Googleドキュメントの使い方：作成・共有・共同編集・コメントと提案の基本

Googleドキュメントは、Google Workspaceに入っている文書の作成ツールです。ブラウザで書けて、保存の操作が要らず、同じ文書を何人かで同時に開いて直せます。この記事では、スタッフ6名の料理教室「サンプル料理教室」が、レッスンのレシピと講師向けの手順書をドキュメントで作り、講師どうしで直し合う形を例に、作り方、見出しと目次、共有、コメントと提案、版の履歴、WordやPDFへの書き出しまでを順に書きます。手順と画面の名前は2026年11月時点の公式ヘルプで確かめたものです。会社のアカウントがあり、共有ドライブ「レッスン」が作ってあることが前提です。

この記事の内容

1. 先に決めること
2. Googleドキュメントでできることと、Wordとの違い
3. 手順
4. 応用
5. できないことと、その代わり
6. よく詰まるところ
7. 次にやること

先に決めること

どこに置くか

ドキュメントは、作った場所が持ち主を決めます。マイドライブで作ると作った本人の持ち物になり、共有ドライブで作ると会社の持ち物になります。講師が辞めたときにレシピごと消えないように、会社で使い続ける文書は最初から共有ドライブで作ります。サンプル料理教室では、レシピと手順書は共有ドライブ「レッスン」、入会の案内や規約は「事務」に置きます。共有ドライブの切り方は「共有ドライブとマイドライブの違い：会社のフォルダの切り方」に書いています。

Googleドキュメントの形で持つか、Wordのまま持つか

取引先や会員さんとWordのファイルでやり取りする場面が多いと、Googleドキュメントに変換するか、Wordのまま置いて開くかで迷います。社内で書いて直して終わる文書はGoogleドキュメントの形にし、相手からWordで届いて、Wordで返す必要がある文書だけWordのまま扱う、と分けます。両方の形が混ざると、どちらが最新か分からなくなります。

直すときのルール

何人かで同じ文書を直すと、誰がいつ何を変えたかが分からなくなります。レシピの分量や手順のように間違えると困る箇所は、直接書き換えずに「提案」で出し、代表が承認する、と決めておきます。誤字や言い回しは直接直してよい、と線を引いておくと、提案ばかりで進まない、ということも起きません。

Googleドキュメントでできることと、Wordとの違い

項目	Googleドキュメント	Word
作る場所	ブラウザ（スマホはドキュメントのアプリ）	Wordのアプリ（ウェブ版もある）
保存	自動で保存される	保存の操作が要る（クラウドの自動保存の設定もある）
同時に直す	何人でも同時に直せる。相手のカーソルが見える	OneDriveやSharePointに置けば共同編集できる
直しの履歴	版の履歴が自動で残る。名前を付けて残せる	変更履歴の記録をオンにして使う
提案して承認する	提案モード	変更履歴の記録
細かいレイアウト（段組み・図の回り込み・差し込み印刷）	簡単なものだけ	細かく作れる
マクロ	使えない（GASで代わりを作る）	VBAのマクロが使える
向く文書	レシピ、手順書、議事録、案内文の下書き	印刷の見た目が決まった書類、役所や取引先の様式

Wordが悪いわけではなく、印刷して渡す様式の決まった書類や、マクロで作り込んだ文書はWordが向きます。Googleドキュメントが向くのは、何人かで直しながら育てていく文書です。サンプル料理教室のレシピは、講師が気付いたことを足していく文書なので、Googleドキュメントにします。Microsoft 365との選び方は「Google WorkspaceとMicrosoft 365の違い：どちらを選ぶか、乗り換えるとき」に書いています。

手順

1. ドキュメントを作る

共有ドライブから作るのが基本です。

1. Googleドライブを開き、左の「共有ドライブ」から「レッスン」を開きます。
2. 入れたいフォルダ（例: 「レシピ」）を開きます。
3. 左上の「新規」をクリックし、「Google ドキュメント」→「空白のドキュメント」を選びます。
4. 新しいタブでドキュメントが開きます。左上の「無題のドキュメント」をクリックし、「レシピ 鶏の照り焼き」のように名前を入れます。

