は「第 2 段階のごみ箱」）に移り、元の場所から消した日から合わせて93日で完全に消えます。1段目から消しても93日は延びず、サイトのごみ箱の中のファイルも組織の容量に数えられます。
詳しくは：Microsoft 365のバックアップと復元：ごみ箱・バージョン履歴・保持ポリシー
OneDrive の復元
OneDrive全体を、過去30日のうちの日時を選んで、まるごと前の状態に戻す機能です。ランサムウェアで暗号化された、大量のファイルを消してしまった、という場面で本人が使います。1人ずつの機能なので、共有のサイトを丸ごと戻すことはできません。
詳しくは：Microsoft 365のバックアップと復元：ごみ箱・バージョン履歴・保持ポリシー
共有ライブラリの復元
SharePointのライブラリ全体を過去30日以内の状態に戻す機能で、歯車の「設定」→「このライブラリを復元」から始めます。使えるのはサイト管理者だけで、戻した時点より後の変更は、ほかの人の正しい変更も含めて全部元に戻ります。バージョン履歴を切っているライブラリや、ライブラリごと消えた場合は、この機能では戻せません。
詳しくは：SharePointのドキュメントライブラリ：列・ビュー・バージョン履歴・チェックアウト
回復可能なアイテム
Outlookで「削除済みアイテム」を空にしたメールが、さらにしばらく残る場所です。既定では14日まで「回復」から戻せ、管理者はメールボックスごとに最大30日まで延ばせます。スマホのブラウザーからは回復できないので、パソコンで操作します。
詳しくは：Microsoft 365のバックアップと復元：ごみ箱・バージョン履歴・保持ポリシー
削除したユーザーの復元
Microsoft 365 管理センターで削除したユーザーを、削除から30日以内なら戻せる機能です。30日を過ぎると戻せないので、共有メールボックスに変えたアカウントや、転送を残しているアカウントは削除しません。
詳しくは：Microsoft 365の退職者の処理：アカウント・メール・OneDriveの引き継ぎとライセンスの回収
退職者の OneDrive の保持期間
ユーザーを削除したあと、そのOneDriveが残る期間で、既定は30日です。削除すると上司（マネージャー）にアクセス権が渡り、終わる7日前にメールが届き、期間が終わるとサイトのごみ箱に移ってさらに93日残ります（戻すにはPowerShellが要ります）。必要なファイルは、ユーザーを削除する前に後任か上司へ移します。
詳しくは：OneDriveとは：個人のファイル置き場としての使い方とSharePointとの違い
ライセンスのない OneDrive
ユーザーを残したまま、ライセンスだけを外して放っておいたOneDriveのことです。2026年11月時点の公式では、60日目に読み取り専用になり、93日目にMicrosoft 365 アーカイブに移って、本人も管理者も中身を見られなくなります。アーカイブ中の保管にも料金がかかるので、アカウントを残してあるから大丈夫とは考えず、退職者の処理は期限を決めて最後までやります。
詳しくは：OneDriveとは：個人のファイル置き場としての使い方とSharePointとの違い
共有メールボックスへの変換
退職した人のメールボックスを、ライセンスなしで残せる共有メールボックスに変える操作で、「アクティブなユーザー」の「メール」タブの「共有メールボックスに変換」で行います。変えるのはライセンスを外す前で（ライセンスがないと変換の項目が出ない）、50GB未満なら変えたあとでライセンスを外せます。変えたアカウントは削除せず、パスワードを変えておかないと元のIDで入れてしまいます。
詳しくは：Microsoft 365の退職者の処理：アカウント・メール・OneDriveの引き継ぎとライセンスの回収
保持ポリシー
Microsoft Purview（purview.microsoft.com）で設定する、「消しても、決めた期間は残しておく」決まりです。かかったサイトでファイルを消しても、コピーがサイトの中の保存ホールド ライブラリに残り、ごみ箱の93日を過ぎても消えません。SharePoint・OneDrive・メールボックスにかけられるのはBusiness Premiumなどで、Business Basic・Standardで使えるのはTeamsのチャットとチャネルのメッセージだけです（2026年11月時点）。SharePointのサイトにかけるときは、そのサイトの所有者とメンバー全員に権利が要ります。
詳しくは：Microsoft 365のバックアップと復元：ごみ箱・バージョン履歴・保持ポリシー
訴訟ホールド
メールボックスの中身を、消えないように止めておく仕組みです。あとで証拠として出す可能性のあるメールに使い、共有メールボックスにかけるにはExchange Online プラン 2（またはプラン 1とExchange Online Archiving）のライセンスが要ります。ホールドがかかったユーザーからはライセンスを外せないので、外す前に解除するかどうかを決めます。
詳しくは：Microsoft 365の退職者の処理：アカウント・メール・OneDriveの引き継ぎとライセンスの回収
Microsoft 365 Backup
Microsoft 365に足す有料のバックアップで、OneDrive・SharePointのサイト・Exchangeのメールボックスを前の時点に戻せます。料金は守るデータ1GiBあたり月$0.15の従量課金で、Azureのサブスクリプションが要ります（2026年11月時点）。保持ポリシーが「消えないように残す」ものなのに対し、こちらは「その時点の状態に戻す」もので、役目が違います。
詳しくは：Microsoft 365のバックアップと復元：ごみ箱・バージョン履歴・保持ポリシー
タスク・予約・Copilot