ドキュメントのホーム画面（docs.google.com）の「新しいドキュメントを作成」の下の空白のアイコンからも作れます。この方法だとマイドライブに入るので、作ったあとに共有ドライブへ移します。

2. テンプレートから作る・型の文書を使い回す

ドキュメントのホーム画面の上には、手紙・議事録・提案書などのテンプレートが並んでいます。「テンプレート ギャラリー」を開くと一覧が出ます。会社独自のテンプレートをギャラリーに登録する機能は、管理者ヘルプの対象エディションにBusiness Standard以上が挙がっていて、Business Starterは載っていません。

Business Starterのサンプル料理教室では、型にするレシピを1つ作って「レシピ 原本」という名前で置き、新しいレシピはその原本から作ります。

1. 「レシピ 原本」を開きます。
2. 「ファイル」→「コピーを作成」をクリックします。
3. 名前を「レシピ 豚汁」にし、保存先が「レッスン」の「レシピ」フォルダになっていることを確かめて「OK」をクリックします。

原本には、見出しの順番（材料・下ごしらえ・手順・盛り付け・講師メモ）と、材料の表だけを入れておきます。講師が原本を直接書き換えないように、原本だけは閲覧者で共有するか、名前の頭に「原本」と付けて触らないことを決めておきます。

3. Wordファイルを開く・変換する

会員さんや取引先から届いたWordファイルは、ドライブに置いてダブルクリックすると、ドキュメントで開けます。パソコンでWordの形のまま開いて直すには、Chromeの拡張機能「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」が要ります。この方法が使えるのはChromeだけです。

1. Chromeに、上の拡張機能を入れます。
2. Wordファイルをドライブの共有ドライブにドラッグして置きます。
3. ファイルをダブルクリックして開き、直します。Wordの形のまま保存されます。
4. Googleドキュメントの形にしたいときは、「ファイル」のメニューから、Googleドキュメントの形で保存する項目を選びます。

変換すると失われるものがあります。マクロは使えなくなり、埋め込まれたグラフや動画は画像になり、SmartArtは図形描画に変わります。パスワード付きのWordファイルは、ドキュメントで編集モードで開くと、パスワードが全員の分から外れます。この扱いの対象は .docx・.pptx・.xlsx の新しい形式のファイルだけで、プレビューで開いた場合はパスワードが残ります。誰が開けるかはドライブの共有の設定で決まるので、パスワードで守っていた文書は、共有の相手を絞ってから編集モードで開きます。

拡張機能を入れたあと、「ファイル」のメニューに「Office 互換モード」と出ていれば、Wordの形のまま直せる状態です。

4. 見出し・目次・表・画像

レシピは、見出しを付けておくと、長くなっても目次から目的の手順へ飛べます。

1. 見出しにしたい行を選びます。
2. 「表示形式」→「段落スタイル」から「見出し 1」〜「見出し 6」を選びます。ツールバーの「標準テキスト」と書かれたプルダウンからも選べます。
3. 目次を入れたい位置をクリックし、「挿入」→「ページ要素」→「目次」を選び、形式を選びます。
4. 見出しを足したり直したりしたら、目次をクリックして更新のアイコンを押します。

入れるもの	操作	レシピでの使い方
見出し	「表示形式」→「段落スタイル」	見出し1にレシピ名、見出し2に「材料」「手順」
目次	「挿入」→「ページ要素」→「目次」	講師向けの手順書の先頭
表	「挿入」→「表」で行と列の数を選ぶ	材料と分量（4人分・8人分）
画像	「挿入」→「画像」→「パソコンからアップロード」など	盛り付けの完成写真
番号付きリスト	ツールバーの番号付きリストのアイコン	手順の1・2・3
チェックボックス	ツールバーのチェックリストのアイコン	下ごしらえの確認

見出しのフォントや大きさを全部まとめて変えたいときは、変えたい見出しを1つ直してから、「表示形式」→「段落スタイル」→「見出し 1」→「見出し 1 をカーソル位置のスタイルに更新」を選ぶと、同じ見出しが全部そろいます。

画像は、写真を大きいまま入れると、スマホで開いたときに読み込みが重くなります。完成写真は1枚か2枚にして、作り方の途中の写真は共有ドライブのフォルダにまとめ、文書にはそのフォルダのことを書いておきます。

5. ページ分けなし（ページレス）にする

画面で読むだけの文書は、ページの区切りをなくすと読みやすくなります。

1. 「ファイル」→「ページ設定」を開きます。
2. 上の「ページ分けなし」を選びます。
3. 新しく作る文書も全部そうしたいときは「デフォルトに設定」をクリックします。
4. 「OK」をクリックします。

ページ分けなしにすると、画像が画面の幅に合わせて大きさが変わり、幅の広い表は左右にスクロールして見られます。かわりに、ヘッダー・フッター・ページ番号・段組みは使えなくなり、すでにあるヘッダーやフッターは見えなくなります（ページ分けありに戻すとまた出ます）。目次の形式も変えられません。見出しを折りたたむ機能は、ページ分けなしでだけ使えます。

サンプル料理教室では、講師がスマホやタブレットで見る手順書はページ分けなしにし、印刷して会員さんに渡すレシピはページ分けありにしています。あとから「表示形式」の「ページ形式に切り替え」で戻せます。

6. 共有する

ドキュメントの右上の「共有」から、相手と権限を決めます。

1. ドキュメントを開き、右上の「共有」をクリックします。
2. 相手のメールアドレスかGoogleグループのアドレスを入れます。
3. 右のプルダウンで「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」を選びます。
4. 相手にメールで知らせるなら「通知」をオンにし、ひとこと書きます。
5. 「送信」をクリックします。
6. 下の「一般的なアクセス」が「制限付き」になっていることを確かめます。

権限	できること	サンプル料理教室で渡す相手
閲覧者	読むだけ。コメント・変更・共有はできない	手順書を見るだけのアルバイト
閲覧者（コメント可）	読んで、コメントと提案ができる	入ったばかりの講師
編集者	直せる。既定では他の人にも共有できる	講師（共有ドライブのメンバーとして）

共有ドライブ「レッスン」のメンバーになっている講師は、ファイルごとに共有しなくても開けます。ファイルごとの共有は、メンバー以外の人に1つだけ見せたいときに使います。

社外の人に渡すときは、相手のアドレスを指定して共有します。「リンクを知っている全員」にすると、リンクが転送されたときに誰でも開けます。会社の設定で社外への共有を絞っていると、社外のアドレスを入れても共有できないことがあります。社外の人が開けるファイルには「外部」という印が付くことがあり、出しっぱなしに気付けます。権限の違い、有効期限、社外の人やGoogleアカウントを持っていない人への共有は「Googleドライブの共有設定：リンク共有・外部共有・権限の違い」で詳しく書いています。

7. 共同編集・コメント・提案

同じドキュメントを開いている人がいると、右上に相手のアイコンが並び、相手のカーソルが色付きで見えます。同じ行を同時に直しても、どちらかが消えることはなく、両方の入力が入ります。

コメントは、文を選んでツールバーの「コメントを追加」をクリックし、書いて「コメント」をクリックします。コメントの中で @ に続けて相手のアドレスを入れ、「［名前］に割り当て」にチェックを入れて「割り当て」を押すと、その人の作業として渡せて、相手にメールが届きます。済んだコメントは右上の「解決」を押すと消え、右上の「コメント」の一覧からいつでも見返せます。

提案は、本文を直接変えずに直しの案を出す機能です。

1. 右上の編集のアイコン（ペンの形）をクリックし、プルダウンから「提案」を選びます。
2. 本文を直すと、足した文字は色付きで、消した文字は取り消し線で残ります。
3. 提案をクリックしてコメントを書き、「返信」で理由を添えます。
4. オーナーや編集者は、提案の横の承認のアイコンか拒否のアイコンを押します。
5. まとめて見るときは「ツール」→「編集の提案を確認」を開き、「すべて承認」か「すべて拒否」を押します。