Planner
何人かで分担して期限を追う作業を、担当者・期限・進み具合付きで管理するアプリです。Teamsの左のPlannerアプリかブラウザーで開き、2024年3月より前は「タスク（Planner と To Do）」という名前でした。Project for the webは2025年8月1日に廃止され、その機能はPlannerに入っています。
詳しくは：Microsoft Planner・To Do・Loop・Listsの使い分け：Microsoft 365でタスクを回す
基本プランと Premium プラン
Microsoft 365のライセンスで作れるPlannerのプランは「基本プラン」で、ボードと一覧の表示・チェックリスト・ラベル・優先度が使えます。タイムライン（ガントチャート）・目標・タスクの依存関係はPremium プランの機能で、Planner Plan 1以上の有料ライセンスが要ります。小さな会社は基本プランで足ります。
詳しくは：Microsoft Planner・To Do・Loop・Listsの使い分け：Microsoft 365でタスクを回す
To Do
自分だけのやることを管理するアプリです。Plannerで自分に割り当てられたタスクも同じ画面に出るので、チームの作業と自分の用事を1か所で見られます。ほかの人からは見えないので、チームの作業をTo Doに書くことはしません。
詳しくは：Microsoft Planner・To Do・Loop・Listsの使い分け：Microsoft 365でタスクを回す
Loop コンポーネント
Teamsのチャットやチャネル、Outlookのメールの中に貼る、何人かで同時に書ける表・チェックリスト・箇条書きの部品です。どこから書き込んでも全員の画面で同じ内容に変わり、作った人のOneDrive（チャネルの会議で作ったものはチームのSharePoint）に .loop のファイルとして保存されます。ページを束ねて置くLoop ワークスペースは別のもので、2026年2月からSharePointかOneDriveのライセンスがある人全員が使えるようになりました。
詳しくは：Microsoft Planner・To Do・Loop・Listsの使い分け：Microsoft 365でタスクを回す
Microsoft Lists
行と列で管理する台帳や予約表を作るアプリで、中身はSharePointのリストです。Teamsのチャネルのタブ・Listsのアプリ・SharePointのどこからでも開けます。サンプル工務店では社用車の予約台帳に使っていて、Excelの台帳をリストに移す判断は姉妹サイトの「SharePointリストとは：作り方と、Excelの台帳をリストに移す判断」で書いています。
詳しくは：Microsoft Planner・To Do・Loop・Listsの使い分け：Microsoft 365でタスクを回す
Bookings
予約ページを作って、お客様に空いている時間を選んで予約してもらうアプリです。Business Basic・Standard・Premiumのどれでも、追加の契約なしで使えます（2026年11月時点）。担当者のOutlookに入っている予定は既定で予約できない時間として扱われるので、二重予約を防げ、予約にTeams会議を付けることもできます。
詳しくは：Microsoft Bookingsの使い方：予約ページを作ってTeams会議と予定を自動でつなぐ
共有予約ページと個人用予約ページ
共有予約ページは、会社の窓口として複数のスタッフで予約を受けるページで、空いている人に予約を割り当てます。個人用予約ページは、本人のOutlookの空き時間を相手に見せて選んでもらう、個人の日程調整用のページです。どちらもBookingsと同じライセンスで使えます。
詳しくは：Microsoft Bookingsの使い方：予約ページを作ってTeams会議と予定を自動でつなぐ
Copilot Chat
職場のアカウントでサインインすれば追加料金なしで使える、生成AIのチャットです（Microsoft Learnの表記はMicrosoft Copilot Chat、旧称 Microsoft 365 Copilot Chat）。答えのもとは主にWebで、社内の資料は自分で貼るかアップロードしたときだけ使います。職場のアカウントで使っていれば、入力した内容は企業データ保護の対象になります。
詳しくは：Microsoft 365 Copilotとは：料金・Copilot Chatとの違い・入れる前に整える権限
Microsoft 365 Copilot
メール・ファイル・会議・チャットを自動で探して答える有料のアドオンで、Word・Excel・PowerPointなどのアプリの中で使えます。読むのはその人がもともと開ける範囲だけなので、共有しすぎているファイルはそのまま答えに出てきます。入れる前に、共有リンクと全員に見えるサイトを点検します。
詳しくは：Microsoft 365 Copilotとは：料金・Copilot Chatとの違い・入れる前に整える権限
Copilot Business
300人以下の会社向けの、Microsoft 365 Copilotと同じ機能のアドオンで、Business Basic・Standard・Premiumのどれにも追加できます。料金は通常3,148円のところ、2026年11月時点の表示は2,698円（年払い・税抜。値引き表示で、期限はページに書かれていません）です。Business Standardとのセットは3,523円、Business Premiumとのセットは4,797円で、一部の高度な機能は使用量に応じて課金されます。
詳しくは：Microsoft 365 Copilotとは：料金・Copilot Chatとの違い・入れる前に整える権限