閲覧者（コメント可）の人は、提案だけができ、本文を直接は直せません。入ったばかりの講師を閲覧者（コメント可）にしておくと、レシピの分量を変えたいと思ったら提案で出すしかなく、代表が見てから入る形になります。提案すると、ファイルのオーナーに提案のメールが届きます。共有ドライブのファイルにはオーナーの個人がいないので、承認する人を決めて、その人に提案が出たことを伝えるか、コメントで @ を付けて知らせます。

Wordファイルと行き来するときは、Wordの変更履歴はドキュメントの提案として、ドキュメントの提案はWordの変更履歴として入ります。

8. 版の履歴で直しを戻す

ドキュメントは書いた内容が版として自動で残ります。誰かが手順をまとめて消してしまっても、前の版に戻せます。

1. ドキュメントの右上の変更履歴のアイコン（最終編集のアイコン）をクリックします。
2. 右のパネルに日時ごとの版が並びます。版を選ぶと、誰がどこを変えたかが色付きで出ます。
3. 戻したい版のその他のアイコンから「この版に名前を付ける」を選び、「2026年11月 改訂前」のように名前を付けておきます。
4. その版に戻すなら、上の「この版を復元」をクリックし、「復元」をクリックします。

名前を付けた版は1つのドキュメントに40個まで付けられます。「名前付きの版のみを表示する」をオンにすると、名前を付けた版だけに絞れます。戻す前に今の版も残したいときは、版のその他のアイコンから「コピーを作成」で別の文書にしておきます。版の履歴を見られるのは編集者だけで、閲覧者とコメント可の人は見られません。

文の一部を選んで右クリックし「編集者を表示」を選ぶと、その部分を最後に直した人が分かります。この機能は、ヘルプではBusiness Standard・Business Plusなど一部のプランだけとされています。

9. WordやPDFで書き出す・オフラインで使う

会員さんや取引先にファイルで渡すときは、書き出します。

1. ドキュメントを開き、「ファイル」→「ダウンロード」を選びます。
2. 出てくる形式の一覧から、Wordで渡すならWordの形式、印刷物のまま渡すならPDFの形式を選びます。
3. パソコンのダウンロードのフォルダにファイルができます。

AndroidのドキュメントのアプリからはDOCX・PDF・EPUB・RTF・TXT・ODT・ウェブページの形で書き出せます。ページ数の多い文書がうまくPDFにならないときは、「ファイル」→「印刷」で送信先を「PDF に保存」にして保存します。

電波の届かないキッチンや移動中に手順書を開きたい講師は、オフラインで使えるようにしておきます。

1. ChromeかEdgeに、Chromeウェブストアの「Google オフライン ドキュメント」の拡張機能を入れます。
2. Googleドライブの右上の設定のアイコンから「設定」を開き、「オフライン」をオンにします。
3. 手順書のドキュメントを開き、「ファイル」→「オフラインで使用可能にする」をオンにします。

オフラインはシークレットウィンドウでは使えません。1つのブラウザのプロフィールでオフラインを使えるのは1つのアカウントだけなので、会社と個人のアカウントを同じプロフィールに入れている人は、会社用のプロフィールを分けます。「オフライン同期は管理者によって無効にされています。」と出たら、管理者に相談します。

応用

入会の同意書に電子署名をもらう

ドキュメントの「ツール」→「電子署名」から、署名欄を置いて相手に署名を頼めます。署名を頼むとPDFになってロックされ、全員の署名が済むと、最後に記録のページが付いたPDFができます。署名する人は10人まで、署名欄などの項目は200個までです。電子署名は、管理者が有効にしたBusiness Standard以上で使えます。Business Starterのサンプル料理教室では、同意書はGoogleフォームのチェックボックスで同意を取る形にしています。

議事録をMeetから作る・Geminiに下書きさせる

講師ミーティングの議事録は、会議の予定にドキュメントを添付しておき、その場で書くと、出席者がその場で直せます。Business Standard以上なら、ドキュメントの中でGeminiに案内文のたたき台を作らせることもできます。どこまで使えるかは「Gemini for Google Workspace：Gmail・ドキュメント・スプレッドシートでどこまで使えるか」に書いています。

数字は表ではなくスプレッドシートで持つ

レシピの材料の原価や、教室ごとの仕入れの量を計算したくなったら、ドキュメントの表ではなくスプレッドシートで持ちます。ドキュメントの表は計算しません。スプレッドシートの共有と保護は「スプレッドシートの共有と保護：権限・範囲の保護・プルダウン」に書いています。

できないことと、その代わり

できないこと	代わりの手
Wordのマクロ（VBA）を動かす	GASで同じ処理を作る。マクロが要る文書はWordのまま扱う
Wordと同じ細かいレイアウト（図の回り込み・細かい段組み・差し込み印刷）を再現する	様式の決まった書類はWordで作り、ドライブにWordのまま置く
Googleドキュメントにパスワードを付ける	共有の相手を絞る。社外に渡すときはPDFにして相手を指定して共有する
ページ分けなしでヘッダー・フッター・ページ番号を使う	印刷する文書はページ分けありにする
Business Starterで会社独自のテンプレートをギャラリーに登録する	原本のドキュメントを置き、「コピーを作成」で使い回す
閲覧者やコメント可の人に版の履歴を見せる	名前を付けた版を「コピーを作成」で別の文書にして渡す
ドキュメントの表で計算する	スプレッドシートで計算し、結果をドキュメントに貼る
Business Starterで電子署名を頼む	フォームで同意を取るか、Standard以上にする

よく詰まるところ

症状	原因	直し方
「アクセス権が必要です」と出て開けない	共有されていない、または別のアカウント（個人）で開いている	右上で会社のアカウントに切り替える。違うなら「アクセス権をリクエスト」を送る
開けるが直せない	閲覧者か閲覧者（コメント可）で共有されている	オーナーか共有ドライブの管理者に編集者にしてもらう
提案しかできない	閲覧者（コメント可）、または自分で「提案」を選んでいる	右上のペンのアイコンで「編集」に戻す。戻せないなら権限を見直す
社外の人に共有できない	管理者が社外への共有を止めている	社外とやり取りする組織部門・共有ドライブで共有する。管理者に設定を確かめる
Wordで開くと書式が崩れる	ドキュメントにない書式（回り込み・段組みなど）を使っていた	様式の決まった書類はWordで作る。崩れた箇所をPDFで見比べて直す
Wordを変換したら表やグラフが画像になった	埋め込みのグラフは画像に変わる	元のWordを残しておき、グラフはスプレッドシートで作り直す
ヘッダーやページ番号が消えた	ページ分けなしに切り替えた	「ファイル」→「ページ設定」で「ページ分けあり」に戻す
目次に見出しが出ない	見出しのスタイルではなく、太字や文字の大きさだけで見出しにしている	「段落スタイル」で見出しにしてから目次を更新する
誰かが消した手順を戻したい	上書きされた	版の履歴で消す前の版を選び、「この版を復元」
オフラインで開けない	拡張機能が無い、オフラインがオフ、シークレットウィンドウ	拡張機能を入れ、ドライブの設定で「オフライン」をオンにする
「別のユーザーがすでにこのパソコンでオフライン アクセスを有効にしています。」と出る	同じブラウザのプロフィールで別のアカウントがオフラインを使っている	アカウントごとにブラウザのプロフィールを分ける
提案のメールが誰にも届かない	共有ドライブのファイルで、承認する人を決めていない	承認する人を決め、コメントで @ を付けて知らせる

次にやること

レシピを置く共有ドライブがまだ無ければ「共有ドライブとマイドライブの違い：会社のフォルダの切り方」から作り、社外の人への共有や有効期限は「Googleドライブの共有設定：リンク共有・外部共有・権限の違い」で決めます。材料の原価や出席の数字は「スプレッドシートの共有と保護：権限・範囲の保護・プルダウン」で表にし、ドキュメントでのGeminiの使い方は「Gemini for Google Workspace：Gmail・ドキュメント・スプレッドシートでどこまで使えるか」に続きます。